企业后勤业务流程化管理的探讨

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引言

流程化管理是提高企业生产经营效率的重要途径之一，企业后勤业务加强流程化管理能够有效地改进企业后勤工作，提高后勤工作的保障功效与资源效益，促进企业综合竞争力的提升。

一、企业后勤业务流程化管理概述

（一）企业流程化管理

企业流程化管理是在流程再造的基础上，以流程为主线而发展起来的管理方法。流程化管理中，业务流程是管理对象，强调组织框架以流程为导向进行设计，并且保持业务流程的持续创新与再造，从而维持企业的日常生产经营各项活动。在企业管理模式改造中，流程改造是关键的环节，企业的文化价值观体现、信息系统的导人、各项战略的实施等均要落实到流程上来。以改善企业经营现状为目标的企业流程再造，在企业持续、稳健发展中发挥着重要的作用。一般，企业组织框架包括金字塔型组织和扁平化组织，现代企业中的流程化管理中越来越倾向于采用扁平化组织。企业流程化管理具有以下特点：注重过程效率；注重客户服务水平，注重企业经营效益，注重企业的管理运营效率；注重流程，重视组织模式重组，以改善流程为目标追求企业组织的高效化。企业流程化管理将企业的各项经营管理活动均看成一个流程，强调企业活动的连续性，强调将企业的各项活动纳入到一个流程当中，以全流程管理替代各自为战的个人或各个部门管理，以全流程的绩效管理替代个人或各个部门的单独绩效管理，强调打破企业各个部门之间存在的本位主义，打破小团体，真正使企业融为一体。企业流程化管理注重企业各个部门之间的协调合作，强调达成共同的流程绩效。此外，在企业流程化管理当中，必须认证思考流程管理的目的，保证流程化管理的方向与企业的战略方针相一致。在流程化管理中，应当加强现代信息工具的应用，通过电子化、自动化等手段提高流程化管理的效率。

（二）企业后勤业务流程化管理的意义

企业后勤业务流程化管理是企业加强内部控制的必要手段。企业要想提高运营管理的效率，就必须加强后勤保障在内的各项生产经营管理活动的内部控制，进而提高企业运营水平，为企业生产经营效率的提高，经营业绩的改善打下坚实的基础。建立内部控制就是梳理企业已有的管理流程与管理制度，明确企业流程风险控制点与一体化控制制度，在企业流程化管理中融入责任化管理。无论是监督检查、风险识别，还是风险控制，都应当以业务流程为依据和载体。企业后勤业务流程化管理是确保企业后勤服务质量的重要保证。企业后勤部门的职责是提供服务，在日常工作中，确保服务质量仅仅依靠员工的觉悟来实现是不可靠的，必须将后勤服务纳入到流程化管理当中，确保以相关的制度与规范保证后勤服务的质量。企业标准化的后勤管理业务流程一旦建立，就能够在很大程度上保持企业后勤服务水平与质量的稳定性。企业后勤业务流程化管理是企业加强执行力的重要途径。目前，部分企业的岗位职责、部门职责虽然以条文形式的制度规范进行约定，但是职责界定模糊的问题依然普遍存在，不同部门之间敷衍塞责、相互推脱的现象时有发生。企业后勤业务流程化管理以业务处理程序为依托，清楚地界定了每个环节应由哪个岗位、哪个部门执行，应采取何种措施，措施的力度如何等关键性问题，确保了职责清晰界定，从而有效地加强了企业各个部门的执行力。

二、企业后勤业务流程化管理的途径

（一）后勤业务流程目录确定

明确企业后勤业务流程目录首先须要理清后勤业务的层次，先将后勤业务分成几个大类，例如维修管理、保洁管理、会务管理和餐饮管理等类别，每一个大类就是一个一级后勤业务流程。然后再将每个一级后勤业务流程细分成不同的二级后勤业务流程，例如将餐饮管理细分为送餐管理、加工管理、采购管理、食谱管理、预算管理等。企业后勤业务流程通常立足于企业内部后勤业务，一般不将由企业外部组织负责的业务纳入到业务流程之中。企业后勤业务流程目录应当繁简适当，尽量确保每个业务流程有着大体相当的繁简程度，避免相差太过悬殊而给维护管理与操作带来一些不便。

