手工或填表式的项目管理真的淘汰了吗？

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　随着信息技术的发展，如何有效地管理企业项目已经成为了管理人员重点关心的问题。很多小型企业采用了传统的手工管理，这种方式具有管理复杂、数据不准确等问题，不适用于企业项目管理，因此也成为企业发展的障碍。或许手工或者填表式的项目管理真的需要退出时代了。

　　一、手工或填表式的项目管理面临的缺点

　　1.信息记录困难，不适用于大型项目

　　如果项目只是牵涉少数人，且活动少时间短，那么采用手工管理是可行的，因为人脑在这种情况下，可以记录工作安排且能追踪项目结果。但是如果项目牵涉的人众多，且有着数百种活动及利用资源，工期也特别长，这时候再采用人工管理，是极容易失败。因为不仅信息记录困难，而且容易出错，进而导致项目失败。

　　因此应对大型项目，采用项目管理软件就显得必不可少了。它能实时记录更新项目信息，增强了信息的可靠度与透明度，同时也大大提升了业务及项目的执行效率。

　　2.变更操作麻烦，不能动态追踪项目结果

　　采用人工管理项目，一旦项目某一环节发生变更，那么项目人员就要重新设计网络图，重新核算成本。此外，变更项目信息后，后续哪些工作会受到影响，又会产生什么样的结果，这些都需要项目人员重新评估。可以说，人工对项目信息进行维护和修改，需要耗费很大的精力。

　　而采用项目管理软件，这些问题都会迎刃而解。例如8Manage PPM这个项目管理软件，所自带的“变更请求功能”便能快捷有效地记录和管理项目变更。当项目人员需要找出某一个或一系列变更请求的变更影响，他们只需输入变更请求的编号，系统就会自动显示它的变更影响信息。

　　此外，项目管理软件系统中最重要的一个功能就是追踪系统。动态追踪项目结果，可以让项目人员及时发现问题，做出解决问题的行动。

　　3.项目信息欺瞒，不能明确划分责任

　　一个项目管理中，有很多不同的负责方。例如工程项目管理，就包括总包、监理、设计、施工、业主、投资方、材料设备供应商、项目分包商等等。一个项目牵扯到很多不同的企业，利用手工管理如何做到信息公开实时透明?很明显，这其中必定存在很大的项目信息欺瞒隐患。员工为了不让上司知其不力或知其犯错而去”欺骗”，承包人为了自身利益而去”欺骗”，项目经理为了自保而利用它去”欺骗”成本付出者等等。项目各方无法得知其他人的情况，进而浑水摸鱼，责任难划分，出现问题也难追责。

　　使用项目管理软件，我们便能很快得知项目各方的情况，实时和透明的信息使人们更容易发现问题，找到问题的原因及确定问题的责任人。若信息能实时准确地呈现给企业所有利益相关者，人们将会更加认真负责，不会找借口推卸责任。

　　二、项目管理软件对比手工管理的优势

　　1.综合查询功能

　　项目管理软件可针对项目进度提供工程量清单进度查询功能，能帮助企业随时随地查询项目的进展情况。提供比照汇总功能对项目进行分级建立，以及工程经营情况表可迅速盘查到各级别项目的成本、收款、未收款等讯息。对项目进度计划二维图绘制的功能并自动生成网络计划图。提供单独的领导查询按钮，领导重视的查询都可通过该功能达成。

　　2.资金管理功能

　　项目管理软件具有承包合同待收工程款实时计算功能，可让企业管理人员清晰明了当前以及近期应收的工程款情况。提供合同提醒、付款限额提示功能，可提醒相关人员在工程到期或进度节点完成后及时进行审核结算。系统还提供付款计划设置功能，可拟定每个月的付款计划，方便财务人员付款运作，提升资本周转的利用率。

　　3.可视化管理

　　可视化就是将项目信息透明化管理。工程项目管理软件作为项目办公室与实施现场的的沟通桥梁，对收集的信息进行整合、处理，通过系统精简化及总结后及时同步给项目相关人员，确保项目负责人能够及时了解和掌握项目的进展情况，并且分析项目数据，渐进明晰项目实际情况，及时发现项目潜在的问题和风险，并将风险落实到实际的计划中，让项目相关负责人了解项目潜在的风险，并给予适当的帮助，确保项目运行在可控的范围之内。

　　4.图纸管理

　　在项目建设过程中，作为指导施工和设备制造的图纸是项目管理的重要环节，因此，图纸的记录、分发、审核、进度跟踪是非常需要重视和认真对待的业务环节。工程项目管理软件通过对图纸声明周期的管理，有效的管理和控制图纸流向，从而保证项目图纸资料得以安全、完善的流转和操作。

　　5.设备采购流程管理

　　设备采购管理是维持维护项目建设过程中设备信息的全程数据，项目管理软件可从设备采购计划、设备招标、标书、评标、中标直到合同签订，提供了全过程分析功能，并形成完整的设备台帐。

　　项目管理软件就是为了使项目能够按照预定的需求、成本、进度、质量顺利完成，而对人员、产品、过程和项目进行分析和管理的软件。比起手工管理，项目管理软件更注重信息透明化实现责任到个人的划分。使用泛普项目管理软件，使企业管理实质化、企业文化素养提高。