商务旅行与时间管理

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商务旅行旅途中如果做好时间管理，工作效率可以高得惊人。如果你还没有手提电脑，而又希望在旅途中处理一地公事的话，为何不投资买一台呢？拥有一台手提电脑几乎等于带着整个办公室，工作随身走。

商务旅行的注意事项：在出差的前一晚，将手提电脑充好电。虽然很多航空公司在机上都已备有手提电脑的专用电插座，但并非每一架飞机都有，所以还是别冒险的好。另外，一定要遵从航空安全指示，在规定的时间内才可使用。电脑电子机件扰乱航空导航系统，已有先例。工作要紧，但是更重要的是必须毫发无伤地到达目的地。

将重要的文件打包至随身行李中。每天都有成千的旅客，因为航空公司的疏忽而遗失行李。万一不幸也发生在你身上时，你可不希望重要文件也随托运行李消失无踪吧？大部分的航空公司会允许你携带两件随身行李：其中一件装重要文件;另一件装至少足够一夜换洗的衣物与卫浴用品。这样做，万一托运的行李真的“迷路”的话，你至少可以看起来还过得去。

出国旅行时的时间管理：赴国外差旅之前，应对该国相关资料有完整的搜集与了解。例如：该国签证规定、电器用品之电压、重要假日、兑换外币的地点等等。关于当地礼俗及重要的商务礼仪，必须多花些心思去了解。举例而言：在日本，交换名片是一场慎重的仪式。如果你接过对方的名片，瞄一下，很快地就塞到口袋里，对方会觉得很不爽！事前的了解越周详，当踏上异国国土时心里会越踏实。在网络上，可以找到这类旅游信息。各个国家有自己的网址。美国商业部将相关信息公开在网络上，对于奔波各地的商务飞人而言，这是商务旅游的信息宝藏；至于一般游客则可从已设有网站的各州网址上，得到该州信息。

时差与时间管理：如果到外地出差，最好将较远的旅程安排在第一天及最后一天。时差的确会对身体造成影响。时差所带来的疲惫，将使你容易受风寒或感冒。明智的行程是将会议安排在到达的第二天。这样你还有机会梳洗，休息，恢复精神，赴商约。

商务中心与时间管理：大部分的知名饭店都设有商务中心，提供商务秘书、复印机、传真机、扫描仪其他商务用品。当然，使用这些服务与设备有点贵，但对于忙碌的商务旅客而言，倒是极佳的选择。必要的话，也有节省开支的办法。例如：你可以带着自己的手提电脑，但没有必要把手提复印机也带着走，就租用饭店的复印机吧！

带个闹钟，或是一台小型具闹铃装置的收音机。请服务台以内线定时提醒虽然方便，但不是百分之百的保险。睡过头是件很糟糕的事！尤其当你受时差影响，体能不是处于最佳状况的时候，更是容易发生。采取双重保障的作法是使用闹钟，同时也请饭店定时提醒。

专门为差旅费设个档案。不需要太花俏，就一个简单的信封即可。但要与其他乱七八糟的纸张分开存放，免得一不小心一起揉掉扔进了垃圾桶。急着把差旅杂费理出个头绪吗？回程飞机上，你就别只顾着看电影，赶快利用时间，动手整理差旅申报单吧!

如果你有电子邮件账户的话，应该在出差前向电讯服务公司查明出差当地的拨接号码。要记下这个号码，最好是将它储存在电脑里的电话簿上，并加以适当地命名。这样当你要检视电子邮件时，只要使出一指神功，万事OK。

出差前，要留下差旅期间与你联络的方式。在留言电话的问候语应提供足够的信息。例如“嗨！你好。我是史文生。从4月3号到8号我在芝加哥分公司，电话是：(800)555-7675。如果要与助理通话，请拨0。如果想留话，请在嘟声后留言，我会定期检查我的电话留言。”将你的行程、航机班次及联络号码，影印分发相关同事与助理。

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