（二）后勤业务流程梳理

根据企业的现行规章制度和后勤业务流程目录，系统地梳理企业后勤业务流程，明确后勤业务各个环节之间的逻辑关系与实施顺序。做到工作标准明确，行为主体明确，后勤业务处理痕迹明确，并绘制出企业后勤业务流程图。确定企业后勤业务的每个步骤的起点、终点、工作标准、工作内容、配合岗位、主责岗位、配合部门、主责部门、实施证据等内容，将企业的相关制度规范生动、形象地贯彻到后勤业务流程化管理当中，从而提高后勤业务管理的效率。

（三）风险评估

企业后勤业务流程化管理中的风险评估主要是指识别各项后勤业务中潜在的风险，并且根据风险发生的影响程度和概率明确风险等级。通常，风险评估的方法主要有四种。首先，流程图分析法。分析企业后勤业务流程，根据现行的企业后勤业务流程顺序，鉴别出后勤业务流程内部的各个环节可能存在的风险。其次，基准化分析法。运用相关的监管制度、法律法规和企业的后勤管理活动进行对比分析，找出可能存在的风险。第三，历史事件分析法。对曾经发生的给企业带来不利影响的历史时间进行仔细分析，剖析造成该事件发生的原因，进一步明确相关的风险因素。第四，头脑风暴法。在企业内部营造一个自由的、无批评的会议环境，让参会人员就企业后勤管理方面存在的方向畅所欲言、各抒己见，充分交流，发挥全体员工的智慧，搜集企业后勤业务管理的建议，进一步提高企业风险识别的能力。

（四）完善业务流程化控制措施

企业后勤业务流程化管理应当将现行的业务流程和识别出来的风险进行对照，检验是否能够有效地控制风险，能否充分控制重大风险。若是难以有效地控制风险，就表明企业在后勤业务流程化管理中存在薄弱环节和漏洞，须要根据企业发展的现状和内外部环境，补充完善后勤业务流程化控制措施，完善后勤业务相关的制度规范，确保后勤业务流程科学合理。在这一过程中，应当注意规章制度与风险控制措施的一致性，尽量确保企业后勤业务流程化管理的稳定性与协调性。

（五）运行与维护

在广泛征集企业各个部门意见之后，补充完善的后勤业务流程化管理，应当根据企业各个部门的职责分工和业务处理程序，逐级地进行仔细审核确认，再以企业规章制度的形式发布执行，在执行中确保其效力。在企业后勤业务流程的具体执行过程中，应当进行定期的维护更新。对执行效果不理想的业务流程进行重点关注，仔细分析原因，在保证有效地控制风险的基础上，通过改进、优化流程来完善管理。此外，还必须将业务实际管理和业务流程进行对比分析，分析是否存在潜在的未能良好控制的风险，分析控制措施是否完善，分析实施证据设置是否科学合理。

（六）业务流程化管理的监督

有效的执行是企业后勤业务流程化管理的关键。要确保后勤业务流程的有效执行，就必须加强监督检查。将企业后勤业务流程化管理的监督检查工作日常化，组织相关人员不定期或是定期地监督检查后勤业务流程的实际执行情况。建立企业管理部门抽查、领导检查、岗位自查三位一体的监督检查机制，认真分析不按照规定流程执行的相关问题，并追究责任，进行必要的处理。此外，将企业后勤业务流程的执行情况纳入到绩效考核的标准中也是提高业务流程执行力的重要途径。

三、结语

企业的稳健、持续发展离不开良好的后勤保障，后勤保障在凝聚人心、辅助主业、对外展示企业风采、对内促进企业和谐等方面发挥着非常重要的作用。因此，企业必须确保后勤工作的顺利开展，加强后勤业务流程化管理，进而促进企业长远发展。