协同管理软件的主要应用

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　　协同管理软件的主要应用

　　1.建立起互联网下的办公环境

　　协同管理软件为组织建立起了基于互联网模型的网络办公环境，使日常的办公工作从有形的办公室环境迁移到了互联网上的虚拟办公环境，泛普软件的协同办公管理系统使组织内的人员、部门、单位、集团环境在协同管理系统中都有了相对应的办公空间，分别被称为个人空间、部门空间、单位空间和集团空间，并且还可以扩展出项目空间、协作空间和其他组织形态的虚拟环境。

　　在虚拟的办公空间中，可以完成人员之间的沟通、交流、资料信息的互传、共享、分享，也可以完成上级对下级的工作安排、有效授权、任务下达，下级对上级的报告、请示、汇报、资源申请、请求协助等诸多办公行为的执行和管理，同时支持静态和动态的团队协作、任务互助、工作协调，支持跨部门、单位甚至是与外部人员的协作，任务的传递、信息的互通，实现灵动、敏捷、高效的对内、外部人员的服务和工作响应，支持组织提升工作效率和工作质量。

　　通过协同管理软件的建设，可以使组织建立起跨地域、跨部门、跨专业的协作环境，使组织内的成员不用见面就完成高效、透明、有序而可控的合作、指挥、协调，达成组织的共同目标和使命。

　　2.完成组织管理制度的落地

　　战略明确的组织能否高效运转，关键在于制度的落地执行，而制度在正常的办公环境中通过定义流程、规范化单据(表格)和确认处理方法而得以执行。协同管理软件通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，从而保证了制度的有效执行。

　　透明且固化的制度执行还有效提高了团队的复制能力，降低了制度的执行成本和学习成本，使制度不再是僵硬的文本，而成为在互联网上可以动态跟随的路标，既提升了制度执行的严肃性、高质量，又提升了制度的执行效率，降低了对人的地域、办公环境和时间等的物化限制，充分利用了互联网无处不在的特性，支持组织成员在任何时间、任何地点、任何方式的完成制度和管理工作的落地执行。

　　事实上，通过对人的灵动性和以组织目标导向的自觉和自发的汇报、申请等的工作，协同管理软件也非常有利于组织对于一些尚未成型的模糊制度和规范的执行，并通过实践的锻造和时间的积累，提炼出更多的组织制度和管理落地的模型，有助于组织归纳和总结出适合于自己所在行业、所从事职业的工作模型和制度，从而为组织的创新、发展提供基础的信息积累和工作积累，成为组织的财富。

　　3.支持组织的工作管理

　　组织是由人构成的，人们之间相互协作，可以完成单人所不能完成的任务，这是组织存在的基本理由，而要完成这一基本的组织使命，就需要人们之间相互协作、分享信息，达成共同的目标。

　　协同管理软件通过支持计划的主送、抄送、知会3种模式，完成了组织中下级和直接上级之间、同事之间、个人和部门成员之间的计划、任务的目标和任务的协调一致，达成共识的过程，并有效支持自己对于计划执行情况的管理，使组织内的成员之间，组织从上而下和从下而上的多种方式达成组织目标和计划的同步，驱动组织内的成员按相同的方向去工作，使组织绩效形成合力从而提升组织的竞争力和效率。

　　在组织中，每个人的工作是否有效，是否能够协作起来，从而汇集成为组织绩效，是大小组织面临的共同问题，协同管理软件提供了个人时间管理的工具，同时也是个人的任务、事件与他人协作的工具。工作中领导可以给下属安排行动事项，秘书可以给领导安排日程，同事之间也可以就事件进行委托、协调，共同完成工作任务，形成良性协作的机制。而将关键事件列为部门事件、项目事件等公开到部门或项目，放在公众的监督之下，可以有效地提升事件的执行速度和质量，这是梅奥行为管理的研究成果，在协同管理软件中也提供了足够的支持，从而达成组织高效且高质地完成工作。

　　4.支持组织信息的发布

　　任何组织都希望传递自己的使命、价值主张和文化，共享组织的信息并告知组织内的成员，我们看到很多组织都有文化墙、公告板，也有很多组织建立了自己的内部网站、BBS系统甚至是最新的博客站等。

　　协同管理软件建立了集团、单位、部门的公共空间，可以分板块、按时间序完成公告、新闻的发布，并以多种方式呈现给组织中希望传递到的成员。协同管理软件还建立BBS讨论区，可以支持员工俱乐部、专题技术讨论、职业指导等各种各样的讨论、沟通的共享模式，充分利用互联网的便捷传递组织的价值和文化主张，也可以发布各种通知和行业动态信息。

