如何使你的档案管理更有效率

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档案资料不但使我们的工作有序，也协助我们思考。在信息导向的商业世界里，良好的档案管理是做好时间管理的利器。

电脑主机或软盘上储存的文件名，最好是与你放在文件柜中的文件名相符，以免造成困扰。例如，在电脑中存了一个叫安德生的档案，在文件柜中关于这个专案的文件名最好一样。档案命名的方式不仅为了自己方便，也是为了当你不在办公室时，让你的同事容易取得所需资料。此外，名称也要有一致性，不要一会儿叫“时间管理”，一会儿又叫“效率提升”。简单并且具一致性的档案名称，容易记，也容易取用。

每天将当日需要经常使用的档案放在办公桌上（机密文件除外），省得一整天爬上爬下地拿同样的档案。

想要使办公桌更整齐，东西不会挤成一堆，你可以买一个带轮子的档案柜。市面上有很多这种柜子，设计美观大方又实用，取用档案省时方便，桌上既不会乱成一团，而且不用时，一脚踢开免烦恼。

利用倒金字塔型的方式管理档案，将档案中较重要的资讯标示在最前面，依此类推。例如：安德生专案—-合约—-建筑—-1998。你可以借助电脑来帮你的忙，先建立主目录，再依重要性分建子目录。目前先进的软件允许使用者以档案全名储存，免除了传统八个字元的文件名限制。如果你依然需要以缩写文件名存挡，则不论在电脑上或档案柜里的文件缩写名称都要一致且易懂。

避免文件满天飞和你捉迷藏，将相关文件打孔，以扣环扣入，这样文件就会乖乖待在一起，不再乱七八糟。这种时间管理的方式，尤其适合储存那些依时间先后存放的档案年纪较大的文件往后靠边站，年纪轻的排到最前端！

当电脑硬盘越来越挤的时候，就将硬盘的一些资料建立备份，储存到软盘上，或刻录到光盘上等等。使用适当的备份工具，你可以保存完整的备份档。备份档应与储存在电脑里的资料一致，就像一对双胞胎。清楚适当地标示备份档之后，将它放到安全的地方。最重要的档案可建立两份备份，并存放到不同地方，以求双重保障。

其实你不必将自己陷在漫天纸张的世界里。将文件扫描，储存进电脑里，建立电子文件档，你就可以省下很多储存档案的空间，不仅比较容易管理，取用上也比较方便。如果没有扫描仪的话，很多专业影印公司都有提供扫描服务，以页计价，像美国的Kinko’s即是一例。另一个方法是将文件传真至电脑的数据机，就可以既安全、又方便地储存到你的电脑硬盘里。好一点的电脑数据机软件还具有OCR光学辨识软件的辨别功能，可将影像电子档重新格式化变成一般文字档，以便存取及修改。

啊！春天！风和日丽，鸟语花香，正是大扫除的好时光，哎哟哟！你的办公室也一样，要有固定的大扫除日。不管是定在春季或其他季节也好，反正一年至少要有一次，清理一下你的档案，删除些陈年旧案，有些丢到垃极桶里，有些储存到备份区，只保留目前仍在着手进行的专案。如果你每次找个档案要花上像大半辈子那么久的时间，很可能你有恋旧的怪癖，保留了太多不必要的旧信息。开始动手吧！割爱的时候到了！

金科玉律一条：如果文件的厚度超过2.5厘米，就该去做整理分类的工作。分类的方法有两种：一是按性质分类（例如安德生专案的邮件又可分为“纯商务”及“私人”）；二是按时间分类。整理档案重新分类要注意新档命名是否恰当，内容是否遗漏原始档重要资料。一叠超过2.5厘米的档案资料，实在不值得你一页一页地花时间去搜寻。

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