时间管理系统:工作表与时间表（三）

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步骤3：排列优先级以及重新安排

下一步，以一个简单的优先级系统为基础来标记每个项目。我曾试图在一个优先级系统中从1到100排列各个项目，但是太过于复杂。一位朋友指出在周期中实际上只有三种优先级：

• 期限就在今天，必须马上就完成。
• 期限很接近。
• 除了上述两项之外。

为了简单明了，就将这些期限称为A、B、C任务，将它们标记在优先级列表上。图5-5展示我如何把第一天的工作排列优先级。

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处理超时工作

在工作表上共有9小时的工作，但是只有6小时可以做它们，如何处理超时（overflow）的工作呢？

错误的做法是加班。你的社交生活是无价的。你因忽略社交时间而变得烦躁，这并没有帮到你的雇主。你只要吃得好、得到很多正常的睡眠、运动以及参加非工作性质的活动，就会工作得很好。

最简单的做法是转移C优先级的工作到明天，让B优先级的工作有充分的时间去做。这就是每天有一份工作表的好处之一，我们可以随便移动工作项目。这里有些运作良好的构想：

l? 把低优先级的工作移到隔日。这是我最常用的选择。设定优先级的原因就是无法一次把所有的事情完成。因此，把一些C和B优先级的事情移到明天。

l? 解决掉今天的大部分工作。把较容易办的部分工作解决并把其余的移到明天做。例如，安装新磁带备份系统牵涉到许多步骤。今天可以先拆包装，确认所有零件齐全，缆线也够长。明天招聘义工帮忙把系统上架并安装它。隔日再设定驱动程序。只要每天有进度并在期限内完成就没问题。一旦你把工作划分成多个部分，就把各个部分写到不同日子的工作表。如果有一个工作因意外的障碍而不得不延长的髙风险，这不失为一个好方法。例如，你想要立刻先做一个大工作的一部分，因为这么做可以先发现是否有任何零件缺少，而这需要一段时间来补齐。你想现在就知道没有缆线，而不是到截止期限那一天。

l? 减少工作量（缩小工作的范围）。有时候你可以找出一个方法来减少工作的时间。例如，当安装Bob的计算机时，你可能知道他是个爱聊天的人，只要他不在旁边，你的安装工作只要一半时间就够了。另一个方法，可能你会把一些额外的软件包装到他的机器里。然而Bob对技术熟悉，你也知道即使没替他安装一些额外的软件，他也有能力自己安装。事实上，他可能更喜欢以自己的方式去做。如果他需要其他软件，他会自己来要或是告诉他你没安装哪些软件，以后再来安装。Bob可以立即满足地使用他的PC，而你也可以接着做其他工作。当然，你可以在明天的工作表上写下“继续完成安装Bob的软件”，以免忘记。

以上是"时间管理系统:工作表与时间表（三）"的内容，本文的主题是“以一个简单的优先级系统为基础来标记每个项目。在周期中实际上只有三种优先级：期限就在今天，必须马上就完成、期限很接近、除了上述两项之外。如何处理超时（overflow）的工作呢？错误的做法是加班。你的社交生活是无价的。”。时间管理系统(www.timebao.com)专注于时间管理，致力于为您提供最优秀的时间管理培训课程。如果你对以上文章内容感兴趣，那么你可能对以下文章也感兴趣： 大脑的24小时时间工作表, 忙碌的时候真想要点时间, 有效利用时间, 感谢您对本站的支持。

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