OA高效运转的加速器：流程管理

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一路走来，OA的功能已经向外无限化延伸，在最初的文档管理、信息发布、通讯管理、基础办公管理的基础上融合了流程管理、知识管理、项目管理、人力资源管理，甚至客户关系管理、费用管控。可是就在厂商如火如荼的以大而全的功能占领市场制高点的同时，用户层面的OA系统却犹如一潭死水，纹风不动。 据调查统计发现，OA办公产品的应用率不足55%。很多CIO们经过前期周密的选型、产品对比，购买了相对满意的产品，可在实施之后确遇到了让人尴尬的局面：用的很少，导致OA产品的应用价值大打折扣。那么如何才能让OA系统快速运转起来呢?解决这个问题并不难，只需要找出企业日常办公中最常用而又存在重大问题的事务活动，让OA来辅助解决这些问题，那么快速加速OA高效运转的窍门也就浮出水面了。

来看下传统办公中的景象：许多人员拿着纸张表单，利用手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则需财务人员一张张表单的数据查找、核对、计算。可见，流程发送与协作基本上是机构日常办公中最常见的办公事务，可无论是传统的口头告知还是书面规范都或多或少存在一定的弊端，口头告知因为过于随意容易引发责任推诿、书面规范又因为过于呆板造成费时费力。那么OA能否帮助解决这些问题呢?

OA系统中的工作流模块正是弥补了现实中的缺陷，通过计算机程序再造了办公中的工作流程，让流程变得既规范又具有一定的柔性、灵活性。采用OA工作流程管理，使用者只需在电脑上填写有关表单，系统会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了办公效率。

其实在协同OA这个大的工作平台上，工作流好比是遍布周身的细小脉络，正是这些不断流动的脉络驱动着整个平台的有序运转。因此，工作流便成为OA高效运转的加速器。同时各大厂商也纷纷在工作流应用上发力：华天动力抛出强调智能、强调数据整合的2.0工作流概念;泛微认为流程E化在企业中的应用价值在于把企业中很多不知道找谁处理的和需要"跑路"的活儿变得智能化和简单化;赛飞软件强调今后工作流将是协同时代的核心应用，只有以工作流为核心不断加强对OA系统的升级、改进，让OA系统日趋完美，才能给用户带来更多便捷与惊喜。

为了能让用户更加深入细致的了解流程管理，笔者在以上厂商产品之中选取了从业时间较长、资格较老的赛飞软件SOFFICE5网络办公系统，对其流程管理功能进行了细致试用，以解析如何通过流程管理来加速OA运转。

虽然是简单的初步试用，但因为其工作流程配置自带有先进工作流生成器及可视化的业务流程建模，所以很容易上手，可实现流程的随意定制和自由搭配;另外他还具有强大的工作流程监控能力，可实现任务改派、工作流终止及流程超时处理等灵活操作;同时，还支持在WEB工作流页面进行安全的手写电子批注、加盖电子印章等操作。

1、多种组合方式配置流程

在SOFFICE5系统中流程流转不仅可以基于用户名称，也可基于用户角色。当绑定用户角色的时候，可将此角色的流程流转历史信息传承到每一位在岗人员，此岗位就不会因人员流失、交替而导致岗位数据的隔断。流程配置基本包含表单定义、节点定义、流程定义三个步骤。在SOFFICE5网络办公系统流程管理中进行表单定义时，用户可以选择已备份好的表单直接导入，也可在表单编辑器中进行图形化的可视化操作，所见即所得编辑表单。SOFFICE 5系统流程管理基本分为自由流程和固定流程两种，但又可随意组合。如在固定流程里选择开启可编辑便可自由设置流转步骤。自由流程用户根据当前处理步骤来决定下一步该流转给谁处理，灵活性强;固定流程由用户预定义流转步骤，并且流程定义时可进行级别和方案套用。这之中值得指出的是级别套用，即流程自动根据内部人事图谱进行判断并寻找下一个审批人员，极大的方便了流程的配置。

2、以流程运转加速OA高效运转

SOFFICE5网络办公系统工作流程的发送与接收对传统繁复的工作流程进行精简，减少任务流转时间耗损，有效提高工作效率，可以满足企业中各种协同、审批、请示和报告等工作需要。

发送流程时用户只需选择好相应的表单名称后，填写表单内容，按确定按钮发送，系统则会根据相应的流程步骤按部就班的执行。对于自由流程，选择好相应的表单后，可自行设置流程的步骤，并且接收人也可根据情况设置下一步的流程。

在接收到固定流程后可进行加盖印章、手写批注、处理通过、禁止通过、中止流程、自由流转等流程处理项;当接收到自由流程后，做出处理后再设置好相应的下一流程步骤后，该流程将按照所设置的下一流转步骤进行表单流转。在SOFFICE5网络办公系统流程运转过程中还可对流程进行监控，有权限的用户可以查看所有流程的详细流转信息，并且可以对未处理的流程步骤进行催办或转移处理的操作。这样使流程流转更加地透明，体现了协同办公的理念。在流程管理中，不仅可以查看到流程的发起人、类型、发起时间、状态及流转步骤，流程发起人员还可以对已经流转结束的流程进行评分，为考评工作提供科学依据。 流程回收既体现了流程管理的灵活性，又准确贴合了用户的日常使用习惯。流程回收主要用于两种情况：第一当流程发起人员填写了表单但暂时又不想发送流程时，选择暂存后当前流程便回收到草稿箱中，便于日后发起;第二当流程发起人发送流程后，但下一位审批人员长时间没有进行处理，此时流程发起人便可以将流程回收到草稿箱中编辑再重新发送。

专业的报表数据可以为决策者决策提供科学的支持。在SOFFICE5系统中流程流转结束后可对流程中表单数据进行统计，统计结果可是图表显示、可导出为Excel、也可制作专业报表。拥有报表查看权限的人员可在此进行报表查看，并可根据其条件进行数据查询。 当越来越多的流程在OA系统里运转起来后，由工作流引发的齿轮效应将带动其它功能都有效运转起来，沟通协调、信息集成、知识沉淀、项目协作、业务合作等等，从而加速整个OA系统的运转速度。工作流为OA系统运转注入了活水，带动OA系统高效运转。在更深层次意义上，OA系统高效运转又可以直接为决策层提供更多科学的决策依据，从而推动整个组织走上更高效的运营轨道。