创造每天48小时的时间效率

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每年的最后一天，大家都在互问”明年新计划是什么”？讲起来都有气无力的，有没有工作都还是个问题！Well，既然明年可能是个消沉的一年，那么我们”因应”的另一种方式，或许就是改变自己的工作方式，让它更强。这周在美国刚好有一篇专栏文章，作者Mike Elgan喊出了”Work Ethic 2.0”（工作观2.0），受到其它部落客的热爱转寄（如这篇）！

这位专栏作家认为，”辛勤工作”已不能改变任何事，他认为，2009年上班族的重点应该在”专心工作”(Attention Control)。什么意思？我们还不够专心吗？作者提出一个有趣的见解，他说，全都是因为网络科技害的，让现在多了更多的”分心”，不是我们自己刻意分心，而是更多的”分心”自己跑来找我们。一天下来，我们觉得非常的疲倦，但有没有想过，这个疲倦到底真的是来自工作本身的疲累？还是因为中间分心多次，一天八小时下来，除了工作外，还和五、六个朋友聊天打屁泡妹搞暧昧，花了很多心智上的功夫，一天下来，谁会不累呢！

“专心”听起来蛮重要的，但我认为这个专栏作家并没有提出有效解决”分心”的方法，从”Work Ethic”这个字来倡导，显示这位作者极度保守，想把所有网络科技一缸子打翻掉。

他所不知道的是，现代知识工作者虽然被”分心”了，但也因为有了MSN，因为有了部落格，因为使用了Twitter/Plurk，因为Facebook……我们多了好多”武器”。举个简单例子，做某一件事情突然因为一个观念卡住，可以马上上MSN问一位学长，马上得到解答，原本得耗五小时的搜寻时间，缩短到五分钟搞定。学长平时是不会随便帮忙的，如果平常没”分心”去和学长多聊聊，怎么可能得到他的及时帮忙，省下五小时？

不过，就搭这个”工作观2.0”，我来讨论一下最近的新发现──

我觉得，面对现在高度分心的世代，我们该”硬”的不是工作不分心，而是”时间表”。

我发现一个新方法，自称为”黄金时间表”。

“黄金时间表”会因为你我的生理周期与作息习惯有所不同。每个人背后，都有一张他自己潜在的”黄金时间表”，只是很少人去发掘它。

分享这新方法前，首先我们要先认知一件事──知识分子虽然忙碌，但和20年前相比，”时间”相对的是比较多的。我们现在已经不必花时间应酬，不必花时间在图书馆（或数据室）翻箱倒柜只为了找一段影片或一句话，甚至要问什么问题只要上Yahoo!奇摩知识家，甚至，连通勤时间也因为地铁的便利而缩短。而且，现在许多人放无薪假、失业、或赋闲在家，所有的”财产”都在紧缩中，包括荷包，包括银行存款，包括信心……唯一愈来愈多的，就是大把大把的如同自来水一样不用钱的”时间”！

这，也正是我自己目前的状况。最近时间多，但事情更多，筹备一大堆计划，时间管理愈显重要，我是时间管理的白痴，所以很需要连白痴都可以使用的特殊时间管理法。我想，上天对每个白痴都还是保留了一个特色，上天留给我的特色，就是”写日记”的习惯。

最近我开始记下，我几时几分做了什么事情，对照下来，就知道我每件事情做了多久，不知不觉中，这样也记了近乎半年了。现在，我可以提供一个惊人的发现，我想这个发现，不只我自己是这样，应该每个人都是这样吧，只是大家都没有发现而已──

这个发现就是：同样一件事情，在不同的时间做，速度竟然可以快到两倍、三倍甚至四倍以上！而且，我们都以为周一到周五过的都不太一样？

但，由于我把每天早上中午下午傍晚甚至睡前的时间与”心情”都写下，我发现，虽然每天的行程非常不同，每天要忙的东西几乎都不一样，但心情却是非常固定的，很微妙，以前都不知道！周一的早上，就是这样的心情，周二就是这样的心情……这样的心情就带来这样的工作效率，而且并不是和心情有关，而是和我们在哪个时间点，做哪一件事情有关。

