高效时间管理的秘密武器

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有些人为什么总是保质保量地按时完成工作任务、为什么总能有效地平衡生活？对这些事业的高效人士们进行调查研究后，发现他们拥有以下一些高于常人的秘密武器：
一、Deadline 提前两天
雪薇在一家日化公司工作，总是能准时下班，她把自己的高效归功于“两套计划”：“首先是工作的整体计划。每隔一段时间，我都要对负责的大小项目做统筹安排，计划好什么时候完成哪个步骤，什么时候整体完工。通常，我给自己定的最后期限要比公司的期限提前两天，以免各种可能的意外发生。而另一个就是每天的具体执行计划。我经常随身带着小本子，平时想到什么要做的事，随手记。晚上整理成第二天要落实的备忘录。”把Deadline 提前，就避免了意外发生造成的拖延和加班。
要高效工作，我们首先需要找到自己工作的真正重点，通过制定短期项目计划，辅以每周每月的定期检查来实现。当然，千万不要忘记老板的声音，要和老板一起确定自己的职责和目标，才能做到完成的任务是最有价值的；同时，在执行过程中，要让老板清楚自己的进程。有些老板不喜欢员工早下班，是因为他不知道员工的进度。
二、工作中，请勿打扰
常常听见有人抱怨“计划赶不上变化”，却很少有人会去寻找各种“意外”发生的原因。有时，别人随便打扰你，只是因为他们不知道这个时间不该打扰你，尤其是你一贯给大家留下的是随叫随到的“老好人”印象。时间漏洞就是在这种情况下产生的，比如有人问：“给我一分钟行吗？”他就真只需要一分钟吗？不可能！那怎么办？你可以回答：“我可以给你一分钟，可是你确定这一分钟够吗？我们还是3点钟到会议室谈吧。”要这样坚定地保护自己的界限，需要我们承认自己不是超人。当然，除了礼貌而又真诚地对同事说“不”之外，在职场上，我们还需要学会巧妙地向老板表明立场。如果老板突然让你接手另一个大项目，你可以回答：“我愿意接受这项任务，但是我现在正忙着你交给我的那个XX 计划，如果再接这个新项目，恐怕就不能按时完成那个了。您更希望我先做完哪个好？”
三、踢走办公室的凌乱
办公室的凌乱会成为事业的绊脚石。这里的条理，不仅是指铺天盖地的备忘录、草稿、账单、信件和各种各样的文件夹，也包括我们电脑里的信件、电邮、报告、阅读材料和数以千计的数据表格和重要文件。一个有条理的办公环境，可以帮助我们节约时间、专心做事、减轻压力，还方便我们休假时，帮忙的同事找到一件东西不会太难。面对一个实在的物体，你可以问问自己：我一年内用过它吗？如果房子失火了我会抢救它吗？并根据问题的答案确定是否要把它保存、送人、丢掉还是收藏。同样的道理，你也可以这样清理你的电脑，检查你的文件是否需要删除、分派、处理、标明日期并归档。
四、把黄金时间预留给重要工作
桃子在一家外企做市场分析，她说：“我以前也经常感到时间不够用，总是到了下班时却发现第二天要交的文件还没做完。直到有一天，我详细记录了自己一天8小时都在做什么，才发现原来自己总是先处理例如收发邮件、整理实验材料等简单的小事，拖到最后才做难度较大的工作，搞得自己很被动。
沉溺于工作和勤奋工作是两回事。一项针对《财富》1000 强首席执行官的调查，就算是这些被大众公认的精英，每天的平均有效工作时间也不过60分钟！在其他时间里，他们也同样都在处理各种日常事务。其实，绝大多数的人在一整天的时间内，只有四五个小时处于自己的最佳状态。在这段黄金时间内，你要集中精力处理以下工作：
1、完成高价值或者有重要意义的事；
2、做出关系重大的决定；
3、参与解决问题或集体讨论；
4、进行复杂细致的思考。
至于低谷时间，不妨就顺应身体需要，做一些简单工作。
五、工作90 分钟，休息15分钟
生活中常听到有人因为晚下班而抱怨公司、抱怨别人，但同时也有很多晚上8 点下班的人，每天上午的11点之前基本上什么工作也没有动手去做！“反正也要加班”，当我们用这个恶劣的借口让自己放心拖拉，工作效率低下也就不足为奇了。所以，越加班，越觉得事情做不完；越觉得事情做不完，工作时间就拖得越长。这样的恶性循环会让我们长期处在高压状态下，不仅降低工作效率，还引发各种疾病。所以，我们必须意识到自己要勇敢地为此负起责任，调整好作息。
几年前，《脑内革命》一书风靡，作者村山茂雄提到：愈懂得不“用脑过多”、“脑筋疲劳”的人，愈能有效率地把事情做好。所以，要学会时间分配法，才能把有限的精力发挥出最大的效能。根据心理学研究，一个人能持续集中注意力的时间，不超过90分钟。所以每工作90分钟，就要休息15分钟。
六、不做高耗低效的多面任务手
研究表明，当大脑一次处理多件事情时，每件事所需要的时间是集中精力处理一件事时的4倍。如果你一边接电话，一边写邮件，结果是两件事情你都要花费更多的时间。当你正集中精力在一项具体任务上，对外，你需要坚定地保护自己的工作状态不被打扰，你要学会拒绝各种干扰的诱惑。当然，你很可能在工作中突然想起什么其他的事情要去处理，把它们写在记事本上，然后马上回到原来的工作之中。另外，你还可以在开始之前主动避开能预料到的干扰，关闭网路，或者提前准备好咖啡，这样就不会再给自己找借口去休息室了。
七、利用好“时间市场”
歌手苏芮曾对自己说：“我永远都不会雇人来帮我打扫房间，我完全能自己做。”但后来她计算了自己花在打扫上的时间，竟然高达每年250个小时。“假设我的每个小时的价值是10 元钱，每年付出2500 元来交换和家人在一起时的好时光，不划算吗？”
如果有“时间市场”你愿意付出多少金钱来购买你的一小时？你的时间的内在价值不仅体现在你的工资单上。很多人把生命中宝贵的爱好、锻炼、睡眠、与家人和孩子在一起的时间无情消减，却没想过通过委托他人完成一些事情来创造自己的时间。比如你要完成一个项目的可行性报告，你可以委托市场调研人员来搜集资料，也可以请人分发调查表。

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