工程档案信息化管理中存在的问题及管理软件的优势
目前，随着电子信息技术的快速发展，互联网信息技术在生活中的应用越来越广泛，在办公中的应用也在不断规范化、网络化、自动化，大部分工作将由计算机或互联网处理，这给工程档案管理带来了新的要求过去的传统管理模式已经不能适应今天的步伐社会发展。因此，创新管理模式是工程档案管理的有效措施，构建完善的管理模式，最大限度地发挥工程档案的作用。
一、工程档案信息化管理的必要性
由于工程档案的反复查阅和长期保存，原件的丢失或损坏是不可避免的，这给工程档案的利用和保存带来了很大的麻烦。通过低档平板扫描仪的应用，大量的文件可以电子化存储，对解决问题起到很大的作用在电子存储下，对于大量文件的应用、查阅、管理有待提高。信息化管理模式的应用是将传统的手工记录的管理模式转变为应用信息技术存储工程档案，是工程档案管理的重要成果，大大提高了服务水平。可以说，信息技术的应用是工程档案资源科学开发的基础。
二、当前工程档案信息化管理中存在的问题
电子信息的不断发展为我国工程档案管理带来了新的机遇，但也产生了大量亟待解决的问题。
1.面对安全和创新的挑战
原工程档案管理中心主要供使用、查询，以此来保证项目档案管理具有较高的保密性。在档案管理系统走向新时代的发展空间中，应用系统将被有机地集成，如文档管理集成。这种整合必须运用新思维来处理各方之间的矛盾。另外，网络本身和计算机系统之间还存在一些问题，不仅硬件资源会受到自然的影响，也会受到人为的破坏，数据信息和软件资源容易受到病毒的侵害。没有采取相应的管理措施，安全意识也比较薄弱，给不法分子提供了可乘之机。
2.面对标准化和法制化的挑战
由于工程档案的特点复杂，最突出的特点是分散管理。因为管理的方方面面，每个部门都有自己的一套标准，这就造成了管理标准化的巨大困难。还有就是工程档案立法的缺失，导致很多工程档案因为问题密集而埋没了自己的价值。
3.技术支持不充分
第一，电子文件在保存期限和保存条件上有很大的局限性如果不能有效解决，就会导致适得其反的局面。其次，基于工程档案信息化建设的初级阶段，部分纸质工程档案可以通过电子仪器扫描后转换为电子档案虽然它的价格很便宜，但是扫描时间长，不能满足将原来的纸质工程档案快速转换成电子档案的要求。
4.人员配备不合理
就目前的工程档案管理人员而言，既有专业知识又有信息技术的人少之又少由于存档技术人员的知识比较单一，难免会出现专业与岗位不匹配等问题。
三、使用泛普及工程档案信息管理软件的优势
1.加强项目目标控制
实施项目信息化管理，可以影响工程项目的质量、安全、进度、投资的动态管理将管理人员从复杂重复的常规工作中解放出来，从而降低劳动强度，将更多的时间和精力投入到关键的管理环节，提高管理效率，从而及时发现问题，保证项目的顺利实施。
2.提高工作效率
档案管理系统软件的发行已经逐渐取代了传统的简单的档案归档公式，不需要像以前那样编辑档案的项目和内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步地归档、归档等工作。一旦发现错误的档案信息，可以直接在系统中修改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印和其他链接可以节省时间和资源，例如查找丢失的文件信息可以直接插入补充，简单易行，免去了不熟悉其他办公软件带来的错误用户还可以随时随地查找文件数据，直接按关键字搜索，无需查找浏览，大大提高了工作效率。
3.可以更好地开发文件内容信息
一般办公软件的应用只能实现单个文件的编辑，还需要附上文件的扫描件，既浪费时间又浪费资源。档案管理系统软件可以在编辑完档案的基本信息后，添加档案的扫描电子图片，这样通过打开目录文件，可以同时采集档案的电子图片，方便档案管理人员查阅和上报档案管理系统软件还可以编辑相关的档案文件，使各种相关的电子文件可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。
工程档案的信息管理是比较全面的、长期而具体的工作，工程档案管理队伍对工程档案信息化的效率起着至关重要的作用因此，提高工程档案管理人员的专业技能是当前信息管理的重中之重。信息化是当今社会发展的必然趋势项目档案工作者只有不断总结经验，自主进步，才能适应时代和社会的需要，更好地服务社会。
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