如何做好会议的时间管理（一）

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如何做好会议的时间管理呢？“高绩效会议”就好比“军事情报会”。觉得两个名词听起来不搭边？请耐心看下去。会议的目的就是要完成某些任务，当自己要完成某项工作时，你会拟定工作计划。“会议”二字顾名思义，就是参与的人员肯定不只一人，因此事前的规划愈发显得必要。在每个会议前草拟一份议程表，即使与会者只有两人，最好还是有份议程表。议程表的形式视个人偏好而定，你可以用罗马数字或黑点标明，只要顺手就行，把要讨论的项目一一写下来。

按照时间管理的要求，在拟定议程表时，记着要把较重要的议题拟在上方，依次而下。因为随着会议的进行，与会者的专注力会随着时间而涣散，开始出现“没搞头”症状一一“一个头两个大，不想再搞下去!”所以会议一开始就要先讨论最重要的议题，再依次解决。

做好会议时间管理要基本要求，是设定会议的起止时间。与会者不但应知道会议开始的时间，好按时参加会议，同时他们也应知道会议预定何时结束，虽然很难百分之百估计到会议将在几分几秒散会，但是有总比没有好。设定会议结束时间等于是告诉所有与会者，会议的时间是有限的，不能滥用会议时间来天南地北闲扯。

事先告知与会者会议议程。与会者大多希望知道会议中要讨论哪些事项，而不喜欢到了会场才知道讨论主题，因此尽可能事前将议程分发给大家，如果时间地点上不太方便，可考虑使用电子邮件分发议程。议程不必给得太早，免得招来一堆意见，要求修改。除此之外，商场形势瞬息万变，太早制定的议程，很容易就变得不合时宜。最好是开会前一天发送，甚至会议前数个小时才分发。

如果你是会议主席，有责任保持会议讨论切题进行。虽然你希望听到会议中每个与会者的声音，但往往总会有人因为难忍沉默，为发言而发言。此时你应坚定并有技巧地停止对方这样的行为。你可以说：“我们已经听到你的意见了，但是由于今天的时间有限，我们最好以后再研究，况且，我们还有三个议题尚待讨论。”

做会议记录。就算每个与会者都会自己记笔记，还是要委任一人做会议记录。通常会议记录者是由主管的助理或是资历较浅的人员担任。会议记录不必详细到像剧本一样，只要正确扼要地记下决议内容、行动项目及待议事项即可。会议结束24小时内，将会议记录分发给与会者，并特别标明行动项目，以提醒相关与会者应负的职责。

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