如何提高saas项目软件的办公效率

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 　　项目管理也是任务与时间的管理，是为了将繁琐、糅杂的事情清理清顺，然后有条不紊的进行。经过大家职场经验的累积，总结了不少的方法与工具等让项目管理工作更加顺利。

　　一、泛普软件-提高办公效率方法有哪些

　　1.办公便利工具、方法

　　当你拥有“简便方法”时，为什么不使用它呢?使用自动化工具发送电子邮件、报告或安排时间表，不仅可以帮助您节省时间，而且可以更成功地完成工作。同时，电子邮件或电子表格的模板将为您省去很多麻烦，且易于使用，许多不同的网站都提供各种免费模板，不用自己在这些“外在”上花费过多时间，又能为自己的工作效果加分。

　　2.关键路径法

　　所谓的关键路径指的是项目中时间最长的活动顺序，关键线路法可以确定出项目各工作最早、最迟开始和结束时间。通过关键线路法，项目管理者可以确定项目中的关键工作，以保证实施过程中能重点关照关键工作，保证项目按期完成。

　　3.责任分配矩阵

　　责任分配矩阵是一个二维矩阵表格，也称工作责任分配表。责任矩阵中纵向为工作任务，横向为组织成员或部门名称，纵向和横向交叉处表示项目组织成员或部门在某个工作单元中的职责。

　　责任分配矩阵在项目管理中的主要作用是对项目的每一项任务分配责任者和落实责任，进而明确各单位或个人的职责，便于管理者在过程中的管理协调。还可以显示团队成员之间相互之间的协同关系，使团队成员能够各司其职，进行有效的合作，避免职责不明、推诿扯皮现象的发生。在项目实施的过程中，如果某项目活动出现了错误，通过责任分配矩阵很容易找出该活动的负责人和具体执行人。

　　4.专业项目管理软件

　　项目管理者都开始积极使用相关软件工具来辅助项目活动的开展。同理，从计划项目到管理团队的任务，将这使一切变得容易，且让人不必担心会忘记重要事情的项目管理软件，也是在工作中值得借助使用的。可以使用不同价格、不同功能的不同工具，帮助你实现某些结果。

　　二、如何规范化saas项目管理

　　1.规则化办事

　　项目最大的特点在于实施范围广，影响因素多。通过项目管理软件搭建一个受控的规则化环境，可根据流程简化很多繁琐重复的工作，比如说需求、文档流转传递、任务分发、策划、提交等都有一套完整的闭环体系，实现项目管理的工具化、流程化，摒弃手动的excel表格的工作流，以规则制度的方式，帮助团队成员形成一个全自动化的自我管理模式，提高员工的工作效率。

　　2.可视化管理

　　项目管理软件可以让项目信息透明化，作为项目办公室与实施现场的的沟通桥梁，项目管理软件会对收集的信息进行整合、处理，通过系统精简化及总结后及时同步给项目相关人员，确保项目负责人能够及时了解和掌握项目的最新进展情况，并且分析项目数据，渐进明晰项目实际情况，及时发现项目潜在的问题和风险，

　　3.项目资金分析

　　项目资金是需要花大量时间去分析和分解的目标，如何规划资金使用，如何跟进资金动向和实际使用情况，如何控制项目成本并保证项目质量等，都是项目资金管理需要考虑的问题。在项目管理软件中，由于所有数据均实时、准确传递，可有效帮助管理者实时监控资金动向，控制成本。

　　作为一款看上去简洁、易操作的协同办公软件，泛普软件可称得上是“协同办公软件界的良心”了，效率上，已经远远超出我的想象。