工程文档生成管理软件是什么

　　项目文档是特别重要的知识资产，是项目成果的重要记录。项目文档是项目管理的任务之一，文档管理是一项复杂的重复性工作。项目规模越大，掌握难度越大，文档管理就越重要。什么是项目文档管理软件，下面是泛普软件的介绍。

　　一、工程文档生成管理软件有哪些功能

　　1.文档名称列表

　　文件名列表管理文件夹下的文件名，查看对应文件夹下的文件列表，下载文件到本地计算机，在线读取文件内容，对文件进行相关操作。

　　2.项目文档交付清单

　　用于检查项目各阶段的项目成果和可交付成果，作者可以清晰直观地看到可交付成果是否提交以及何时提交，大大减少了项目成果的检查工作。文档模板:创建项目时，可以复制标准的文档模板，整合多个项目的经验，将重复率高的文档模板放入文档模块，在需要引用其他项目时方便快捷，提高工作效率。

工程文档生成管理软件有哪些功能

　　3.文档搜索

　　全局搜索文档标题或文档，搜索各种组合的文档，快速找到所需文档。

　　二、工程文档生成管理软件有什么优势

　　1.简单且可扩展

　　作为一种高质量的文档管理解决方案，文档管理系统可以使企业集中保存所有文档，并在需要或紧急情况下方便地访问它们。此外，一个服务良好的文档管理系统还具有可扩展性，这意味着企业可以在需求发生变化时轻松添加新功能，简化新流程和各部门的管理。

　　2.强大的管理功能

　　毫无疑问，文档管理系统具有非常强大的文档管理功能，既可以减少书面工作，又可以维护业务流程。我们知道文档管理系统的工作流程遵循明确的企业规则，可以限制流程或无关员工访问文档，也可以分类存储数据，节省时间，让员工投入到更有价值的工作中。

工程文档生成管理软件有什么优势

　　3.信息整合功能

　　先进的技术文档管理系统，可以将所有流程和企业部门整合到一个平台上，优点是将税务、地址、客户信函、供应商信息都保存在一个地方，然后一键生成企业需要的报表，这是高端技术的另一个强大优势。

　　三、工程文档生成管理软件存在的问题

　　1.文件管理系统不完善

　　在信息技术飞速发展的今天，系统建设仍然是短板，软件文档作为软件的灵魂，还没有从系统层面得到保障和有效管理。软件文档的创建、存储和利用无法从根本上实现标准化，导致文档搜索速度慢、效率低、文档安全性缺乏保障、文档无法有效协作和共享、知识管理不力。

　　2.文档管理意识不深

　　在大部分正在使用的应用软件中，很少见到带有“在线帮助”功能的软件，这主要是由于软件系统规划设计过程中没有考虑到这一功能造成的。在日常的软件维护工作中，经常会发现用户因为操作不熟练，对一个简单的操作或流程束手无策而向供应商寻求支持。软件厂商往往被动地向用户提供相关的软件文档。大多数软件公司对文档的重要性认识不足，文档管理缺乏规划和管理的问题仍然存在。

　　3.文件内容不够规范

　　地区和县级企业开发的软件中，文档内容不规范的现象更为明显。主要体现在:文档内容描述不完善，内容更新不及时。其次，文档编写不规范，主要表现在软件项目实施过程中，各个阶段的文档没有进行分级整理和管理，各种文档资料缺少一个可以参考的样本。更重要的是，在前人所写的基础上，修改内容，完成任务。另外，有些文件只追求形式，忽视实际效用。

　　4.文档管理不够统一

　　随着信息系统的不断优化升级，新的需求和变化不断产生，各种文档也越来越多。但是，我们并没有建立一个计算机软件文档信息库来存储软件项目开发过程中不同时期的各类文档。但是这些分散的文档非常容易造成查询和控制上的困难，目前也没有很好的文档管理工具，无法实现统一管理。

　　选择一个好的文档管理系统非常重要，它将为企业打造一个高效、安全、易用的文档管理软件。企业可以根据自身需求选择管理软件，使其与企业配对，为企业提供高效快捷的管理手段。

发布：2023-02-16 13:55 编辑：泛普软件 · syy [打印此页] [关闭]

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