企业项目文档管理软件的有哪些功能以及能给企业带来什么

　　在项目实施过程中，我们会有各种工作，会遇到各种问题。很多时候我们需要写文档来帮助我们。在开展项目活动和解决项目问题的过程中，项目文档非常重要，是项目经理的好帮手，是高质量项目的保证，可以说是“没有文件，没有项目”，一个企业的发展离不开信息的管理。

　　一、文档管理的重要性体现在哪些方面

　　面对繁杂的项目文件，设置企业岗，管理质量、安全、进度、物资。但是所有的管理岗位总是结合自己的管理岗位，只能从一些“点”给出自己的思路和要求，缺乏对文档管理系统的了解。

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　　1、开展工作的前提

　　文档将内容清楚、完整的表述，避免歧义或将歧义降到最低，按文档执行综合成本最低。项目的计划、需求、设计、开发、测试、上线运维等环节都需要文档支撑。

　　2、项目管理和监控的重要工具

　　管理都跟踪和控制项目主要通过面对面的交流与文档两种方式，文档具有延续性、长期性与全面性的特点，特别是报告与进度文档能让管理者对项目的整体情况有全面了解。

　　3、项目制度规范的承载

　　工作规范包括各种制度、规定、要求等，这些内容都通过文档的形式表达和传递，无论人员如何变更，时间如何推移，这些文档不会消失，只会更加详尽、合理和完善。

　　4、工作成果的体现

　　项目每个阶段都需要输出成果，如需求调研、系统设计、系统测试等阶段结束，都需要提供相应的成果文档。完成了重要方案或变更的讨论，需要文档如实、完整的记录过程和结果。

　　二、企业项目文档管理难题

　　目前国内很多企业在项目管理方面都存在一个通病:由于管理者素质有限，很多决策都只是口头叙述，缺乏足够的文字记录，以至于在项目出现问题时往往显得不知所措。

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　　1、管理困难

　　文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露。

　　2、安全隐患

　　对于相对敏感的文档，安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。无法实现，知识库的安全性得不到保障。如果采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且纸质文件难以保存，重要文件损坏后无法修复。

　　3、协同共享难

　　管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。

　　4、知识赋能难

　　沿袭传统的管理模式，企业往往将文档管理理解为文档的备份和保存，没有考虑如何将文档管理与日常业务中的问题结合起来，知识沉淀后无法应用，企业知识网络无法形成。

　　三、企业项目文档管理软件的有哪些功能以及能给企业带来什么

　　个好的项目管理软件为团队提供了一个空间，可以直接在工具中或使用集成的第三方解决方案来存储和管理文件，如泛普软件项目管理软件服务。

　　1、集中式文档存储，将文档附加到任务的能力。

　　2、使用拖放功能上传多个文档，文件夹、项目或自定义设置中的文档组织

　　3、一站式满足文件存储与管理、协同分享等不同的业务需求。

　　4、打造安全、高效、便捷的文件使用环境。

　　5、帮助企业节省运营成本，优化文件分类、编制、发放、执行、更改、保管等工作流程，提升文档处理效率。

　　不管项目有多复杂，用户压力有多大，工期有多紧，都要意识到写文档的重要性和必要性，养成写好文档的习惯。

发布：2022-05-31 16:13 编辑：泛普软件 · fuhuachao [打印此页] [关闭]