优化业务流程控制公司成本

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

目前，"业务重组"、"流程再造"已经被一些公司奉为摆脱困境的法宝，他们希望通过建立以关注客户需求为导向的流程体系，在满足客户需求的同时，打通部门墙、使组织扁平化，从而降低运营成本。然而，这种期望往往被一些因素击碎：流程本身设计得不合理，流程执行不力等等。

那么，如何设计更具效率、成本低廉的流程呢？这要从流程的特点开始谈起。

流程定义的是一系列活动，而这些活动可分为三类：增值性活动、辅助增值性活动、非增值性活动。美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点：正确，便宜，容易和快速。流程成本控制就是在保证正确的流程输出（客户需要的产品或服务）的前提下，剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动，尽量使流程快速、容易和便宜（减少资源投入，也降低成本）。

在设计流程过程中，使用以下技巧有助于控制成本：

1、减少流程步骤

减少流程步骤，就是剔除流程中的非增值性活动，减少辅助增值性活动的过程。在设计流程时，可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来，设计出增值流程，然后考虑流程正常运转需要哪些活动（辅助增值性活动）支持，把它们添加到流程中，这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动，减少流程步骤。

2、消除流程瓶颈

把流程看成一条高速公路，则流程瓶颈就是公路上的关口（检查站、收费站等）、车道过少的路段等。清除瓶颈的方法有，将形式主义的检查撤消，也就是说在设计流程时，要尽量减少多余的检查环节。

3、提高活动效率

流程是一系列活动，提高单个活动的效率（主要指时间方面），将有利于提高流程的整体效率。假设一个流程有10个活动，原来每个活动需要3小时，全部完成需30小时，现在将每个活动缩短至2小时，则全部活动完成将缩短10小时，只需20小时。但在提高单个活动的效率时，要注意其对流程中其它活动造成的冲击，避免提高了单个活动效率，却降低了整体效率。

4、并行取代串行

在流程设计时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设，流程中原来10个活动是串行的，经过调整后2、3、4和5、6号活动可以并行处理了，即使单个活动的效率不变，则整个流程的时间也可缩短至21小时，如果每个活动效率再提高1小时，则达到原来输出只要14个小时，不计其它，时间成本就大大降低了。

5、合理设置里程碑

流程中的里程碑主要是指流程中的关键决策评审点（CMP，Critical Measure Point），里程碑设置合理可极大减少资源投入的浪费。流程设计时，应当将与资源投入有关的里程碑尽量设置在流程前端，减少资源浪费，降低成本。

6、清除流程闭环

流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的，比如一件产品已损坏不能使用需报废，但决策环节不敢做决策，而要求维修；维修后仍不能使用，但决策者仍要求维修，这就是一个闭环。流程出现闭环时没有产出，成本却会成倍增长，因此必须清除。

7、流程模板化

将流程中例行性的工作模板化、表格化，一是使流程易读懂好使用，节省流程推广培训成本；二是流程有模板支撑，能更好地确保正确地去做正确的事情，得到正确的输出，减少错误成本。