只有ERP并不够 日程管理系统使流程管理成为可能

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       许多在我就职于业务流程管理（日程管理软件）系统供应商期间打交道的IT人员和最终用户总是询问我，“我们已经执行了erp系统，为什么还要使用日程管理软件系统？”这实际上是一个非常好的问题。毕竟，ERP被指望能够使业务流程实现一体化和自动化。并且现在一些主要的ERP供应商已经将工作流程系统作为他们产品的一部分。既然这样，那么日程管理软件系统到底能带来什么样的价值呢？ 

       日程管理软件系统提供一种能够使组织管理（计划、执行、控制、监控和改进）业务流程的景象，这些业务流程独立于配置在组织中的业务系统（ERP、SCM、工作任务管理软件等等）。通过这篇文章，我将努力回答 “我们已经执行了ERP系统，为什么还要使用日程管理软件系统？”这个问题。 

日程管理软件系统协调地组织业务流程 

       业务流程管理（日程管理软件）系统从始至终执行着业务流程，并将流程中的各种活动联系在一起。日程管理软件系统的工作流程服务将工作从一个执行者（最终用户）传递给另一个执行者。这样，在任何一点的执行者都能及时地知道他或她被指派了什么工作，做这项工作被赋予什么权利，以及这项工作应该何时完成。因此日程管理软件系统将活动和流程和谐地编织在一起。而另一方面，ERP系统是事务处理系统，这个系统使事务处理自动化并将不同功能的数据综合起来，但是它无法从始至终协调地组织业务流程。 

       考虑一个例子——销售定单流程，在ERP系统中这个流程包括以下事务的执行，定单文件的生成、船运文件的生成和账单文件的生成。实际上这三项事务可以分别地交由三种不同的执行人员执行，他们分别来自营业部、仓库和会计部门。ERP系统避免了三种执行者的重复数据输入，但是，ERP系统从不提醒仓库主管或者会计主管前道工序已经完成，现在轮到他们来完成业务了。结果执行者们需要外部提示（人工干涉）来完成这些指派的任务或活动。 

日程管理软件系统使业务流程透明化并改进运作的执行方式 

       在“非日程管理软件”环境中进行的业务流程对于流程执行者和他们的监管人员都不透明。正如上文中所提到的，流程执行者并不知道任务何时被指派给他们，因此也就不知道与该工作有关的权限和完成截止日期。同样地，流程监管人员也对瓶颈、延迟和意外等一无所知。流程监管人员需要通过外部刺激来对延迟和意外做出反应和回应，例如，来自客户或销售主管的电话报告说发货延迟了，或者来自供应商的电话催促迟交的账款。 

       日程管理软件系统把工作从一个执行者传递给另一个执行者。这些系统能够平衡一组执行者的工作量。一旦执行者接到指派的工作，日程管理软件系统就开始提示他们，并提供给他们完成该工作所必需的权力和活动时间表方面的信息。同时日程管理软件系统也提醒执行者在指定时间内没有完成的任务。如果有工作没有被完成，日程管理软件系统能够通报给监管人员并使其逐步完成。监管人员可以轻易地跟踪每个流程的进展，并积极主动地对意外采取正确的行动或反应。诸如此类的功能使得组织能够消除延迟和低效，作为回报将是成本的缩减和收入的增加。 

       ERP系统本身并不能提供这样的功能。即使是那些拥有工作流程系统的ERP系统，也不能提供综合性的流程计划和流程监控能力。 

日程管理软件系统使得企业内端到端的流程管理成为可能 

       一个业务流程可以被定义为一系列的活动或事务，这些活动的执行通过消耗投入来完成产出。业务流程必须处理信息流逻辑、控制流逻辑和事务逻辑。控制流逻辑决定了活动的顺序，信息流逻辑决定了活动的投入和产出信息需求，事务逻辑决定了产出的价值。 

       以销售定单流程为例，它由以下活动所组成： 
       - 营业部主管生成定单文件 
       - 仓库主管生成船运文件 
       - 会计主管生成账单文件 

       这个流程需要销售主管执行信贷控制。例如，如果销售定单超过了信贷限额，那么在仓库主管能够产生船运文件之前就需要销售经理的专门批准。销售经理为了做出决定则需要有关定单细节、信贷限额和信贷历史方面的信息。 

       作为定单文件事务的一部分，营业部主管必须基于定购的产品、定购单位的编号、销售价格、折扣和适用的关税来计算定单的价值。营业部主管还必须基于库存的数量、生产计划和分销计划来提供详细的交货日期。 

       在这个销售定单流程中，控制流逻辑决定了定单文件生成之后的活动，它可以是分销文件的生成，也可以是销售经理基于信贷控制的批准文件。信息流逻辑决定什么信息将被提供（投入）给销售经理以及什么信息将从销售经理那里获得（产出）。事务逻辑决定了销售定单和交货日期或销售经理所做决定的价值。 

       如果要使这个销售定单流程自动化或者IT处理化，那么销售定单的事务逻辑能够由ERP系统维持，而交货日期的逻辑（ATP）能够由SCM系统维持。但是，如果整个流程逻辑（控制流＋信息流＋事务）在ERP系统或SCM系统中被组合起来，那么IT人员将不得不为扩展ERP系统或SCM系统的工作流程模块付出巨大的努力，以此来覆盖整个流程的范围。这种方法被认为是一次性的练习，并且如果企业的目的是自动化管理企业内的业务流程的话，这种方法便是不可取的。 

       另一方面，日程管理软件系统使得用户能够轻易地建立控制流逻辑和信息流逻辑。因而，日程管理软件系统提供了一个流程自动化管理的平台，该平台独立于企业的其它信息系统，如ERP、SCM或工作任务管理系统。这使得组织能够首尾相连地管理业务流程。 

       总之，日程管理软件系统为业务以及端到端业务流程自动化管理的IT用户带来了好处。

文章来源：互联网