九个基础的时间管理知识

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每个人都有过这样的感觉：自己一直很努力、很忙碌地工作，并没有将大把的时间浪费在悠闲的下午茶上，然而每每遇到需要解决的问题，一番“拼搏”之后，时间因素仍然会成为最大的障碍，以致久而久之心怀疑问——为什么我的时间总不够用？

并非只有发呆空想才会消耗时间，也并非时时刻刻绷紧发条就能提高效率。“用”好时间只是其一，事先筹备与合理规划更可以减少浪费、避免陷入“欲速则不达”的尴尬。解决方案是从细微处着眼改进。

本文提出9件“小事”可以帮助你改善自己的时间管理，它们小到可能从来不被注意，但却正是多数人长期徘徊在紧张局面的“症结”所在。

整理桌面

人们总会在一段时间之后，一次性地将自己的桌面从杂乱无章整理得井井有条。但通常实际上只是将东西重新摆放一遍、“面子上过得去”而已，一旦需要找出某些特定的物品，仍不免翻箱倒柜。

问题关键在于人们没有一定的操作原则，因此很难找到自己所需，这使得许多人每天要花费一个小时左右来查找文件。因此形成良好的文件处理习惯相当重要，如果能够及时阅读并根据标准原则归档、转交相应人员或直接丢弃，那么案头的“常驻”文件就会大大减少。

简单地随手堆砌决不是所谓的整理桌面，妥善处理任何送到手边的文件才是有效的手段。正如管理哲学大师亨利.法约尔早在19世纪初就建议的那样：无论人或物，都应各有其所，亦应各在其所。这样的建议适合于生活的方方面面，而不仅局限于桌面。

养成及时预览习惯

当今信息爆炸的结果是人们根本没时间接受所有的信息，而同时却又有人为找不到需要的信息而苦恼。有人喜欢把大量尚未浏览过的阅读材料放成一堆或几堆，更有甚者还可能会在身边存放好几箱读物，导致要读的东西堆积如山，最终完全没有兴趣，也没有时间去阅读。

处理资料最为有效的方法是在收到后立即预览。对于订阅刊物，预览中可以把感兴趣的文章摘出，而其余的则可以丢掉或再收集封存起来。摘出的文章单独放在一起，可以细细品味。对于技术参考性材料也大可不必逐字逐句阅读每篇文章，用略读方式快速浏览，在关键细节上作出标注、笔记后归档保存，以便日后参考。而对于通知等具有时效性的材料，抽出时间仔细阅读是必要的，但过期后就应及时清理。

管理电子文档

随着互联网发展，计算机逐步成为办公核心设备，但即使具备更强大的搜索能力，许多人仍然会为了寻找需要的文件而花费半天。按照文件主题清晰标明文件名，设置合理的目录树会为今后开展工作节省大量的时间，这对于图片、音视频等非结构化的内容更加关键。

另外，电子邮件管理是另一项保证时间安排不被打乱的工作。随时而来的电子邮件常常分割了人们原本完整的工作时间，从其他工作转向去阅读、回复邮件会降低效率，并会因处理邮件而导致其他工作无法按时完成，以致这种本用来简化生活的信息技术却常常会占用使用者整天的时间。建议关闭邮件到达消息通知，重新规划邮件处理频率，设定好一个时间，养成每天在完成一个阶段的工作后，统一对邮件进行处理的习惯。

做出任务清单

不论是使用在高科技时代稍显落后的纸笔，或者利用先进的PDA，列出一份结合任务清单的日程安排表都不失为一种改善执行效率的有效方法，它可以帮助人们有效地关注、跟踪需要完成的事情。在一天中，不时回顾这份清单并把已经完成的项目划掉，就可以对工作进度一目了然，并保证完成最重要的事情。

总是忙忙碌碌并不说明效率高，因为这并不意味着你把时间用在了处理重要任务上。

在刚开始制作任务清单的时候，可能会觉得制作过程相当麻烦，甚至也有浪费时间的嫌疑。但在习惯之后，一个提示重要事项的列表仅用三言两语、三五分钟即可完成，或者直接印在头脑中。关键是，拿出一点时间来规划更多的时间，这很值得。

控制会议

随着业务会议的增加，对之有效管理以保证工作效率显得至关重要。而且因为会议必须占用所有参会者的时间，这种影响甚至大于电子邮件。管理会议最简便的一种方法是对之分门别类，尽量做到集中和统筹，这有助于降低话题重复占用时间并提高会议效率。

要特别重视会议的准备和组织环节，关注细节安排，以免因提前准备不足而致使会议拖延，每个推迟的会议都会对企业造成波浪效应，使许多计划被迫更改或者后续的会议要顺次拖延。

另外，虽然会议起始和结束时间理论上应该做到守时，但在会议间安排一段间隔可以让组织者从容应对特殊情况，这样的间隔可以是15分钟或半小时，不但具备“缓冲”作用，而且还可用来整理上一节会议记录并对下个会议进行准备。

设定休息时限

不论什么原因，如果你觉得眼下确实难以继续手头的事情而想稍微“走个神儿”的话，那么勉强坐在座位上反而会对不起自己的时间。这种时候，不妨给自己设定一个合理的时段（例如15分钟），然后离开当前环境放松一下，稍微起身活动或者听一首歌。在自己设定的时间内，暂时不去想工作，甚至也不必去想“还有几分钟就要回去”这样烦人的问题。不过，一旦认为自己状态恢复，那么就应尽快把时间用到该用的地方上去。

注意联络技巧

尽管电话通信是伟大的发明，但其效率并不高，许多时间花费得毫无收益：最近的调查显示，人们有效的通话时间仅占电话总使用时间的20%。

为了增大联系成功率，最好在工作日的早晚打电话，而不是在中间，因为这是安排见面的黄金时间，别人很可能会事务缠身。或者通过留言电话或手机短信来传递信息，而并不总是需要直接和对方通话，但留言务必言简意赅，当留了信息之后，给对方一个建议回电的时间会有更好。

降低客人滞留时间

开放办公区政策时常引来不速之客，其中有些可以在他们进入办公区之前就拒之门外。但如果对方结束了业务而且还迟迟没有离开，则有许多微妙的非语言技巧：最简捷的方法是站起来，引导对方走向门口，表示谈话和来访的结束；此外，还可以用诸如“那么，还有什么事吗”或“你走之前”等暗示性的词语来结束会晤。

合理利用等待时间

许多任务都可以利用等待时间完成，或者更简单的办法是在等待中处理信息，比如把正在阅读的材料带上随时阅读一些，可以有效利用等待时间。人们往往不会留意等待所花费的时间，如：开会时等待其他人到场或上线，对这种等待时间加以适当规划就能够完成更多工作。对于零散的等待时间，切记积少成多的原则，人们常常觉得几分钟的节省不足为奇，但如果每天节省5分钟，那么一年下来所节省的时间就相当可观了。

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