科技助力时间管理

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善用高科技可以帮助你做好时间管理，游刃于每天面临的商务挑战。在这一篇文章里我们将提供更多好点子协助你。

如果你常常必须将同一份文件传真给许多人，从现在开始，你不必再整天站在传真机前了，有许多方法可以使这项工作变得较容易些。如果你的电脑里安装了传真软件，你就可以设定在营业时间内传送出这些文件。只要设定好传送时间，然后安心回家，电脑自会为你效劳。

软件技术支持与时间管理：刚买了一个套装软件，使用起来却不是那么一回事！懊恼得很？其实每当购买一套新的软件时，就应善加利用附带的任何技术支援，即使提供的是需付费的技术指导，也是非常值得投资的。虽然，顾客服务专线常常忙线中，但却值得继续守候，因为通常技术工程师可以在电话上立刻解决你的问题。有些电脑系统甚至可让工程师通过网络，直接进入你的电脑做修正。但是在你寻求技术支援之前，还是先阅读使用手册吧！或是参考安装在磁片或光碟上的说明档，并找出该软件设计公司的网址。从其网站上，你可以阅读到关于该产品的详细说明，并从FAQs之中解决你的一些疑惑。

简报与时间管理：当你需要以幻灯片做简报时，不妨考虑租用或干脆买台先进的投影机，可以把电脑上所显示的资料投射到墙上或大荧幕，使所有与会者都能清楚看到简报内容。在较小型的会议室尤其适用。这样做比传统呆板地看着一张又一张的幻灯片要生动多了！

视你所使用的软件而定，先进的投影机可输出静止与动态影像，并配合音效，不但可使简报生色不少，也让与会者对于你走在科技尖端留下深刻印象。

文件备份与时间管理：保存备份！不管你是用U盘或硬盘（包括移动硬盘），每个档案最好是有两份备份，而且要分开收藏。其中一份应收在与电脑所在不同的地方，以防万一不幸电脑死机、档案损毁，还有个备份在那儿等着你，或者更不幸地遇上失火、水灾或盗窃时，依旧“有备无患”。

更新电脑软件有经济实惠的方式！若你目前使用的电脑软件版本已经老旧，可以找找升级版。大多数电脑软件设计公司都会以较便宜价格卖给旧用户。同时别忘了！上网查一下，有许多公司也提供免费的升级版，或仅象征性酌收少许费用如果你正想采购一台新电脑、打印机或是周边设备，最好问一下朋友当中的电脑玩家，看看他们用的是什么，从他们身上将可以获得许多宝贵的意见。除此之外，你也应该阅读一些个人电脑的相关杂志。这些杂志在一般书店都可以轻易找到，不一定非得到电脑销售中心不可。这些杂志中有很多各类电脑及相关产品的广告、价格、软硬件之测试与相关评论可供参考。

如果你的硬盘可以容纳的话，最好将电脑软件的旧有版本也保留下来，以防万一别人给你的资料不是以你手上现有的版本储存时，你就必须使用旧版本软件来确保资料可以百分之百兼容，而不至因版本不同流失部分资料。目前有些软件的新版本无法完全与旧版相容，也就是说你可能无法开启以旧版本储存的档案，无法检视，无法编糾，甚至无法再储存。

定期整理电脑文档与时间管理：就好比你需要定期清理你的档案柜一样，你也需要定期清理你的电脑文档，尤其当你注意到电脑硬盘的容量所剩不多时，那就是丢垃圾文档的时候到了！如果不知道该从何着手，你可以让电脑依文档类型搜寻，列出该类型所有的文档。例如：使用的是个人电脑，并以Word储存了许多文档，你可以要求电脑将所有以.doc类别储存的文档，依文档名、编辑日期、文档大小等一一列出，便于筛选。筛选时，从那些你一看就知道不再需要的文档开始删除，如果不记得文档内容，只要在该档名上双击鼠标，即可开启该档阅读，以决定是否保留。主机中待删除的档案，不一定要从此烟消云散。你可以考虑以光盘或硬盘建立永久的备份档案后，再从主机中删除。

电脑诊断软件是值得投资采购的，尤其当你所购买的电脑未附赠此类软件时，更应考虑购买。电脑诊断软件可以协助你侦测软、硬件上所产生的问题，而不需样样求人帮忙。

杀毒软件的重要性：如果你惯于使用网络资源，经常收到电子邮件，或使用他人的U盘，最好定期以有效的杀毒程序扫描电脑。电脑病毒对你的电脑或网络所造成的损害可以上千万元计，不可等闲视之。较好的杀毒程序每两周或每月更新版本，一般可以从因特网上下载取得。如果你曾遭受电脑病毒的蹂躏，就会深刻了解杀毒程序的可贵。

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