时间管理的基本要点

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

一、 时间管理法则

再回到刚才提到的那个故事中来，我们一起分析一下，艾维到底讲的是什么方法？

艾维的话中反复强调了这么几个词：6件事、重要次序和明天。

实际上，针对这个故事，或者说是案例，管理界已经总结和提炼出了相应的更完备的时间管理法则，他们分别是：

6件事法则、要事法则和15分钟法则。

6件事法则：

1天中选择6件最重要的事情，而且是这1天最需要完成的6件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大多数精力都放到这6件事情上；

要事法则：

选择好6件事后，先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的5件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这6件事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时候，都是在做当时最重要最紧急的事情；

15分钟法则：

以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成，只要我们每天下班前抽出15分钟做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人们总是在说“一日之际在于晨”，现在更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”，就来源于此。

这就是时间管理法则。

二、 时间管理原理

上面提到的时间管理法则大家觉得有道理吗？有启发吗？觉得可行吗？

呵呵，觉得有道理，有启发是正常的，可是，觉得就这样就“可行”了，我就有保留意见了。

还是前面提到的管理思想很难“落地”的第二个主观原因：“只要…就…”心理，只要我们公司每个人都能严格按照时间管理法则办事，我们公司整体的执行力至少能提高50%。

这句话本身没错，可是，这个“只要”却真的很难实现。

这个法则，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功。可是，你考虑过这么几个问题没有：

舒瓦普的企业和你的企业真的一样吗？条件有多少是相同的呢？

舒瓦普当年为了推行这个法则又是怎么做的呢？又采取了哪些关键性的措施或者法则呢？

更重要的是，100年前的美国和100年后的中国环境差异有多大？在那时可行的法则，现在到我们这就也能行吗？如何才能行呢？

在大家思考这些问题的同时，我再给大家介绍一下舒瓦普的伯利恒钢铁公司的现状：

2001年，美国第三大钢铁公司伯利恒钢铁公司10月１５日宣布，由于廉价进口钢材的冲击和“９?１１”恐怖袭击事件导致钢材需求进一步下降等原因，该公司已于当天向纽约一家法院申请破产保护。

2003年，新华网华盛顿１月６日电美国国际钢铁集团６日表示，有意收购美国伯利恒钢铁公司，并将由此组建北美地区最大的钢铁公司。

大家现在有什么感受？

我在和老总们交流的时候，经常提到“管理三元素”，喜欢把管理者比作剑客，因为管理不能仅仅停留在理论上，真正的好管理一定是在实战中得以体现的。正如剑客，他在实战中需要一把剑，剑本身只能作为工具，如果你不会剑招，那么你的剑越锋利，可能伤你的就越深。

同样，同一把剑，同一个招式，不同的剑客使出来，效果可能有天壤之别，问题就在于不同的人拥有的内功不一样，所以，管理中，同样的方法，在别人企业里能够起到效果，到我们这却不一定能成功。当我们遇到问题的时候，千万不要对照别人类似的经验来照搬，更不要指望别人能帮我们提供一种实际的解决自己问题的方法，管理中没有万能钥匙。

你要想真正解决你遇到的问题，借鉴别人的经验是应该的，但一定要先透过别人成功的经验，找出经验背后更深层次的原理或道理，领悟这些道理（内功）之后，再结合自身的实际情况，自行设计和调整真正适合自己的方法。

时间管理也是如此。

有些人在时间管理上存在一种误区：认为抓住每一分钟，每一秒钟就是做好时间管理了，就是合理利用时间了。

实际上，关键不在于你是不是每分钟都在工作，而在于你是如何安排你的时间的，你的时间是零散的还是整块的。

这里有个“时间块”的概念。

我们先说个大家都能体会的实验。现在你要写一篇报告，如果给你独立的时间，完整的时间，在这段时间里你除了这件事没有任何别的事情打扰你，你可能只需要5小时就能完成，而且写出的报告非常漂亮。

但现在换一种模式，给你5小时的时间，但这5个小时不是独立的，完整的，而是5天中每天上午半小时，下午半小时，这么零散的，加起来一共5小时，这样下来，一星期你很可能都不能完成这份报告。

这就是“时间块”原理。

他告诉我们，我们要把一天的时间尽量合理的分成独立的完整的时间块，在每个时间块中都只专心的做一件事情，尽量不要被别的事情打扰，而且，尽量不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中。这样做，我们的效率是最高的。

艾维的那段话中，关于时间管理的还有另一个原理——“要事优先”原理。

他告诉我们，我们始终要做最重要最紧急的事情，因为当我们在做一件并不是最重要最紧急的事情的时候，即使我们拥有了独立而完整的时间块，我们也很难做到“专心”，因为那些比这件事更重要更紧急的事情会时时“骚扰”我们的“心”。所以，我们一定要做到“要事优先”，先选择最重要、最紧急的事情去做，当我们时时刻刻都在做当时最重要最紧急的事情的时候，我们才能获得最大程度上的“专心”。

