时间管理的循环系统（二）

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别信赖你的大脑

一般而言，系统管理员都很聪明。你聪明，我聪明，我们都聪明。我们靠脑力达成我们的髙度境界，而不是靠发达的肌肉。当然，好的外表有帮助，但是深入我们的心的是“大脑”的工作。平均而言，人在短期内有能力记住7样事情，加减2项（7±2）。那么本书读者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天啊！你还能边看漫画书，大概有10吧（加3项）。

翻开我的工作表，我看大约有20项，哇！这比10项还多很多。

我的大脑无论如何也记不住20项，我需要一点外在的存储器，你也是。

我希望，当我说“别信赖你的大脑”时，你不要觉得受羞辱。

我是不相信自己的，所以每次都写下每个请求。无论使用PDA还是PAA，当有人要我做某件事时，我都写下来。这变成一则箴言：

每次写下每个请求。

我的大脑觉得不被信赖而有点受辱。当有人要我做事时，大脑开始叫：“我记得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能让我重新想起客户的请求的灵感，是当我面对客户气急败坏跑来对我抱怨说我没有完成他的请求时，而我只能以蹩脚的理由说：“我忘了。”

第二章讨论过委派、记录和执行。当我们委派一个工作时，我们不需要记录它，虽然有时聪明地记录它后，可以追踪受委派的人是否完成请求（我们称它为兄弟的守护者）。

另外，如果我们要立刻执行请求，就不用写下来。如果有人要求你：“请把盐递给我。”我不必把“递盐”写到工作表，然后再划掉它，这样很荒谬。但是，如果有人要我做某事而我回答：“没问题，等我把这件事做完，就来做你的。”我就会记下来。别把“当我做完这件事”和“马上就做”搞混。事实上，对我而言，不写下来最大的诱因是我认为我记得住下一个要做的事情。

我们可怜的大脑。它们被我说不能记住每件事而受屈辱。但是请记住，大脑也是保持我们自尊的地方。有时候，自尊会跨越它的边界，并且过度推销它的好朋友——大脑。当你听到自己想说：“我不想写下它”或者“这次我要来个例外，我怎么可能忘记这个请求？”时，记住这是你的大脑自大到像蒙大拿——过度承诺,就好像微软的销售人员试图达到他们的月度业绩配额一样。

如果要让大脑觉得受较少的羞辱，记住，别把事情填入无趣的工作表，我们把这件事保留给精力旺盛的工作。在第1章，我提及有关爱因斯坦的故事，他试图消除其他脑力工作，像是如何决定每天穿的衣服，然后保留更多的脑力给物理学。传说也曾提到，爱因斯坦从来不记地址或电话号码，甚至包括他自己的。比较重要的几个号码他写在纸条上塞在他的皮夹里，因此不会用尽珍贵的脑容量。当有人问起他的电话号码时，他回答说电话号码在电话簿并礼貌地请人们自己找。要像爱因斯坦一样，保留脑力给系统管理。

如果有人提出请求而我没带着笔记（这种事通常发生在我上洗手间时），我会直接把责任留给请求者以确认他的请求被记录。例如，我会说：“哎呀，我赶着去开会，但又不想忘记你的请求。请你答应我寄—求助（这会在请求追踪系统创建一个请求票）E-mail，上面写—Glenn，我需要x-y-z，详情问Tom。“我知道，我把记住请求这件事的责任放在笔记上或加在请求者身上，就是别放在大脑内。

我不信赖大脑能记住东西，相对地，我信赖纸张。一旦写下后，它就在那里。如果有10项工作记在纸上，我不用担心它会消失。类似“会消失的墨水”这种东西只存在于卡通里，而狗也不会吃掉我的作业。

我也信赖PDA。虽然我怕PDA坏掉或不知怎么的失去数据，这就是为何我使用PDA的同时备份数据到文件服务器。相对于一定程度的我的大脑忘记事情时，PDA就和纸张一样值得信赖。

完美的PDA环境

当PDA刚问世且没有多少品种时，我对特定的品种设了一个标准化的环境。系统管理团队在文件服务器上设定PDA同步到用户主目录。因此，用户数据可以有规律地备份。

当PDA坏掉时，我们有备用品，将它放入个人的同步底座，那些数据马上就会回来。由于大家都有同样的PDA，当我们在处理坏掉的PDA时，人们很快就拥有备用品。

这么做对于使用PDA的团队来说非常方便舒适。今天有更多种PDA硬件，使得这种服务较难以提供，但是仍然可以做近似的较小协调。

以上是"时间管理的循环系统（二）"的内容，本文的主题是“平均而言，人在短期内有能力记住7样事情，加减2项（7±2）。我的大脑无论如何也记不住20项，我需要一点外在的存储器，你也是。我不信赖大脑能记住东西，相对地，我信赖纸张。一旦写下后，它就在那里。如果有10项工作记在纸上，我不用担心它会消失。”。时间管理系统(www.timebao.com)专注于时间管理，致力于为您提供最优秀的时间管理培训课程。如果你对以上文章内容感兴趣，那么你可能对以下文章也感兴趣： 会安排时间的人都是成功的人, 怎样提高工作效率 紧抓时间管理三要素, 如何改善时间管理, 感谢您对本站的支持。

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