企业采购业务流程诊断分析与再造研究（二）

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  (二)运用ABC作业成本法和时间效率法诊断分析采购流程

  表2 采购流程活动—时间—价值分析

  (注：表中的时间均为经过处理后的平均时间，第4步活动因缺乏数据暂时忽略不计)

  分析表2可以看出，信息传递时间占整个流程时间的18%，等待时间占42.6%，业务处理时间占39.4%，该流程的周期效率为14.7%。与世界一流水平周期效率50%相比，还存在很大的差距，还有很大的提升空间。

  从流程内部活动来看，总流程时间的70%左右被非增值作业占用了。因此，想办法尽可能缩短非增值作业活动时间，将会有效缩减采购管理流程的时间周期，有助于明显提高流程周期效率。

  从数据来看，我们发现等待时间所占比例过大，达到42.6%，当然其中某些活动是由其活动性质决定的，例如活动12签订采购合同，因其中还要经过大量的审价环节，并且如果是临时调整，还有与供应商的协商环节，所以等待时间较长;而另一些活动，例如入库检验和车间领用的等待时间长达28小时，分解采购计划等待17.3小时，比业务处理时问还多出6小时，这些都是重点改善的地方。

  另外很多活动的信息传递时间也很长。例如活动1销售分公司制订销售计划。业务处理时间为6小时，信息传递时间却长达8.7小时：从生产计划的制订到计划传到供配处需要一天的时间;从生产计划的变更到供配处得到消息也需要超过一天的时间。究其原因，跨部门的信息交流速度缓慢是主要问题，反映了部门横向沟通交流的机制不健全;在公司实施信息化后非增值不必要作业2和5就可以省略，相关人员通过内部网络可以直接得到信息，其他一些信息传递活动也可以大大节省时间。

  调查还发现某些处理时间中理想时间、一般时间和最长时间之间有很大的差别。一些活动是因为处理对象的不同或是实际工作性质而造成的，另一些却是正常处理时间被人为的延长。

  （三）该公司采购流程再造的重点及措施

  综上所述，可以提出该公司采购业务流程再造的初步方案。

  1、将非增值不必要作业环节减少到最低，并且尽可能压缩非增值必要作业的处理时间，同时，对企业组织结构按扁平化要求进行改造，加快信息传递速度和审批进行速度。

  2、提高企业信息化建设整体水平，用快捷、高效、便利的信息化处理取代传统的手工处理，这样既可以提高工作效率，还可以解决由于信息传递失真而造成的采购计划不准确的问题。

  3、加强对流程执行过程的动态监控，通过对过程信息进行跟踪，及时发现存在的问题，迅速采取有效措施实施干预，比如采用并行工程，这样，可以变事后控制为事中控制，来提高流程周期效率和运行质量。

  三、结束语

  通过运用ABC作业成本法和时间效率法。对企业采购业务流程进行量化分析，与定性分析相结合，针对重庆某机器有限责任公司提出了实施采购流程再造的重点和措施，使企业能够通过采购业务重构最大限度地获取和利用资源，适应市场环境出现的新变化，增强竞争优势。

  原文来源畅享网