企业会议管理

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会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。

“会而备”

在“会而议，议而决，决而行，行而彻”这句话前面其实要加上另外三个字，就是“备而会”。在召开会议之前如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等，也必须在会议通知中备注说明。如此，与会者方可有备而来。

正确选择会议形式

一般平常的会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行，我们称之为“会场式”会议。但随着信息技术的发展，会议形式也越来越多，会议的档次也显得越来越高。诸如“电视电话会议”等新兴词汇纷至沓来。现在，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都设有“邀请”的功能，无论与会者在北京、上海，还是在美国、欧洲，只要约定统一的时间上线，互相邀请，就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备，与会者之间都可以听到对方发言，而且可以看到彼此，会议效果一点不亚于“会场式”会议。这种会议方式，因为完全依托网络存在，节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用，简便而经济，我们称之为“网络式”会议。“网络式”会议已经在一些外资企业和高新技术企业广泛应用，未来必定成为企业会议形式的主流。

会而不议，就不是会议

开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。

首先，一般会议召开过程中必须规定三个角色：一是主持人，二是记录人，三是调度人。这三个角色中，会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。可以在会议中设一个"停车场"，将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题，暂时放入“停车场”，留到以后机动的时间里讨论，以避免影响会议的进程。在很多时候这个“停车场”是非常有用的。记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。

其次，制定会议制度，严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款10元;会议过程中，电话铃声每响一次，现场捐款10元，手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字?因为执行一个制度必须要求快捷迅速，这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在，处罚不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。

此外，企业开会切忌条条框框。有些企业开会，一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法，害怕自己的观点得罪了对方，于是就选择了沉默。但是等到会议一结束，就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反，与会者各抒己见，滔滔不绝，有时候为了一个问题争得面红耳赤，拍桌子瞪眼睛的，张三把他的观点阐述着自己的观点，李四据理坚持自己所想的方案，此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案，不管接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都能够严格去执行会上决定的方案。

同样是开会，前者带来的是恶性循环影响力，后者带来的是良性循环影响力，只要形成了良好的会风，那么很多扯皮的问题就会迎刃而解，这就是“会而议，议而决，决而行”。

检查工作不容忽视

会议组织者除了通知、组织会议外，还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会，会上决定的事情很多，但是往往不当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务迟迟不能完成。所以，支持人在会上在充分讨论一个事情后，必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着，会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况，只要做好了检查(check)这个环节，会议管理才最终真正告一段落。

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