外出赴约时的时间管理

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外出赴约是业务项目中要紧的一环，时间管理非常重要。赴约迟到绝不会留下什么好印象。使尽浑身解数，也得准时到场。三点就是三点，绝不能变成三点十分。赴约守则：准时！

在电话中与人定约，要记得复述你所写下的资料。“让我复述一次给你听：下午四点，在敦化南路201号，1256号房，是吗?”再做一次确认，可以安心一些。而对方的电话及其他联络电话，最好也能再行确认。

时间管理者对于很久以前就已预约好的会面，最好在赴约当天再确认一次。你不一定要和对方本人通话，找秘书或助理都行。电话再确认，不但是一种礼貌，也可以查明对方是否已改变计划，却尚未来得及告诉你。这样做，不但节省了你的时间，也避免对方的尴尬。

做好时间管理，一定要给自己足够的时间去赴约，尤其你是在城区上班的话，堵车是常有的情况，宁可多花一点时间早点抵达，也不要迟到。利用早到的这段时间放松自己、冷静一下、整理思绪，或是阅读一点与业务相关的文件。最重要的是，当会议开始时，你一定要从容不迫，而不要急急忙忙、神色匆促或衣装不整地赶赴会场。

如果你提早到了一个原本不熟悉的地方，不妨利用多出来的这段时间，在各处走动一下，找到赴约的确定地点。提早20分钟，先搭电梯去确认开会的楼层，然后下楼，等时间到了再搭电梯上去赴约。放心，这样做没什么好奇怪的。

到底应该在何时赴约呢？关于这个问题得视情况而定。如果是一大早，试着在约定前一、二分钟到即可，因为到得太早会打扰对方的例行事务或是预定事项。如果必须在候客室等候的话，可在约定时间四、五分钟前抵达，这样好给对方一些时间准备。候客室就是让客人等候用的，不是吗？

当需要告诉他人如何到你的办公室或其他地点会面时，尽可能说得详细、清楚、提供明显的路标有助于对方较快找到地方。例如：“我们就在希尔顿对面，汽车站右边的大楼。进了大厅，到了蓝色的服务台右转，搭电梯到五楼。”会议的目的是要解决问题，而开会的第一个问题就是如何到达会场。解决第一个问题的方法就是提供一个清楚得不能再清楚的路线说明。

针对初到宝地的贵宾，路线说明应从踏上土地的那一点为起点，譬如：机场、火车站等等。另一个好办法是，事先将本市地图传真给对方，并将会面地点圈起来。

利用电脑中排程软件的响铃装置，提醒你即将要开的会议。预留较多的时间给准备在公司外开的会议。相对地，由你主持，在公司内开的会就不需要那么多的时间。如果是第二天一大早的会,提醒铃响应在前一天下班之前就先设定好。

不管是你或是对方有手机，务必记下对方的电话号码。如果碰到堵车，眼看就要迟到了，你就可以打电话让对方知道你的情形，并告知预估到达的时间。没有手机，就用公用电话，重点是一定要及时告知对方。

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