时间管理系统:工作表与时间表（七）

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步骤7：重复

假设今天是星期二，你可以重复使用循环系统在每日列表的项目。

今天我将介绍一些高级的主题并展示如何管理它们。尤其是循环系统如何运作在请求追踪系统、语音信箱以及干扰等方面。

创建每日时间表

你应该先检查日程表的任何约会并填到今日时间表以开始每天的工作。今天没有会议，所以你的以小时为单位的时间表除了一小时的午餐外都是空白的，这也让你的典型的一天9小时的工作只有8小时的时间。

嗯，目前为止一切良好！创建每日（星期二）工作表

昨天有4个新工作加到你的列表内。我们就称它们为工作1、工作2、工作3和工作4。这些低优先级的工作在员工会议时是委派给你的。它们并非像昨天你做过的工作那么重要，所以你直接把它们记录到首要工作表，你认为这样比较实际，而这刚好发生在今天（星期二）。这是你昨天管理时放到今天的工作表中的。当你今天到办公室时，语音信箱的留言灯闪烁着，因此听取3个留言并将其记录到工作表内，即使这些留言没有要求任何行动。

第一个留言是公司注意事项的公布——大楼的东边进出口封闭。你很“高兴”他们浪费公司里每个人的时间，因为显然你从来不想知道整个建筑物的配备，还有那吓人的警示说“关闭东边出口”可能的意思。由于这个信息并不要求你采取行动，所以可以马上划掉那个项目。

下个信息是Cisco业务人员留的。你记下电话号码，因为你将回电话给他（但是在你划掉该项目之前，要先确认联络人数据库中（第十二章将详解）的号码是否相同）。第三个信息是一个业务员的促销电话。你并不打算回电，所以写上“垃圾”并在“完成？”栏里标记“X”将其划掉。你的星期二列表就像图5-8—样。

今天还没开始就完成两项工作！真优秀！

你可能好奇着，为什么才记录下工作，就立刻将其标记为完成？这么做是因为它成为你的电话呼叫记录，这是个好的“保护”方式。这也是为何我喜欢用PAA胜于PDA的原因之一。使用PAA，可以方便地立刻划掉写下的垃圾项目。

我提过很多次关于使用一种“请求追踪系统”是个不错的主意。然而如何在循环系统内处理它呢？你可以每天规划出具体的时间去处理这些系统的请求票（request ticket）。我以前的一份工作，每天预定花三分之一的时间处理这些请求票。因此，每天多加两小时的工作来调用请求票到工作表。我不会在早上的两小时时段内处理这些票，当我需要处理它们时，我宁愿另辟时间来处理这些请求票，因为这些请求的其中之一有可能变成具有无法预期的优先级。

在一天中最有价值的一小时内我也会有很多的干扰。这些干扰是我服务客户需求的重要部分，因此我也挪出时间给他们。

注意：如果我建立了共同干扰防线，在我做防护物时我会写上“MIS”的牌子。而在这段时间内如果做了任何项目的工作，算是我赚到了。

现在你可以计算一下有多少小时的工作你要做，结果是11.25个小时！只有8小时却要做11.25小时的工作，该是安排优先级的时候了。任何“今日到期”的项目立刻成为人优先级的。磁带库问题昨天排在人优先级，它已经完成一半。因此，完成这个工作在今天显然地成为人优先级的。

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