工程档案管理软件的功能

　　建设项目一般耗时长，涉及资金量大，涉及环节和部门多工程档案可以记录工程的全过程，对评价工程质量非常重要、分析事故原因、对事故责任追究有很大的参考价值。因此，如何根据项目的实际情况，分析建设项目档案管理中存在的问题，并采取合理的解决措施，加强档案管理，是一个值得探讨的问题。

　　一、建设项目档案管理中存在的问题

　　1、重视不够

　　一些建筑企业没有对建设项目的档案管理不够重视，只关注工程的进度和质量，只关注工程能否按照工期和经济效益完成，而忽略了档案管理的重要性。工程档案管理被视为闲置岗位，在人员安排上缺乏整体规划理念，人们认为，只要有人承担这项工作，就可以完成。由于人员和设备的限制，他们缺乏正确的档案管理意识，严重影响了档案管理的效率和质量。

　　2、档案管理人员素质不高

　　建设工程档案管理与工程密切相关，是一项专业性很强的工作。一方面是由于重视不够，管理人员在人员配备上没有设置专门的档案管理员，都是兼职，他们没有更多的时间和精力专攻业务，缺乏档案管理的理论知识和实践经验，工作质量难以保证;另一方面，很多项目档案员都是应届毕业生或非专业技术人员，没有接受过必要的岗前培训，缺乏实践经验，以至于有些归档材料达不到归档要求，比如工程资料的复印件，已经复印了很多次、涂改后复印，字迹潦草难以辨认，不符合归档要求，如果归档会给后续工作带来麻烦。兼职档案管理人员的专业水平不高。

建设项目档案管理中存在的问题

　　3、档案管理手段落后，管理制度不健全

　　在信息技术普及的今天，一些单位仍然使用传统的档案管理模式，浪费人力物力，影响工作效率;虽然一些建筑企业配备了先进的档案管理系统软件，但由于缺乏培训和人员素质的原因，档案管理软件的应用效率较低，没有发挥应有的作用。档案管理制度不健全，没有严格的制度约束，很多档案管理人员根据自己的主观想法管理档案，随意性大，缺乏科学性、合理性、规范性。职责分工不明确，有的人身兼数职，导致档案管理人员档案保护意识淡薄。

　　4、档案真实性较差

　　由于建设工程档案的管理工作量很大、由于数据源的复杂性和多样性，很难正确地管理它们。一些建筑单位档案归档管理制度不健全，工作人员的责任心不强，档案管理流程比较混乱，管理不规范，容易出错。一些施工单位没有把档案管理作为重要工作内容，责任落实不到位，，传统的手工操作难以实现建设工程档案管理的专业化和规范化，导致工程档案真实性差。

　　二、加强建设工程监理档案管理的方法

　　1、提高认知水平

　　建设工程质量监督人员要提高自我意识，认识到建设工程档案管理对质量监督的重要性，按照监督工作的要求，不断加强建设工程档案管理的监督，确保建设工程档案管理的顺利开展，从而提高建设工程档案管理水平。同时，建设项目档案人员也需要更加重视自身工作，认识到建设项目档案管理的重要性，按照岗位要求不断学习和提高自己，提高自身管理能力，做好建设项目档案管理工作，为提高建设项目质量打下良好基础。

　　2、档案记录及时性

　　由于建设项目的内容多，因此存在范围广、建设周期长等特点，导致工程质量监督和档案管理难度大。为了保证工程档案记录内容的全面性和真实性，施工单位应根据质量监督的要求，不断完善档案管理制度，通过制度约束相关人员的行为，使其及时记录档案信息，既能保证档案信息记录的及时性和完整性，又能通过档案管理制度帮助相关人员养成良好的工作习惯，有助于提高档案管理的效率。

加强建设工程监理档案管理的方法

　　3、档案内容规范性

　　首先，建筑行业可以根据质量监督管理的要求，明确档案记录的内容，帮助档案管理人员明确记录的内容，一方面可以保证档案信息的记录、组织完善工作的顺利开展，确保档案信息的真实性、可靠。另一方面可以统一全国各地的档案内容，为建筑行业的质量提升提供更多的数据支持。其次，建筑行业要统一文件内容记录格式，根据内容的规范性要求，规定文件记录信息的词汇，一方面可以保证档案信息记录工作的有序开展，另一方面为档案查询和处理工作做好准备，保证建筑业后期质量提升工程的顺利开展。最后，建筑行业要根据质量监督的要求，规范完善档案内容，要求档案管理人员在记录档案信息的同时，检查信息的真实性和完整性，消除缺陷、漏、错误等现象的发生，可以保证档案信息的完整性和真实性，不仅可以提高档案管理水平，也有助于建设工程质量监督工作的顺利开展。

　　4、提高档案监管水平

　　监理人员可以根据质量监理的要求，在监理前熟悉文件资料，根据建设工程图纸确认监理的内容和形式，保证监理工作的顺利开展。其次，由于建设项目的内容不同，质量监督的重点也有一定的差异，质量监督员可以根据不同的项目调整监督计划的重点，以确保监督计划满足不同工程质量检测的要求。最后，质量监督人员要加强对工程档案的监督管理，按照工程质量监督的要求，监督档案的真实性和完整性，及时发现工程档案存在的问题，并提出相应的整改策略，确保工程档案信息的真实性，为建设工程质量监督的顺利开展提供更多的依据，为提高建设工程质量做出贡献。

　　三、工程档案管理软件的功能

　　1、收据登记

　　文书人员收到公文后，会将公文信息输入系统，然后就可以打印收文登记簿，审核收文文具;回执的序号由系统自动生成，打印在回执登记簿的右下角和回执审核信纸上，形成查找，便于掌握单据的去向;输入的信息和数据可以提交到软件系统数据库存储，方便以后录入文件时查询和检索;如果收据登记簿或标记信纸损坏或丢失，可以从系统中调出相应的数据进行补充打印。

　　2、文件登记

　　每个部门可以有一个总数或多个数字;软件系统可以根据年份自动给文件编号;过账登记后，可以打印过账登记簿，过账登记簿可以自动衔接上次结束时的行数或指定打印的起始行数，也可以批量打印注册时，您可以从备选方案中进行选择，例如“主送”抄送”标题”以此类推，还可以在系统的数据库中检索到发文文件数据。

　　3、生成文件

　　根据本单位的具体工作职能，可以选择合适的文件分类方案。如“年度一机构(问题)一保管期限”分类法、储存期为一年一个机构(问题)分类法、一年，一个托管期，一个机构(问题)分类等，在输入档案时，只需搜索收发文件对应的序号，即可调出对应文件的会议纪要、领导者和领导者演讲稿等文件可手工输入，文件编号由系统自动生成，文件编号格式可自定义。

　　4、文档查询

　　可以查询文件管理系统软件中的数据;您可以为搜索查询指定一个或多个匹配条件;您可以打印出查询文件的内容，系统会自动记录查询、打印记录。虽然档案管理系统软件功能强大，优势明显，但仍需要档案管理人员合理使用，谨慎行事，使档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。

　　综上所述，建筑工程档案管理对工程项目意义重大，是建筑企业管理的重要组成部分，工程档案不仅是施工过程的真实反映，也是工程竣工后后续工作的依据和参考。工程档案管理是一项艰苦而复杂的工作，需要经常不懈的努力，也需要共同努力才能做得更好。

发布：2023-03-01 15:28 编辑：泛普软件 · wby [打印此页] [关闭]