时间管理的循环系统（三）

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在揭示循环系统前，我要说明一点，即系统管理员所使用的一般系统不管用，这包括：散布型笔记系统（Scattered notes system）和毁灭型的永续增长工作表（Ever-Growing To Do List of Doom）。

散布型笔记系统意味着，随机在纸片上写下笔记或有多种工作表到处散布着。我最喜欢的一种是，看到计算机屏幕被黄色条形的粘贴笔记围绕着。每个贴纸代表行动项目吗？一个提醒吗？电话号码？谁知道？这些项目的优先级呢？如果掉下一张呢？这实在太混乱了。

当你在会议上得到任务时，就会填一张新列表。现在必须管理两个列表。然而，有一张列表被你随着其他纸张一起丢掉。现在，你不但跟不上其他会议的脚步，也无法在限期内完成工作。这不是好情况。

另一个极端是毁灭型的永续增长工作表。通常，当某人知道有许多列表或纸片而不太好追踪事情时，因此就买本笔记簿，然后宣称这就是他的一本清册。不会再混淆了，对吧？他很勤快地随时带着笔记簿。一有新任务就马上记到笔记簿，只要完成旧的工作就将其划掉。一开始还进行得很顺利，但是到后来开始失败，因为很难安排优先级。由于我们的眼睛只倾向于看最后（最新）的几项，因此老旧项目容易被忘记。

这个系统会失败的最重要原因以及为什么我称它为毁灭型的列表，是它没有完结，非常容易令人沮丧。你工作再工作，一再工作，而列表看来永远是那么长！虽然你划掉了完成的项目，但是新项目不断地出现在最后面。当你划掉项目直到簿子中间时，页数开始拉长，但是有一个项目远离起始页，好像永远无法完成。很快地，你必须翻找划掉的页面，去找出那个没被划掉的项目。你倍感压力，因为怕遗漏未完成项目，而它藏在已划掉项目的页面里。

最糟糕的是，这是完全扼杀自尊的行为。你永远无法得到完成任务列表的成就感，因为列表没完没了，这就是毁灭型列表。

Newman：我是美国邮政工作者。

George：就是那些老是发狂，然后带着枪回来乱射杀人的人吗？

Newman：有时候啦。

George：为什么会这样？

Newman：因为邮件没停过，它就是不断地进来！进来！进来！永不停止，从不间断。每天越堆越多！越来越多！而你必须让它出去，但是让它出去更多，进来的也更多。于是读条形码机坏了，而且是业主的票据交换日！

——“The old man”片段418

如果散布型笔记系统太乱，而毁灭型的永续增长工作表太令人沮丧，那么循环系统就恰逢其时。它使用一个设备（不是PDA就是PAA），它可以随身携带并有同时存储所有事在一个地方的额外好处。循环系统让你每天在完成一天的列表时，最后都有完成任务的成就感。

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