如何用协同管理软件做好个人审批文件管理

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一、问题背景

    当前阶段，各种文件、单据的流转审批可能是OA系统中最重要的一项应用。据华天动力介绍，在很多中等规模的企业，每天在OA系统上审批的流程达到上百项，甚至有的大型企业达到几百项，这些流程贯穿了企业的各种办公、业务活动，和不同的部门、岗位、人员。

    一般来说，职位越高的人每天审批的流程也就越多，在很多时候，审批人都需要对自己审批过的文件、单据进行查阅，典型的问题如：

    我能够集中、随时的查看所有经过我审批的文件和单据么？

    在我之后的审批记录能够看到么？

    代理人审批过的文件，我能够看到审批记录吗？

    我刚刚提交审批单，却发现有个地方需要修正，能追回重审么？

二、解决办法

    在传统的办公方式中，审批过的纸质文件是需要归档保存的。所以，如果审批人需要查阅审批过的文件，只能到档案柜里面去翻找，这显然是一件既费时、又费力的活儿。

    而在OA系统中，这件事情就变得太轻松了，因为审批人随时、随地都可以方便的查看自己审批过的所有文件和单据，包括代理人审批过的文件和单据。在以工作流见长的华天动力OA系统中，这项功能叫“经我审批”。

    在“经我审批”列表中，审批人可以查看所有自己审批过的表单的内容、审批状态和审批记录（可参见www.oa8000.com）。对于自己提交完成的审批，只要下一步审批人还没有进行审批，就可以随时收回重审，如下图示：

图1

    在“经我审批”窗口中，华天动力OA系统提供了强大的查询功能：

    一种方式是通过文件的主题关键词、日期、审批类型、审批模板、审批状态来查询。

    另一种方式是“表单内容查询”，这是一种可视化的视图查询方式。打开一个表单，如“业务招待费申请单”，在表单任意输入框填写内容，如在“招待酒店”一栏中填写北京饭店，就可以查询到所有涉及到北京饭店的业务招待费用单了。

图2

    事实上，这样你就可以按照表单中的任意一个内容来查询审批单了，这可是所有OA系统中独一无二的设计。

三、应用故事

    例会结束。

    办公室主任刘明对信息中心主任姜程说道：“姜程，我觉得咱们OA系统上【审批流转】这个功能里面最有用的就是【经我审批】了。”

    姜程心想，【经我审批】算什么啊，很多更有用、更先进的功能你还没用上呢。但他显然不会那么说的，“是么，你觉得怎么有用呢？”

    “你看，在【经我审批】窗口，我能够查看到所有自己审批过的文件，除了查看自己的审批记录外，更关键的是能够方便的看到我后面领导的审批意见，这样就可以了解自己的想法和领导的想法是否一致，再遇到类似的事情就知道如何处理了。如果没有OA系统，我总不能去问领导是怎么批的吧，也不能跑去跟申请人说，我看看你的申请单上领导们是怎么批的，对吧。”

    姜程明白，对于办公室主任这个角色，对领导关系是非常敏感和重视的。他说：“是啊，这个功能看起来简单，但对你来说却非常重要，以前不可能办到的事情，现在只是举手之劳。”

    “是啊，这要谢谢你们呢，呵呵”

    回到座位上，姜程心想，自己的想法有失偏颇。对最终用户来说，任何功能用得上就是好，用不上就是不好，而不是技术上的高深或则先进。而且这个功能用起来越简单越好，看似简单，实则不简单，因为没有相当的功力，是做不到化繁为简的。想到这里，他不禁微笑了一下。