举例来说，我发现我常常在早上10点多就试着要写点程序，日记上是记着大约都是10:10~10:30之间开始，但往往写到11:30，才做一小样事情。但从11:30开始一直到中午吃饭前为止，效率是好几倍的时间。

我从来不知道这一点，一直到最近看日记才发现，为何每天都是从十点多开始，一直到十一点多才开始进入状况？

于是我做了一个小小的改变：我改成从11点再开始写程序。

结果：我每天写并没有减少。反而还因为自觉效率很高、很满意，所以写起来更有劲，写得更快又更多！

我也发现，我常常在下午2点试着写点文章，可能是专栏或新书推荐序，却怎么写都写不完，于是东摸摸西摸摸，一直到下午4:15左右回来，一口气就可以写完。

同样的方式，我现在改成在下午4点才开始写专栏，然后所花的时间竟然是一样多的。

然后，我就把原本早上10点多，以及下午2点多的时间，”挪”来用在其它地方。时间就变多了！

发现了这件事以后，整个人超high，马上把周一到周六所有的时间，都画成一格一格的，然后查看我自己的日记，挑出从前在每格中常常做得特别有效率的事情，把那件事情。写在空格里，以后，这张表就是我的”黄金时间表”，我可以按表操课！

我突然发现，我开始有时间上网MSN和别人哈啦打屁了，我也似乎开始有时间回email了？我开始有一些时间用双脚在这个城市里穿梭，顺便运动，看看这个城市的风景。我甚至觉得这是回来四年多以来第一次好好的看这座城市的。

自从我开始发现这件事，我才领悟，原来”时间管理”这个字还可以这样看！你看，大部份你我所知道的时间管理法，大多都是在”管理”大大小小的”事件”(events)，将他们排进一分钟后、一小时后、一天后，或是利用一些工具来帮助这样的安排，如果以计算机做多任务运算的角度来想，这样的时间管理法是属于”事件导向”的，无论有什么准备，基本上还是以”见招拆招”为主要原则，来一个事件，就处理它；再来一件，再处理它，一个人每天就是在”等”这些事件。

不过，当一个人的时间多了、分心也多了，这些事件都不是很实际的像老板交付什么事情我们就做什么的话，就变成”软事件”，软事件的执行率是很低的。所以很多人一旦在家习惯后，就会发现他们的事件愈来愈”软”，于是需要到咖啡厅等地来让这些事件”硬起来”，但这只是治标不治本，在外面工作、甚至和大家一起工作；做创意工作本来就是靠比别人更多的自由时间来压过别人的工作效率来完成更大的事情，这样的效率，可能比绑在一间公司还差。

我对时间管理有了更不一样的认识后，看，如果时间真的是有这么高的”固定性”，那么，或许时间管理可以有一个”黄金时间表”，来处理这些”软事件”。

也就是说，我们可以将每一个小时的时间视为一个又一个的”空柜子”，所谓时间管理就是如何将事情分类，然后塞到合适的”格子”。以计算机的多任务运算的方法来看，每天就是这么多”空格子”给你塞，而且规定自己”一定要妥善塞满”。这样的时间管理，不只是管理时间而已，或许也一并”管理”了自己的生产力、事业规模和个人未来了！

以上是"创造每天48小时的时间效率"的内容，本文的主题是“每年的最后一天，大家都在互问”明年新计划是什么”？讲起来都有气无力的，有没有工作都还是个问题！Well，既然明年可能是个消沉的一年，那么我们”因应”的另一种方式，或许就是改变自己的工作方式，让它更强。这周在美国刚好有一篇专栏文章，作者Mike Elgan喊出了”Work Ethic 2.0”（工作观2.0），受到其它部落客的热爱转寄（如这篇）”。时间管理系统(www.timebao.com)专注于时间管理，致力于为您提供最优秀的时间管理培训课程。如果你对以上文章内容感兴趣，那么你可能对以下文章也感兴趣： 中层管理人员职场管理时间法则, 团队业务的资讯和营销, 怎样提高个人生产力, 感谢您对本站的支持。

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