企业项目文档管理软件哪个好

　　企业成立之初，就开始积累资料。随着企业的发展，信息量越来越大，管理起来也越来越困难。企业发展过程中产生的信息无疑是企业的重要知识资产。如果管理不当，将是巨大的浪费，也是企业的损失。对于很多企业，尤其是大型企业来说，文档数量庞大，整理起来比较困难。虽然安排了专人管理他们，但效果甚微，还经常遇到各种问题。

　　一、企业项目文档管理的重要性

　　在项目工作中，文档已成为交流的主要依据，而文档管理则成为项目管理控制中的主要组成部分，其具有严肃性、灵活性，必须更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文档的管理工作是一项非常重要的工作，许多的企业都成立了专门的档案管理部门，对文档进行统一归类管理。项目文档的管理可以方便项目管理者掌握项目的进展情况，了解当前项目所出现的问题以及预期工作的目标，在项目中有些大的项目会分成若干个小项目，分工给不同的项目小组。而文档管理是不同项目小组进行交流的重要依据和项目工作运行的主要凭证。项目文档管理工作可为项目提供完整的文档，以确保项目开展的质量。项目文档的存档可为下一次新项目的开展提供参考价值。

　　二、企业项目文档管理需要注意的问题

　　在项目文档管理过程中，项目经理和项目成员很难找到自己需要的文档，也无法及时获得项目文档的重要信息，无法从项目文档方面掌握项目的运行进度。

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　　1、文档的分类要清晰

　　将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内。便于查找。

　　2、清晰易懂的文件命名

　　命名能够反映文件的内容，便于查询。

　　3、文件版本记录要清楚

　　不同时间、不同时期的不同版本，要分清。

　　4、文档流通记录要记录

　　文档流通记录要记录，便于后期查找。

　　5、文档电子备份

　　为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况。

　　6、文件管理者的流动管理

　　管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。

　　三、企业项目文档管理哪个好

　　市面上有许企业项目文档管理软件，泛普软件项目文档管理软件服务就是其中一个，作为专业的软件开发者，泛普软件也为企业提供了专业的项目文档管理软件服务。

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　　1、获取

　　文件管理系统要使用纸质文件，必须对其进行扫描。

　　2、元数据分类

　　元数据(关于数据的数据)用于识别文件，以便以后检索。它可以包括关键字、日期、作者等。用户经常被要求输入此元数据，或者系统可能会从文档中提取它

　　3、检索

　　文件管理系统的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少复杂，允许按文档元数据的元素进行搜索，也可以通过搜索实际文档中的关键字/短语并使用语义分析来确定相关性。

　　4、版本控制

　　不同版本文件的存储和管理适用于需要频繁更新的文件。允许授权用户返回到早期版本。

　　5、管理和安全

　　任何信息技术系统都需要监管。用户需要不同级别的授权，某些更敏感的功能/文档仅对选定的用户/管理员可用，还需要备份，以防发生意外。

　　工程项目文档资料包含产生、收集、整理、存储、利用多个环节，在不同的项目管理阶段，每份文档资料服务于不同的管理过程。工程项目本身涉及面广和信息量大，所以项目文档资料的系统化管理给建筑工程带来很大的挑战。

发布：2022-05-31 15:40 编辑：泛普软件 · fuhuachao [打印此页] [关闭]