对于每天处理的文档需要多少时间

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研究表明人们每天处理的文件大多没有价值，只有20％到40％真正重要，是大堆废品中的精华。很多人把这些文件理来理去，想把它弄得井井有条，却无奈实在太多，无从下手。问题的关键是要减少文件，而不是整理文件。

从你的办公桌开始向文件开战。完全可以让桌子保持整洁。如果桌子乱七八糟，不要找借口说：”我的性格就这样。”你无须成为完人，但完全可以做得更好。

效率专家Don Aslett（艾斯得）说：”桌子乱的人九成效率很低，管理不当，别人对他少有敬意。”也许一想到要把桌子收拾干净你心里就发怵，但是我们，试试看吧。

动手

收拾桌子时，可把东西分成两堆：一堆是文件，另一堆是非纸类物品。后者较容易解决，因此可以先下手处理。 问自己几个问题：为什么要把它放在我的桌上？用它做什么？使用频率有多大？应放哪儿？

把没用的东西统统扔掉。不要因为有地方放就把东西留下来。空下来抽屉没什么不好。接着该对付那些文件了。每张纸都拿出来，认真地问自己一个问题：我真用不上它吗？只可能有三种答案：会，不会，可能会。

如果回答”不会”，便 丢掉完事。保留用不上的东西毫无意义。如果回答是”可能会”，就把它装到一个大盒子，或者空抽屉里。把它放到一边，如果想要用，知道在哪儿就行了。

对大多文件，回答可能是”会”。那就问一下：它能帮我或别人完成什么有价值的事吗？ 要是回答仍然是肯定，那就问第二个问题：我会在什么时候处理这件事？定下时间后，再问第三个问题：应把它放哪儿？

人们保留文件常常是为”以防万一”。问题是大多数人都没有仔细考虑过判断标准，什么该留，什么该扔。结果是什么都留下来了。

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