浅谈企业管理的信息化组织决策

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           摘要：论述了信息化条件下企业管理效率的衡量标准，在这种衡量标准下。企业投入和产出的比率成为了管理效率体现的最佳方式。为了实现最佳的管理效率，提升企业管理水平的重要手段就是信息化。文章从信息的采集、整理、处理、反馈多个环节入手，阐述了怎样实现信息共享，以信息化组织企业管理决策。

           企业管理，是对企业的生产经营活动进行计划、组织、监督、调节等一系列职能的总称。

          从管理对象来分，可以将管理分成业务管理和行为管理两类：业务管理，又可以称为业绩管理，它侧重于对企业资源的管理，比如财务、材料、产品等相关的管理，其直接目的在于取得产出成果；行为管理又可以称为组织管理、机制管理，则更侧重于对企业内部行政制度的管理，以此而产生了机制的变革、激励、工作计划、个人与团队的协作、文化等的管理。业务管理是关注企业生产经营成果效率的直接管理，而行为管理则是促进提高业务管理效率，降低运营损耗的间接管理。总的来看，企业管理的核心和最终目标，是提高效率，降低成本。

          管理效率有广义和狭义之分，广义的管理效率是指管理活动中投入和产出的比例关系，具体到一个企业和单位，就是总投入和总产出的关系。狭义的管理效率则是指管理活动本身所耗费的成本(主要指管理费用)与所带来的收益的比例关系。

          在现代企业的管理实践当中，信息化成为了提高企业管理效率的重要手段，以信息化再造企业流程，提升企业经营水平，以信息化改造企业管理结构，提高企业的管理效能，从而促使企业适应当前激烈的市场竞争，是企业管理变革的前沿。但是，不同的企业有自身的特点和不同的经营模式，信息化改造的方式与原则也会各有差异，从市场实践中也可以看出，有的企业信息化管理改革很成功。同样的模式却使有的企业陷入失败，这是什么原因呢？笔者认为，企业管理信息化具有普遍适用的规律，如果偏离了这个规律，就难以达成改革目标。本文就现代企业管理如何运用信息化手段达到提升效率的方法归纳出一些规律，为企业管理的信息化改革提出一点启示。

1 信息化框架下的管理效率评价

1.1 管理效率的衡量标准

          管理效率是由投入产出的比例关系来衡量的，投入越少产出越多，则管理效率越高，而投入与产出包括各种生产要素与产品，即投入包括资金、人力与时间，产出则包括产品的品质、数量以及附加价值(商誉、口碑、消费者偏好等)。因此，管理效率的衡量，可以从资金、人力与时间耗费三个方面进行度量，占用人力、资金最少，消耗时间最短，产出最大的管理方式，就是最有效率的管理方式。即设人力为l，资金为c，时间为t，由这三者要素组成的投入货币化为函数F＝f(l,c,t)，而产出为P，则管理效率N=f(l,c,t)/P＝F/P。

          由于在市场经济条件下，资金l、人力c、和时间t都具有资源属性，能够被货币化衡量，产出P电可以取得货币价收益，分子分母都以货币为单位，从而除法公式可以成立，从公式可以看出，N越小，则管理效率越高。

1.2 信息化管理框架下的管理效率构成

          在假定产出恒定的情况下，我们从上节公式可以知道，人力、资金和时间的投入越小，则管理效率越高，由于人力和时间在市场经济条件下，都可以以货币化的方式来衡量，因此，投入和产出的比例就成为了衡量管理效率的一个相对科学的评价标准。

          公司管理和组织经营的全部目的在于取得最大化的经济效益，通过信息化流程再造来改革管理体系，以信息手段加快公司内外部信息的获取、处理和反馈，提高公司的应变能力和管理能力，提升管理效率，成为了信息时代公司治理的重要手段。因此，可以得出这样的结论：即管理效率由信息获取、时间反馈、收益取得三方面体现，在这种情况下，信息采集、信息处理、信息反馈便成为了信息化框架下管理效率的构成因素。之所以得出这样的论断，其关键在于，信息的采集处理和反馈，都需要资金的投资、人力的投入以及时间的消耗，这些消耗掉的资源在信息处理下促进收益的取得，而取得的收益则成为管理效率的体现。在信息化对企业管理体制的改造下，企业的管理呈现以下特征：即企业管理通过资金、人力、时间的投入，在信息处理改造下。体现出收益的增加，而收益的增加即反向体现为管理效率。

2 建立高效的信息管理体系

2.1 信息管理的架构原则

          企业所有的生产经营活动，都依托于对内部和外界的信息做出反应来确保经营目的的实现，因此，对企业管理的组织应该从信息的取得和反馈渠道来入手。

2.1.1 信息的采集

          企业所面临的内外部信息有很多，在新经济时代的大背景下，信息量呈现爆炸式的增长度，到底哪些信息对企业至关重要而哪些信息其实完全无关并不完全取决于信息的直接逻辑相关性，对企业而言，信息重要性的判断已经逐渐困难起来。筛选识别有效信息就成为了企业管理决策的一个重要环节。

