授权委派与时间管理

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当今管理者所面临日趋白热化的挑战，已非昔日可比。时间相对而言，更显得弥足珍贵。与其自己做到鞠躬尽瘁死而后已，还不如将工作授权委派他人，使自己有更充裕的时间做更有效益的事，学会授权是时间管理的必备技能之一。

授权前的时间管理：在开始进行一项工作之前，一定要先估计所需时间。计算时应由完成日起往回推算，并看看必须先做哪些事才可使整个工作顺利完成。如果推算过程中，有某项工作很费时，与其自个儿闷着头做，不妨考虑将其授权委派他人。受授权委派者则应具备完成该项任务的技能与时间，以便能按进度完成任务。

临时雇员在美国已是快速成长的行业之一。由于企业界持续精简人事，对临时雇员的需求也就日渐增加。尤其当你及幕僚人员都不擅长于某特定职能的时候，要准时且在预算内完成任务，最具经济效益的作法就是善用临时雇员。临时雇员顾名思义是临时的，双方并无长期合作关系的约束临时雇员可以提供的服务领域包括各个层面：从不需任何技能的工作，到需具备专业技术的工作皆有。

要获得高品质的临时雇员，最好是通过信誉卓著的人力资源公司。在美国有许多人力资源公司，其分公司遍布全国各处。这一类的公司也日渐兴起。你可以先询问几家，了解一下他们提供哪些类型的人才中介，做一下背景调查，至少挑其中几家试试。如果你不知道该从何着手，电话簿上可以找到他们的广告和电话。

授权过程中的时间管理：授权委派分派工作的最佳时机是在讨论该工作的会议上。你可以将各项需要彼此配合的工作，摊在桌面上谈清楚。如：“詹，你负责版面；老包，负责文案。”若选在会议后才分配工作无异是自找麻烦！因为其他人会觉得奇怪，你为什么不在会议上说清楚？怀疑是不是有什么需要遮掩？还是有循私的意图？除了避免不必要的误会外，会议上相关人员都在场，也比较容易协调大家的时间。

一个项目进行至中期时，应看一下工作实际进度，但不要咄咄逼人。错误的范例：“到底什么时候可以交到我的办公桌上?”正确的范例：“我知道你很忙，但我只是想看一下关于那项工作进行得怎么样了？”要给对方喘息的空间。若是信任对方能把事情做好，就要控制自己不要事事过问，这样才能获得最佳的工作成果。让对方有使命感，有机会以自己的方式贡献心力。

对于位在偏远地区工作的同事，你可以借由电子邮件将欲授权委派之任务与相关资料传输给对方，不必再局限于手边有限的人力资源，这是电子邮件的另一个好处。今后无论是文书、美工设计，还是预算表、都可以授权委派给公司内部、外部、近在咫尺或是远在天边的人员。当然。由于缺乏人与人之间直接的接触，使得项目管理更具挑战性，但一想到在时间效益上的提高与专业人才合作所产生的力量，这点挑战实在算不了什么！

当雇用一位临时雇员时，不妨先授权委派一些次要工作，以测试对方的技能。对于第一次雇用的临时雇员，不要一开始就授权委派极机要的专案。慢慢来，直到你感到满意放心，再交予重任也不迟。短期内也许耗费较多，但就长期而言，比起因一时不察而可能造成的损失，这还是比较保险的作法。

定期追踪检查与时间管理：利用电脑排程软件的提醒装置；提醒自己追踪授权委派出去的工作。管理自己手上的工作已经够忙的了，更何况是管理别人的工作。追踪的办法之一，是在你的日历记事本上记下授权委派工作预定完成期限，以及追踪的最佳时机。你可以在电脑上设定响铃，在适当的时机提醒你。在执行专案前，就应该先将追踪检视点设定好，否则，极可能就会忽略了。

授权与时间管理的要点：授权委派工作时，对于工作完成的标准要叙述清楚，并设定明确的完成日期。若你觉得恰当的话，可以个别做任务说明，如：“我了解你从未接触过这样的任务，但我觉得你已经有能力接受这类型的挑战。”或者是：“我相信这份报告你一定会更尽力！做得比上次更好!”

立一条规定：参加会议时每个与会者除了带笔记本以外，还要带自己的日历记事本（若是使用电脑里的日历软件，就把手提电脑带来）。会议当场要确认每一个人在自己的日历记事本上已经记下被分派的任务与完成日斯。这样就不会再有人借口说：“喔！我忘了！”确认参与工作的每一个人都能了解按进度进行的重要性，而主动避开任何时间上可能产生的冲突。

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