时间管理系统:工作表与时间表（十二）

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厂商没有继续跟进，就要负责追踪到底

继续跟进（follow-through）并非意味着只追踪问题，也要有结果。我的同事无法理解，因为厂商没有早两星期前回复他而让他的项目延后，为何上司对他的表现不高兴。厂商没有回复又不是他的错，不是吗？

真实世界不是这么回亊的。你不能假设厂商一定会回复。你要负责把项目适时地完成。这里有些秘诀：

l? 每天找厂商直到联络上为止。一天至少找一次，别等厂商主动找你。

l? 一大早就找厂商。如果一天中能提早联络上他们，他们就可以花当天剩下的时间，官僚主义地寻找、回复你需要的答案或结果。而如果是在快下班时才联络上，那么到隔日早上你的请求已经被忘了（他们没看这本书。）

l? 在笔记里记录你联络厂商的事实。当事情变糟糕时，这个记录就有用处了。

l? 一定要留言。你需要留下打电话的证据。没有留言等同于没打电话。每次留言不必另创新意，照着以下格式说即可：我是（你的名字）。请回电（你的电话号码）。我需要关于（项目名称）的（更新/什么都可以）状况。谢谢！如果没说出打电话的理由，结果会变成玩电话追人游戏。如果说出你需要什么，那么不论厂商是否能联络到你，他们都可先自行找出答案或结果。但是记住，留言要简短，并且要把电话号码留在开始而不是结尾的地方。

相对于问题的追踪，订单的追踪则不宜等到发货人提供追踪号码和（或）到货日期才追踪。

关于发货会延后的亊情，我曾经被厂商（以及采购部门）刺激过许多次。“喔，这个订单已经搁置在这里一星期了，因为有个表格需要你传真给我。”那为何不主动告诉我？这些人不是拿佣金做亊吗？是否他们找到一些神奇的经营模式，不用把产品出货就可赚到钱？

“还需从我这买些什么吗？”这是一个很愚蠢的问题，因为我问了很多年都没有成功过。我一直以为积极性很高的业务人员会借这个机会赶快完成交易好得到佣金。错了，真正的问题不是由我来干涉所有的障碍。有可能是信用度必须被核对过，或是有一个设计需要内部的签核。技术上来说，这是采购部门的人该做的，而不是我。人们不希望好像是在替你做亊，因此会很礼貌地回答这个问题说“不”。实际上，如果知道这些障碍不是我能控制的，至少我还能管理它们，换言之，我可以打电话给采购部门，确认他们排除障碍没有。

因此，当所有亊情看来都完成后，我就问魔术式的问題：“可以告诉我，什么时候会送达？”突然间，就像敲到业务人员的脑袋一样，告诉我：我真的做好了或列出障碍列表:产品要到明年春天才有或是已经填好信用申请表，还没送到财务部门。这些都是真实的例子。

一旦我得到交货日期，问题就改为“可以给我追踪号码吗？”这问題可以真的证实订单没有遇到陣碍。对于重要的项目，我会每天打电话问，直到收到追踪号码为止。我总是在早上打电话，而且如果是留言的话，我一定很礼貌地留下口信。

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