          删选识别有限信息，需要遵循三个原则：确保信息的有效性；确保信息的有用性；确保信息采集渠道的客观性。

          确保信息的有效性：一是要确保信息来源的可靠性；二是要确保信息逻辑的正确性；三是要确保信息采集的合法性。确保信息的有用性：即需要通过筛选，保证信息对企业的管理决策是有用的。由于经济产业链条的延长，以及各种影响因素的错综复杂，有用信息往往隐藏在海量的信息里面，需要企业通过科学的方式进行筛选。确保取得有用信息。

          确保信息采集渠道的客观性：企业采集的信息有真实的。也有被扭曲的，只有信息采集渠道保证客观性，才能尽可能客观的取得信息。

2.1.2 信息处理

          企业采集到的信息，必须经过分类、筛选、整理和处理，才能形成企业管理决策的组成基础。首先，要对采集到的信息做筛选，信息客观有用，并不代表都需要进行处     理，为了提高效率，必须对信息进行筛选，提取最重要的影响信息；其次，要对信息进行分类整理，确保信息利用的效率；最后，按照需要对信息进行处理。

2.1.3 信息反馈

          企业做出管理决策之后，需要尽快将信息反馈，选择最高效、信息散逸失真最少的信息反馈方式，是提高管理效率的方式。在这个过程中，遵循信息传递链最短、传达层次最少的原则，可以非常有效地减少信息失真。

2.2 信息管理的架构方式

          信息的采集、处理和反馈，其根本目的在于提高企业的反应速度，增强企业的信息掌握能力，降低管理损耗，提高经济效益。企业信息管理的架构，需要流程再造其各个部门，以独立的信息化管理机构服务于整个企业生产管理流程，要求扁平化的管理结构去适应市场，及时反馈内外部信息，协助企业主管部门作出判断，因此，信息管理的架构要求企业具有以下管理架构特征：

          独立的信息管理部门；计算机辅助管理平台应用；扁平化的组织结构；高效的信息传递机制。

          1)独立的信息管理部门：企业需要设立独立的信息管理部门，从整体的角度规划企业的信息化制度，规划管理企业的信息化组织决策，从流程上规范信息化管理流程。

          2)计算机管理平台：计算机辅助管理可以极大地提高企业的管理效率，节约人力和时间，打造高效的管理反应体制。

          3)扁平化的组织结构：为了应对复杂多变的外部环境，企业的管理体系应该尽量实现扁平化，减少中间管理结掏，使得企业的高层可以轻易获取基层信息，减少信息传递的环节，降低信息遗失，提高反应效率。

          4)高效的信息传递机制：企业需要一条高效的信息传递渠道，以新的传递流程，应用新的科学技术，提高信息传递效率，执行管理决策。

2.3 以信息化组织企业管理决策

          以信息化组织企业管理决策，需要将信息化的优势和企业的行业经营特点结合起来，再造企业的整个管理制度和流程，加快信息流转的速度，提高信息的处理效率与能力，这就要求企业具备适应市场竞争需求的信息化决策机制：

2.3.1 以多渠道的信息采集机制组织企业管理决策

          企业在生产经营活动中，需要面临各种各样的环境变化，有内部的，也有外部的，整合信息采集渠道，构建专业的信息采集机制，使企业对内外部环境敏感产生反应，是企业管理决策的重点。信息采集有多种渠道，但综合起来，有信息输入和信息采集两种，信息输入主要指外部形成信息的输入，包括报纸、电视台、网络等媒体以及公众传播的信息输入，企业只能被动的接受这些信息，并从中筛选有用信息，信息采集则是指企业为了达到一定的经营目的，通过一定形式的调查、收集、采集，有目的的通过事先筛选，形成的有用信息。

          通过多渠道的信息采集，可以随时掌握企业所面临的问题，形成信息优势，促进企业管理决策的正确形成和实施。

2.3.2 以高效的信息处理机制组织企业管理决策

          信息处理包括筛选、分类、处理和反馈四个环节。采集到的信息，需要在企业内部进行再筛选，去掉与企业管理决策相关性较低的信息，保留相关性高的信息。由于企业采集信息往往量大而复杂，因此还需要对信息进行分类、整理，提高信息的查询和使用效率，然后以辅助企业管理决策为目的，进行信息的处理，形成决策之后，再将信息反馈。因此，企业需要建立高效专业的信息处理机制。将信息化融入到企业生产、管理、销售、策划、人力资源、财务等部门的管理职能当中。建立企业信息处理机制，加强企业内部的信息处理与反馈流程，提高信息处理能力。

2.3.3 以便捷的信息传递渠道组织企业管理决策

          由于参与企业管理的各个职能部门的分工不同以及信息的来源渠道不同等多种原因，往往在企业的管理过程中会形成信息传递缺失，大大影响企业的管理决策。这种缺失一般包括三种情况，一是信息孤岛，即某些信息仅仅在本部门传递，信息沉淀下来无法被企业整体利用；二是信息缺失，即某些信息在传递过程中发生失真和缺失，导致信息走样。三是信息衰减，即由于传递链条过长，环节过多以及信息保真效率不高等原因，信息在企业内部处理的过程中发生了走样。

          为了避免企业信息传递中的信息失真，需要企业在管理中建立高效便捷的信息传递渠道，减少信息传递环节，共享信息优势，达到便于组织企业管理决策的目的。

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