怎样才能高效的管理好名片

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名片是公司及职场人士最重要的资产，尤其对于服务业及从业人员而言，做好名片管理，等于是建立自己的人际网络，也使人脉能够有条理地扩展、延伸出去。    主要用途  要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分为常规用途和特殊用途两大类。  1. 常规用途   a. 自我介绍。见面时名片是最重要的自我介绍辅助工具。在初次与交往 对象见面时，除了必要的口头自我介绍外，还可以使用名片进行身份的介绍。这样不仅能向对方明确身份，而且还可以节省时间强化效果。  b. 结交他人。在社交中若想要结识某人，通常以名片表示结交之意。主 动递交名片给初识之人，既意味着友好信任，又暗含“可以交个朋友吗”之意。在这种情况下，对方一般会“礼尚往来”，从而完成双方结交认识的第一步。  c. 保持联系。大多名片都印有其联络方式。名片可以时刻提醒持有人谁 是谁，如何与他人联系，从而促进认识和交往。  d. 通报变更。若变换了单位、调整了职务、改动了电话号码或者公司乔 迁至新址后，都会重新制作自己的名片。向惯常的交往对象递交新名片，可以把本人的最新情况通报对方，以一种更简单的方式避免联系上的失误，也可以显示自己对他人的尊重。  2. 特殊用途  a. 简短留言。拜访某人或需要向某人传达信息而对方不在时，可留下自 己的名片并在名片上简单写上具体事由，然后委托他人转变。  b. 介绍他人。如欲向自己相识之人介绍某人亦可使用名片。   c. 充当礼单。以私人身份向他人馈送礼品或花卉时，可将本人的社交名 片充当礼单，置于礼物或花卉包装之内。  d. 拜会他人。初次前往他人居所或工作单位进行拜访时，可将本人名片 交由对方的门卫、秘书或家人，转交给被拜访者，以便对方确认“来系何人”，并决定见与不见。这种做法比较正规，可避免冒昧造访。   名片类型  整体而言，名片可以分为纸质名片与数字名片两大类。  纸质名片就是最为传统的谒见、拜访或访问时用的小卡片，上面印有个人的姓名、地址、职务、电话号码、邮箱等。它们有的是横式名片，竖式名片或折卡名片，有的是单面印刷，有的是双面印刷，有的是单一语言，有的是双语呈现，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的则附加了其所在公司的产品介绍，经营理念或企业文化等。  数字名片是运用现代数字信息技术、数字多媒体合成技术，用文字、图片、视频、声音等信息整合方式介绍政府、企业、单位及个人的"多媒体名片"，是当今数字信息时代背景下产生的一种新生事物。  1. U盘名片/光盘名片 它是运用现代化高科技手段融入视频和声音等 多媒体元素，把企事业单位的文字、图片、视频、声音等宣传资料整合成一种自动播放的多媒体文件刻录到名片大小的光盘内，U盘名片是名片和企业宣传画册的结合体。其优势在于电子名片容量大，如果控制合理的话可以存放1000页A4幅面的内容，应用范围比传统纸质名片和印刷画册更广泛，更便捷，更直观，更充分，适于政府招商引资、推介会、促销会、企业宣传等。          2. 维条码名片 此类名片上没有我们常见的职业职务、手机、电话、信 箱、地址等信息，右下方有形如“马赛克”的正方形花纹图案--二维条形码，具备二维条码识别功能的手机扫描条码，便可立即解析整张名片的文本信息，包括名片人姓名、职务、电话、地址、和邮箱等事先录入的信息内容，这些信息便于存入手机，还能作为邮件直接发送。其优势在于它只需用手机摄像头扫描名片上的条码，便能快速、准确地将名片上的姓名、电话等个人资料录入手机中，可保存，也可发送，省去繁琐的文字录入过程。应用在商务交流中，更能体现企业实力、对客户的尊重、更利于沟通实效，长远发展更有助于实现移动商务。    3. 数字身份证名片 它是数字身份证是身份认证方式的一种，指先在身份认证机构注册申请获取数字身份和密钥，并用此数字身份、密钥签发文件，别人也可此身份机构求证你签发文件的身份，在此身份认证系统建立的个人身份信息即数字身份证标识式名片。其运用“双钥”识别印证原理，即在企业、单位、个人在互相信息交往中，先用公钥向接受者信任的身份认证机构注册身份，获取身份认证机构所发数字证书，用密钥对文件签名后，把此数字证书、签发文件及签名一起发给接受者，接受者向身份认证机构求证是否与你注册的签发密钥相吻合，由此来确定你的身份。数字身份证--网络通讯簿--网络通讯录，即将需要保存的联系人和联系记录通过网络的方式进行存储，以备自己随时随地查询的通讯录。系统可通过存储对方的数字身份证名片实现对联系人信息保持，永久获得对方最新联系方式，并可进行群组二 级分类管理，实现人脉网络的轻松管理。还可通过非通讯录方式记录 在网上，避免因手机、名片等物品的丢失而遗失对方的联系方式。其优势在于它突破了传统光盘的圆形外观，抗磨损、携带方便、传递性 高、资讯数位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的独一无二特性，使得盗版不易、稳定度高、保存易、收藏简便、兼具流行性时尚个性、高附加价值。          管理方法  鉴于名片类型不同，主要表现在它们的信息容量，输入、储存方式上，其管理方法也会有所不同，纸质名片可能主要采用传统的名片簿，而数字名片则主要依靠数据库或专门的名片管理软件进行管理，此外对于二维码名片还需要配备专门的二维码识别器等，但是无论怎幺，要有效管理这些名片，使其方便查找，首先都需要将它们进行分类规整，以下提供几种分类方法。   1. 按人脉资源的性质分。 2. 按行业分。  3. 按部门分。  4. 按地域分类，比如：洲—地区—国家—省份—城市       若名片管理是针对某一个部门的，比如人力资源部，那么可以做两种分法。 第一，将所受到名片中涉及HR的部分单独归为一类，剩下的则按以上四种方法进行分类。第二，在以上四种方法分类的基础上，把HR部门的名片放在最前面，其他的则按照部门、职位级别等排列开来。  除了将名片合理归类，要有效管理它们，还需要工作人员注意以下原则：   1. 将名片信息输入计算机，用Excel的表格管理，这样纸质的名片不仅有 了备份，还方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便会跳出查找对话框，在里面输入关健字，不管名片有上千上万份都能轻松找到。 2. 冷门名片应保留起来，以被不时之需。为避免名片生熟不分，混淆难找， 冷门名片归类另外搁置。  3. 出差、外出应随身携带名片薄或相关数据。  4. 定期整理名片，设定一个名片理事周期半个月、三个月或半年，依据联 络的频率筛选出较少与较常联络的名片，并且留意名片主人的最新动向，例如，是否已经升迁、跳槽等等。