　　协同管理软件还支持各种调查的发布和统计查看，支持组织的各种意见采集和汇总，为组织的目标服务。

　　当然，各种规章、制度、政策，既可以通过公告的形式发布，也可以通过知识文档的形式积淀下来，成为新员工学习的基础资料，成为组织培训、考核和传递知识和信息的通道，保证组织成员在有效授权下获取有用的知识，服务于工作和个人成长。

　　5.支持组织内部的正式和非正式的协作

　　大组织经常通过公文、会议、公告等多种形式进行组织内的正式协作，也通过有效的交流，建立动态团队等多种方式实现组织的任务完成。

　　协同管理软件基于对中国特色的公文管理的研究，完整实现了公文的发文、交换、收文、存档和公文统计，全方位地支持大组织的公文应用，成为支持跨单位、跨部门协作的有效互联网平台。协同管理软件的公文电子化解决了公文的效率和安全问题，可以使行政效率和办公效率大幅度提升，在模拟手工公文过程的灵活性和易用性的基础上，通过文单配置、流程配置、公文办理节点定义、公文正文套红、公文花脸支持等多种方式，实现了高效的正式的协作。对于政府单位还预置了13种公文种类，支持文号的自动生成和管理。

　　对于大部分的大型企业单位和事业单位，包括部分政府职能单位，协同管理软件显式地提供了签报这种内部行文模式，可以支持各单位个性化的内部工作的正式审批管理和记录，并可以通过自定义查询满足对于签报的高效、高质管理要求，达成审批有记录、流程可追溯的管理效果。

　　对于单位内部的非正式协作，协同管理软件在多年研究客户协同行为和协同理论研究的基础上，完成了协同发起、处理的灵活高效模式，可以加签、减签节点，增加协同人员，自动回复意见，多次意见震荡直到任务完成或问题解决，实现异地、分时、多人的高效非正式协作，也是临时团队协作的高效表现。

　　支撑这么多种类型的高效协作模式的，是泛普泛普协同管理软件的高效的工作流系统，保证了高频度日常协作和规范化重要事件认真严肃两大类应用，我们称之为二元化应用标准。

　　6.积淀组织知识，共享组织信息

　　现代组织的发展，越来越依赖于信息系统，而知识的管理和积淀是信息系统很重要的目标之一，如何积淀组织知识，有效利用组织知识，是各组织都在积极思考并努力实践的工作。

　　协同管理软件建立了严密的知识管理体系，可以有多种知识库，并支持自定义的知识管理模式和结构，知识管理的授权体系完善，并能全息记录协同行为过程，即所有我们在协同管理软件中的行为过程都会自动积淀成为组织的知识。

　　当然，的知识管理同时支持将员工电脑上的信息、文件上传形成个人、单位、集团和项目的知识，的知识管理对公文和签报(视同为内部公文)的档案进行了独立管理。

　　知识管理还支持RSS订阅从而从互联网的公众网获得知识，支持授权下的个人博客，利用最新的Web 2.0技术实现更高效的互动，是企业的知识体系进入web 2.0时代。

　　知识利用可以有借阅、共享、分发等常见的知识模型，同时支持订阅、评价等互动模型，也支持全文检索、分类查询等高效模式。

　　泛普软件的知识管理支持对知识的属性定义，我们可以在协同管理软件中将例如销售合同、劳动合同、客户档案信息等分别进行要素定义从而实现按要素进行知识管理和控制，实现知识的结构化管理。

　　知识管理具备完整的组织特征和集团特征，可以支持对知识文档的阅读、打印、下载、写入等严密的权限体系控制，使知识在有效使用的同时必须以组织的可控权限管理为前提。

　　知识管理支持word、excel等office文档，也支持wps、ec等国产软件的文档结构，支持视频、pdf、ppt等各种文档格式的存储，也支持独创的html正文+附件+评论的复合文档结构，充分利用互联网的文档格式特征服务于组织。

　　7. 中国组织的国际化应用

　　经过多年的研究和应用实践，我们看到中国企业正在高速的国际化，世界500强的企业也纷纷进入中国，这种跨国界、跨语言的协作正在蓬勃发展。

　　支持中国企业的信息化发展，支持中国的组织的国际化潮流，帮助中国企业在信息化上连接世界， 协同管理软件实现了多语言的支持，可以在一套部署上支持到不同的语言环境下的不同国度的人们相互协作。

　　8.组织信息系统的集成平台

　　不可否认，目前的组织的信息系统越来越多，同时信息孤岛也就越来越多了。要解决这样的问题，协同管理软件提供多种机制进行信息的整合，从而成为信息整合和展现的平台。