细说企业OA项目建设与系统应用的那些事

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    如果把企业信息化建设当成一桌大餐的话，那么OA系统就是第一道精致的开胃小菜。对美食家来说，大餐不一定天天有，但小菜可以天天吃。那么才能做好这道小菜呢？笔者有幸经历过2个大型集团企业的OA项目建设，现和大家一起探讨企业的OA项目建设与系统应用。

一、关于OA选型

    OA选型对企业而言就像一个人谈婚论嫁，是一件大事需要严肃对待，OA系统作为企业管理和协同办公的平台，她就像生活中的伴侣一样一旦牵手，就要天天面对，长相厮守下去。因此，关于OA选型话题的争论从未停止过，而今面对令人临眼花缭乱的OA厂商，更让人难辨真伪，难以抉择。此时此景，就需要企业借一双慧眼，把它看得真真切切。先从一下几点入手：

    1、认清自己、明确需求

企业OA选型之前要做好准备工作，首先要弄清企业管理现状和未来管理目标，做到头脑清醒，目标明确，同时能准确的把这些管理需求传达给供应商。主要包括：未来5年企业发展战略、企业联合重组、企业组织机构、行政人事级别、企业文化和审批流程等。其次，考察行业内外OA应用成功且有借鉴性的企业，同时外聘第三方独立咨询公司或资深顾问给予指导，做到心中有数，有的放矢。最后，做好预算和立项。常言道：巧妇难为无米之炊，预算要合适，立项要完整。建议在咨询顾问的建议下，适当的与OA供应商多接触和交流，获取必要的信息。

    2、产品功能与企业管理相匹配

    评审OA产品功能之前，首要任务是甄别OA产品的定位：行业产品还是通用产品，大型集团级产品还是单个企业级产品。定位很关键，一定要弄清楚，不能含糊，因为产品的定位直接关系到产品设计理念，现代企业管理思想的融入、软件设计架构、支持企业管理层级等。例如，大型集团级OA产品就需要考虑这些功能：支持复杂的集团级组织机构（3级及以上层级，多产业多层级），与组织机构相匹配的多空间多维度办公操作平台，严谨科学的权限管理，功能强大的系统管理员平台等。这点就是上述要求企业要明确需求的原因。其次，抓住OA系统核心功能：以事件处理流程管理为核心的协同管理，以固化管理制度为目的表单应用，以改变纸质签批为网上审批的公文管理，以打通内部管理与外部交流为桥梁的电子邮件管理，以日常办公事务管理的计划/会议/日程管理，以提供常用办公工具的常用工具模块。

    最后，就是要考虑到OA系统一些特性：集成性，主要考虑与企业其他管理系统的集成（ERP、HR、财务系统等）；支持多种移动办公设备（PDA，IPAD，手机等）；易用性，易学，界面友好，操作简单。稳定性好，主要体现在数据安全，系统运行稳定；可维护性，除了自身具备强大的管理操作平台，还要有专业的运维体系。这里需要强调的是，OA产品功能评审中一定要认识到辅助功能集成不需要太多，过多势必影响其主要功能。有些OA厂家在介绍自身产品的时候一再强调功能强大包括一些HR管理、知识管理、智能报表等等，其实认真分析这些模块的功能，会发现大多是一些花拳绣腿，唱高调，炒作概念，而它提到的上述功能，哪些是只有独立且专业的管理软件才能完成的。所以请记住专业的事情交给专业的系统，小菜就是小菜，不能冒充大餐的价格，OA就是OA，不能让它承担太对，否则会让你失望的。

    3、商务谈判要彻底

    OA项目建设费用主要包括：产品许可费、软件实施费、硬件投入（服务器和存储）、商业数据库（ORACLE、SQLSERVER、MYSQL等）、差旅费和运维费等。其中产品许可费、软件实施费和运维费是最容易产生纠纷，将重点分析。其他几项费用一般都是企业寻找第三方提供，且一次性投入。

