40条的时间管理准则

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“不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用”。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了四十道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行为。希望管理者至少每隔六个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改进。

1.我是否用尽面订下一套明确的远期、中期、与近期目标？

2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？

3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次序？

4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？

5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？

6.我是否在于富于效率的时间内做重要的事？

7.我今天会否为达成远期、中期、或近期目标做过某些事？

8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？

9.我是否善用上下班的时间？

10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡？

11.我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？

12.我是否尽量将工作授权他人处理？

13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理？

14.我是否根据“权责相称”之原则从事授权？

15.我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”？

16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈？

17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间？

18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通？

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19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理？

20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班？

21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策？

22.我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定？

23.对对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动？

24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限？

25.最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动？

26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然空余时间（如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上）取出处理？

27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用（80/20原理“（即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊）以对付之？

28.我是否真正能够控制自己的时间？我的行动是否取决于自己，非取决于环境，或他人之优先次序？

29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理？

30.我是否积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作？

31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来之一切？

32.我是否将时间的货币价值铭记于心中？

33.我是否腾出一些时间为部属提供训练？

34.我是否尽量将电话集中在一起？在打电话之前是否先准备好有关的资料？

35.我是否拥有一套处置各类文件的系统？

36.我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰？

37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因何在？以后如何补救？

38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径？

39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能？

40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱？

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