工程档案信息电子化管理的优势

　　利用电子管理技术对工程档案信息进行管理，可以增加信息的安全性，提高其利用率，应引起重视。在此基础上，简要分析了工程档案信息电子化管理的优势，并通过建立专业的技术管理团队、档案电子签名系统介绍、加强电子档案信息的保护、重视电子档案管理培训等关键点，从而提高工程档案信息管理的质量。

　　一、工程档案信息电子化管理的优势

　　1、精准查询信息

　　工程档案的资料除了文字资料外，还包括磁带记录、视频剪辑等丰富信息。工程项目的顺利实施往往依赖于工程档案信息。因此，有必要对其进行电子化管理。从电子化管理技术的实际应用结果中，可以总结出其主要优势，其中最明显的就是工程档案信息的准确查询。过去，相关人员要查找某个项目信息，往往要动用人力翻找纸质档案，造成精力投入、时间较大。电子化管理可以在计算机平台上直接向搜索引擎输入关键词，从而在信息共享的情况下适当提高信息搜索的速度。

　　2、实现安全存储

　　工程档案的传统存放方式主要是文件架存放。因为属于纸质版，看多了容易损坏。电子化管理可以将工程档案信息存储在电子磁盘中，供相关人员随时获取，其损坏将得到合理控制。如果能够结合保护技术，可以提高存储安全性。同时，在电子化管理中，可以适当存储原始信息，减少浏览频率。

工程档案信息电子化管理的优势

　　3、节省保管空间

　　在工程档案信息管理的过程中，经常会按照排序进行分类、归档编号等顺序妥善保管。随着我国工程建设规模的扩大，档案信息日益增多，导致原有存储空间不足的问题。而且电子化管理，信息可以保存在磁盘里，甚至可以借助u盘、移动硬盘等方式保存，进而有效节省信息存储空间，为工程建设中产生的大量信息提供充足的存储空间。

　　二、泛普工程档案管理软件的功能

　　1、档案的生命周期管理

　　纸质文档和电子文档结合流程，文档从、移交，到归档、用，整个过程都在管理范畴。

　　2、跨单位协同

　　工程项目结构层次分明，涉及单位多，档案管理协作难规范。统一平台管理，项目文件系统全管控，为其打造一站式项目文件管理平台。企业可以通过一个平台完成从制图到各种工程文件、录入、从归档到再利用的生命周期管理，可以同步管理实体和电子文件。无论是项目实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都可以集中统一，实现标准化归档。

泛普工程档案管理软件的功能

　　3、项目进度同步

　　在工程的建设上、承建、监理单位按照业务流程实现文件的归档和移交，实时监控项目资料的到达。

　　4、实时协同归档

　　在工程的建设上、承建、监理单位按照业务流程实现档案的归档和移交。

　　5、有序分类，满足标准化管理的要求

　　通过自定义分类和属性的功能，将档案按照不同的工程项目进行分类，按照管理要求按照相应的分类进行归档，从工程项目的招投标阶段开始进行规范化收集、立项阶段、从施工阶段到竣工验收阶段的各种报告、设计图、合同、审批等材料。属性清晰，分类明确，员工可以快速找到需要的档案进行后续统计、分析也有了支撑。

　　三、工程档案信息电子化管理技术要点

　　1、建立专业的技术管理团队

　　由于电子管理技术是档案管理的一项新技术，它往往会导致相关人员固有的深刻的管理观念。此时，技术管理团队也应配备监督岗位，严格监督电子化管理模式的推广进度必要时可采用联合激励制度，对优秀员工进行表彰，并给予奖金，以激励其他人员以电子管理技术为主导，最终保证档案管理的质量。

　　2、档案电子签名系统介绍

　　在工程档案信息管理过程中，还应积极引入电子签名系统，保证电子档案信息的真实性，避免档案信息不实，给建设单位造成经济损失。

　　3、加强电子档案信息的保护

　　与纸质版相比，建设工程档案电子信息的主要威胁来自黑客。如果不能得到有效的保护，就容易受到病毒的攻击、不法分子的入侵造成了电子文件信息的丢失和泄露。因此，在应用电子化管理技术的同时，也要切实加强信息保护，增加其安全性。

　　4、重视电子档案管理培训

　　从事建设项目档案信息管理的员工也要接受专业培训，使其能够快速接受全新的管理模式，掌握电子化管理技术，从而推动建设单位逐步实现数字化发展目标。专业团队的组建上面已经提到了。此时，将专门针对文件管理员进行详细讨论。过去，面对文件信息，文件管理员的工作量很大。现在，你可以利用过去的归档和分类时间，积极参加培训活动这种培训既可以是实践课程，也可以是理论学习。施工单位应为他们提供充分使用计算机平台的机会，并随时与团队中的技术人员进行交流，以增强他们在培训中的专业技能。

　　综上所述，工程档案信息电子化管理技术的应用，既能保证信息安全，又能实现档案信息的高效利用。相应地，从专业技术管理团队、档案电子签名系统、电子档案信息保护、电子文件管理培训等，为项目顺利建设提供依据，促进建筑业经济稳定发展。

发布：2023-03-09 15:43 编辑：泛普软件 · wby [打印此页] [关闭]