    1) 产品许可费

    简单地讲就是协同管理系统产品费用。一般分为二种：一次性包干费用和用户并发数费。一次性包干费用是指产品许可费一次支付，不受用户数和并发用户数限制的。用户并发数是指OA用户并发数限制的，用户同时在线使用OA系统的数量是受限制的。例如：以OA并发数500个为例，即该OA系统支持同时在线用户数为500个,超500个，其他用户将无法登陆。这样在商务谈判中一定要明确，如果是一次性包过费用就要加以说明，如果是用户并发数，就要在谈判中约定并发数，一般企业的管理者占总人数的30%。以此可作为参考值。另外，也要考虑到未来企业3年内的发展，同时建议在合同中约定后续新增的并发数的单价或计算依据。

    2) 软件实施费

    通俗的讲就是OA系统从产品部署到系统正式应用过程中投入OA顾问的费用。一般视OA项目和企业规模而论，作为OA实施方，它们都有自己一套标准的OA项目实施方法论，一般以项目管理的思想作为指导。实施费建议按照实施方投入顾问的工作量（人天数）和顾问单价来计算，同时注意培训内部实施顾问。

    3) 运维费用

    OA运维费用是指OA项目验收后，OA系统已交付甲方使用之后，甲方需乙方提供服务而支付的费用。一般在OA系统运行过中出现了问题，而甲方自身无法解决，则需OA厂家或OA实施方提供技术支持给予解决。建议通过谈判做到，免费提供远程支持和电话支持，需到现场解决问题按人天费用计算。

二、关于OA实施

    OA实施就是知识转移、管理理念更新和办公习惯改变的过程。期间，最重要的工作和最有效的方法就是培训。根据项目实践，OA项目实施建议采取“速赢+提升”的策略，首先部署实施急需的，见效快，易实施的模块，例如：协同管理和表单应用模块。从而达到速赢的效果。然后在企业OA应用取得企业广泛认可的基础上，完成公文管理模块的实施，以实现应用提升的目的。关于OA实施方法取决于OA项目本身，概括为两方面内容：企业情况和产品特征。在项目前面已经讨论过产品功能要和企业管理相匹配。分二种情况进行分析：

    1) 单个企业和企业版OA产品。建议采取师傅带徒弟方式传授知识，培训分二个层级开展：企业管理层和企业普通用户。其中企业管理层培训由实施顾问来主讲，企业OA系统管理员协助，建议采取集中培训和答疑。在培训内容上更多地是安排一下OA产品理念和OA系统操作的内容。目的是让企业管理者树立OA系统办公的信心，同时号召他们做好OA应用的榜样。普通用户培训建议以企业OA系统管理员主讲，实施顾问指导。或者实施顾问和OA系统管理员交叉进行。这样不仅降低OA实施费用，而且为企业培训了内部OA讲师，并为今后OA运维提供了保障。另外除了培训外，OA产品安装、服务器部署和OA系统初始化（企业组织机构创建、岗位职务设置和OA用户创建等）建议在实施顾问的指导下，由企业信息化中心配合完成。按照这种实施方法，一个实施顾问大概一周工作日就可以完成。

    2) 集团型企业和集团版OA产品：建议采取“自上而下、统一规划、分步实施、集中培训”的策略。自上而下是指实施的指导思想。项目团队要营造和宣传这样一种氛围，并坚定这样的信心：OA项目是公司“一把手”工程，得到公司领导大力支持，集团总部亲历推行的系统。统一规划是指系统初始化中的数据和OA实施主计划。初始化过程中的基础数据主要包括：企业组织机构名称和层级、职务和岗位的名称和管理层级等。分步实施是指实施单位和实施模块的顺序要分步进行。对应集团型企业，由于下属产业或者企业比较多，企业之间的管理者态度、管理水平、员工素质和IT应用水平都存在差异，这些就决定着OA功能模块实施的顺序，一般来讲，协同管理比较简单，表单应用和公文管理都涉及到管理层参与和领导审批习惯改变，相对较难。另外，企业之间的距离和经营季节也要考虑，即不能让实施团队的时间浪费在路途上，也不能员工在企业生产经营旺季离岗脱产培训。集中培训是指以企业为单位进行集中培训，缺席领导可以单独补课。这样做有2个好处：领导带头参训，营造氛围，鼓舞士气，保证了培训质量；提高培训效率，降低实施费用。综上所述，在实施过程中两关键点需要把握：找合适的人和做正确的事。首先要找到合适的人，即从各成员企业选拔好合格的OA系统管理员，不仅为OA项目实施组建团队，而且为今后OA系统的运维筹集支持体系。然后要做正确的事，主要是结合企业管理水平和当前企业“政治”氛围，领会管理层的思想，利用好现有的资源，同时项目组的工作计划要得到管理层认可和支持。最后就是组织有力，快速推进，实现速赢。

