工作职责不断变化

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一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加另一项挑战：工作职责的定义在不断变化。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁从事的工作就是招聘你的时候要你做的事情？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，只有长时间从事某一任务明确的工作，你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的头脑保持清醒。
但是，很少有人能有这样的好运，这主要有以下两个原因：
1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市场、技术，以及所有者都在不断地更新变化，这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。
2.与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁和50多岁的人也信奉时代在不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简言之，人们不会长期从事任何单一职业。
现在很少有人非常清楚工作内容到底是什么，也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我们从外部世界获取了大量信息，同时，在我们的内心世界形成了同样巨大数量的观点以及与别人或自己达成的协议。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担如此庞大数量的事务。
旧的模式和习惯已显得力不从心
无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、Microsoft Outlook软件或者个人掌上电脑（PDA），都无法全面地帮助我们应对我们所面对的各种新要求。如果你已经试过使用上述任何一种处理方法或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中不断产生和转换的各种复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松、良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式，以使我们永远立于不败之地。
传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手，所以当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考，这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作要素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士就已经把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表奉为重要的管理工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。“1、2、3”优先顺序代码和每日开列的任务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要选择手段。如果你拥有作出选择的自由，你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。
你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容（至少在某种程度上如此）。而且，已为人们所证实的是，每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码，远远不足以应对一个普通职业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够把所有的事务按照“1、2、3”的顺序排出先后，也没有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即改变自己事先确定的工作日程。

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