如何做好会议的时间管理（二）

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作为一个好的时间管理者，每次参加会议都要携带你的日历记事本。大部分的会议，最后都会订出一些工作进度及任务完成口期。在讨论日期时，有日历记事本在手，就可以预防撞期,免除会后四处找人重新商定的窘况。

好的时间管理者应当在会议中寻求共识。借由表决或冲突才得到的结果，绝对比不上共识决议所能带来的团队和谐与工作效率。讨论中如有强烈的反对意见，可以将此意见列入待议事项，稍后讨论，或请对方做合理的说明，不要任意封杀反对者。旷野中的清音往往散发无限禅意，值得倾听。不论你觉得值得与否，你总不希望有人感到被孤立，或是被敌视吧？但也别忘了！有时候团队多数成员的意图已明，而且还有许多事尚待决议，时间应当掌控得宜。

如果有人因位居偏远地方，无法到场参加会议，你可以利用电话，甚至视频设备，让大家都能参与。使用电话会议这种形式时，在场者发言前应自报姓名，否则会造成电话那头的与会者一头雾水。例如：“我是老包。我认为……”虽然电话会议及视频会议既经济又方便，但是有些重要的会议仍然需要传统式面对面的沟通会谈，譬如：认识一位新客户，或推动一个新项目等等。由于今日传播视频科技先进且普及，而你居然愿意不辞舟车劳顿，亲自出席该场会议，对方将感受到你个人对会议的重视。惟有当与会者之间都已相当熟悉时，高科技视频功能才可达事半功倍之效。

做会议总结。在你说出那一声美妙的“会议结束”之前，必须将会议的决议事项做一总结。最好的方法之一是很快地将决议之行动事项复述一遍。例如：“若记录无误的话，老包将负责葛瑞森专案报告；小苏将负责联络在洛杉矶的厂商；强哥将分发安德生一案的相关资料给大家……。”这样每个人都会知道自己该负责的项目。最有效的方法是将行动项目列在另一页，或是在原有记录上做特别的标示，两者皆可行，白纸黑字、清清楚楚地列下行动项目与要求标准。

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