三、关于OA应用

    在这里引用一位信息化建设和企业管理专家王运丰一句话，他是这样形容OA应用：“易学难精，易用难深”，究其原因：管理者观念难以转变，责任在于领导。

    “易学难精”很容易理解，就是OA项目的特点，只要完成培训，大家立刻就会登录操作，OA系统用户马上剧增。但是分析一下他们的OA应用情况，会发现这些的现象：他们能应用OA系统功能不到30%，一般用于：文件传送，在线聊天和讨论区灌水等。一般会应用OA模块做到的是协同工作，也只是其中的常规功能，其他协同工作模块的高级应用基本上不用，例如：协同工作模块中高级处理功能，模板调用和督办设置等等，至于其他OA功能模块：表单应用和公文管理，更是不知所云，无从下手了，因为作为OA系统精华的表单应用和无纸化办公标志的公文管理都是与领导和管理者紧密相关的，只有他们是作为决策者在OA系统中审批，员工才能够在OA系统中查阅，从而达到高效办公，快速执行的目的。

    “易用难深”同样可以理解，同样以OA表单应用和公文管理的应用为例，OA表单应用实质是以OA为管理平台，把企业现有管理制度流程化和管理模式（或成果）固定化的过程，也是企业管理水平和制度执行力的体现。例如：容易实现OA表单应用的主要包括：人力资源管理类：员工月度计划总结表单，员工月度工作考核表单和假期或差旅申请表单等等；财务类：员工费用报销单、预备金借用单等。OA公文管理则是无纸化办公，网络办公，高效办公的直接表现。没有使用OA公文管理时，举个例子：下级单位呈上一份请示文件或者集团总部需要下发一份公文，办事员就需要收文、整理、打印、等待领导审批、回复或签发。这个周期少则10天多则1个月，尤其对于大型集团型企业。想必大家都知道知道：领导很忙，档期很满，实属无奈。这样的结果：下级单位抱怨效率太低，部门领导批评办事不力，办事员委屈地说公司领导没有审批，公司领导会说没有看到要审批文件。究其原因：他们缺少一个统一的，不受时空限制，不受传统思想束缚的办公平台OA系统。如果企业启用了OA公文管理，就可以改变原来受时空和制度限制的“人找人办事”的被动模式，改为现在地球村全天候“事找人办事”的主动模式。

    最后，给大家讲一个故事：某大型集团企业，在集团总部进行OA系统上线培训，当时总部有70多人，采取集中培训的方式，组织了2次，都是因为一下公司领导缺席而未到预期的目标，从而出现这样一种现象：OA在线用户大都是信息中心或者一些年轻人，同时在线人数不超过10人。这时，一个公司领导就这样对OA项目组说道：本周OA上线人数超过20人就算你们“成功”了。面对领导质疑，项目组显得无奈和沮丧，但是信息化负责人却信心十足，并找到了提高员工OA应用热情的方法。方法很简单：要求公司总裁每天上班第一件事：登陆OA系统。这招果然奏效，不到3天，OA在线人数已经突破了50人，超过总部70%人数在使用OA了。这个事情让大家明白了一个道理：OA项目是一把手工程，领导口头说100次支持，不如行动支持1次。