做好下一步行动清单 让我们的工作行云流水

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写到下一步清单，就好像看到我建立时间管理系统的历史，从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体，也曾经用过可以和电脑同步的 Bonsai、Lifebalance，接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到苹果电脑上面的 iGTD，这六年来，还真的花了不少时间及心思，就是要找出最合适的管理工具及方法，为了写这篇文章，我也趁机问了问自己：

到底建立下一步行动的核心目的是什么？

这个问题让我思考良久，整合我这六年来的经验，终于体验到这个核心就是“专注”。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单，我们就无须担心有没有考虑到的事情，才能专注，而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。

今天我们提到的下一步清单，除了是六个流程的组织下面中一个资料库，也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。

但是何谓下一步行动呢？

我的定义是“任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动”。

而所有的下一步行动，整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单，就可以让我们执行时，迅速找出要采取的行动，就像有一台现代的GPS，遇到路口时，可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介，我们这就开始。

（1）完整的行动提示盘点

当我们的行动提示集中在一起，放在头脑以外的地方，就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯，盘点好对自己及他人的承诺，除了可以发挥整合的效益外，更是一个强而有力的好习惯。

也有网友提到，盘点行动提示是为了忘记，是为了放下，是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分，有时独自用餐，能跟自己相处，看看书，听听音乐，想想未来，除了降低压力，也能拓展我们的视野，这也是许多人做时间管理的目的。

但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程，做好时间管理的基本功，这样的情境是缘木求鱼 学习效率，过度理想化了。孔子说“己立立人，己达达人”，做好完整的行动提示盘点，增强时间管理能力，自然能有多出来的时间，这些时间如何运用，那就是个人的自由选择了。

（2）依照场合分类，批次处理

有许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合（context）分类，场合的意思，就是不同的工具（电话、电脑）、情境（自己动手做、当面沟通、思考）。例如需要打电话的下一步行动，我们放在同一个清单中，就可以一次打好几个电话；又如整合需要在电脑上面处理的清单，一次处理好几个电脑上面的事情，这就叫做批次处理。

经过调查，我们最浪费时间的动作就在于“切换场合”，举例来说，如果我们要发五封emails，但是分散在一天之内五个不同的时间来进行，一定会比一次发五封信更加浪费时间，我们也分析一下为何如此？

一来，不用切换场合，很多动作就不用再重复做。以发emails为例，其动作包括：坐在电脑前、开启电子邮件、扫描新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信，分纲要、写内容，检查错字，寄出信件等，这些动作如果批次处理，很多地方都能省下时间。

二来，我们在同一场合中，持续工作，常常都能越来越专注，甚至进入Mind like water(心境如水)的境界。例如活动前，需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时，专心持续打电话，就会发现，一开始打电话时结结巴巴，词不达意，越打越多后，就会有一些固定的话术，打起电话时也越来越high，电话中的说杂事时间也减少了，简单明?就能把邀请朋友参加活动这件事讲得很清楚，就能越打越快，省下许多时间。

依照场合分类，是我们时间管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上，将身边的琐事都处理好了，压力降低，思绪清空，自然专注力就能提升到较高的层次。

（3）做事时能行云流水

当我们买了一辆新车，开在高速公路上，就会觉得路上到处有许多同品牌的车子；自己刚当了爸妈，就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机制就像雷达，会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时，就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。

才刚写下要联络Michelle，就接到Michelle打来的电话，立刻可以讨论事情。
刚刚写下要寄出一封信件，就看到同事拿着包裹准备要去邮局，快点请她协助寄一下，省下自己的时间。
才想好要写一篇企划案，看看自己的书柜，就想到一本很适合的参考书躺在那里。

有了完整的下一步清单，我们在生活中就更加能够行云流水，不仅如此，我们的行动会由外界环境主控，逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源，产生解决问题的“综效”，除了解决外界环境要求我们做到的事情，又能结合自己想要往前推动的目标。

这也是我的真实体会，一开始进行时间管理时，都觉得累积的下一步行动数量越来越多（一直将外界环境的杂事加工成行动，所以事情变多），当运用清单得心应手后，运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法，外页环境的变化，常常成为我朝愿景及目标前进的契机，这时下一步行动清单反而由压力，变成通往成功的助力。

结语

下一步清单，就像是一个GPS，理面有许多附近环境的地图资料，我们看着地图，就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS，我们只能看见附近的景物，甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚，还要问路人才知道。

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