这就是时间管理原理。

这就是时间管理法则背后的东西。

在实际中，我们没必要严格按照时间管理法则，一定要强调6件事，而是应该更好的理解，并结合我们的实际去运用好这个时间管理原理，提出真正适合我们自己的时间管理法则，只有这样，我们才有可能做到“落地”。

三、 时间管理“落地”

但是，时间管理原理依然还是停留在理论和思想上，到底该如何“落地”呢？

我们来看看A6能帮我们做到哪个程度。

要想真正“落地”，我们首先就要先分析好，“落地”难的真正原因。下面，我们分别从员工和老总两个角度来分析时间管理的“落地”。

1. 员工的时间管理

在谈到这个问题的时候，有不少老板很苦闷，每天都严格要求每个员工写工作计划，也尽量要求员工们做到“时间块”和“要事优先”。刚开始的时候，大家还都这么做，可是，慢慢就淡下来了，总觉得计划没有变化快。每每问到怎么回事的时候，答案都是一致的：

计划的东西基本没用，真正执行的时候，往往同事、领导就有事情，反正不知道哪里来的事情，都是些计划不出来的事情，就都来了。做计划的时候，死活想不到，问他们也都说不上来，可是一旦计划写好了，真正做的时候，什么事就都来了。我们还是“乱”了，“时间块”对我们来说好象没有什么意义了。

非常痛苦，却又是非常普遍，非常现实。

问题在哪？

a) 传统沟通模式的实时性

第一个问题就是：传统沟通模式的实时性。

什么意思？

就是说，在传统的沟通交流方式下，沟通的双方必须是实时的，必须同时关注于同一件事情，否则就不能形成沟通。

比如说，你要找小张谈个事情，你就得先看看小张现在有没有空，你如果现在去找他，就一定会打断他手头正在做的事情。于是，他的“时间块”就必将被你打散，对于他而言，你就是个“突发”或者“意外”事件，这个事件就很容易破坏他的“时间块”。

反过来也是一样，我们的“时间块”基本上就是被这个传统沟通模式的实时性无情的给破坏掉了。

怎么办？不可能不沟通。而且传统的沟通模式是最基本的模式，也不可能完全抛弃，你也抛弃不了。

这就跟以前我们的交流一样，必须面对面的交流，后来，发明了电话，我们可以约定好了时间和地点，进行远距离的交流，在传统的沟通模式上增加了一种新的模式，可以不用见面也能交流。

可是，电话的交流方式还是要求双方必须都在固定的电话机边上，有急事很难找到人。于是，后来手机出现了，不仅能够实现远距离交流，而且实现了移动交流。

现在，对于我们管理而言，出现的问题是，不管上面哪种模式，都不能解决实时性的问题，怎么办？

在A6中，进行沟通就没有这个实时性的问题。

当我们需要与某个或某些同事沟通一件事情的时候，我们可以直接利用A6特有的柔性流程设计根据自己的需要随意建立适合自己的“协同”事项，把我们需要沟通的事情，事项的背景、现状、目的、要求、困难、计划等等等等我们需要沟通的信息填写下来，还可以带附件，以串行、并行或多层的沟通过程，直接发送给我们需要沟通的同事。

更为重要的是，在这个事项信息中，我们可以判断并填写该事项的处理时限，该事项的重要程度，系统会在所有需要沟通的同事【待办事项】中自动按时间的紧急性和事项的重要程度进行排序。

这样以来，我们同事收到信息后，不必当时马上处理，就完全可以根据自己的工作安排，同时根据系统中事项的重要性和紧急性进行判断和选择处理。必须当时处理的，才马上处理，其他事项就可以放到以后，统一处理，这样，既保证了自己计划中的“时间块”，同时，又把以前无法分身的“琐事”集中起来，形成另一个“时间块”，自己的时间管理主动性和自由度就大大提高了。

而且，当事项发起之后，收到事项的人可以根据自己的情况进一步增加流程，让更多的人加入进来，这是“柔性流程”的一个表现。比如，我们大家在探讨某件事情的时候，到一定程度，突然发现某个方面单靠我们这些人是不够的，需要请另外的同事加入，很简单，我们就可以自由的将现有流程延续下去，让其他人很方便的加入进来。

同时，我们可以围绕这个事项，方便的跟流程中所有的参与人员进行交流，A6中这个功能叫做“流程震荡”。这样以来，我们就能在相对快乐、边界的交流中很好的规避了传统沟通中的实时性问题。

以上是"时间管理的基本要点"的内容，本文的主题是“更为重要的是，在这个事项信息中，我们可以判断并填写该事项的处理时限，该事项的重要程度，系统会在所有需要沟通的同事【待办事项】中自动按时间的紧急性和事项的重要程度进行排序。”。时间管理系统(www.timebao.com)专注于时间管理，致力于为您提供最优秀的时间管理培训课程。如果你对以上文章内容感兴趣，那么你可能对以下文章也感兴趣： “时间管理四象限”, 假期过后 调整是关键, 零星的时间 助力成功, 感谢您对本站的支持。

时间管理系统原创文章，转载请注明出处。原文地址：sporadic-time-boost-success.html