OA办公系统选型第一步：避免功能泛化

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    年底时期，很多企业会进行OA办公系统的选型，关于如何选择OA办公系统，网络上已经有很多的介绍。但为了避免企业陷入选型的误区，笔者再一次采访了华天动力OA办公系统的市场营销经理马先生，请他为大家提个醒。

    OA办公系统越来越像一个大筐了，厂家恨不能把所有能想到的功能都装到里面，弄得OA办公系统界面上一大堆菜单列表，看起来甚是壮观，实际上呢，鬼知道你能用到几个。

    这就像我们用office软件一样，想想看有几个人用到了10%的功能？

    但用户已经被这种现象彻底的搞晕了，以至于很多人看一个OA办公系统时，最关注的是其功能的全面性（有没有），而不是适用性（好不能用，能不能用），这是一个很大的误区。

    马先生说：OA办公系统选型的第一步就是要抓住核心需求，避免功能的泛化。

    OA办公系统上的功能哪些应该有，哪些不应该有？这个确实没有什么标准，也要因人而异，但根据笔者的调查了解，以下这些功能是大部分OA用户根本不用，或者很少用的：办公用品管理、图书管理、档案管理、会议管理、车辆管理，而资产管理、客户管理、人力资源管理、任务管理（项目管理）也只是用到很简单一部分……

    为什么用不上，或者用不起来呢？马先生总结了两方面的原因：

    1、对企业来说，很多工作在平时就没有真正的管好，有的没有好好管，有的不需要细致的管理，想通过软件来规范管理便成了一个美好的、理想化的愿望。因为软件只是一个工具，是为企业管理服务的，如果管理不规范，那么软件必然用不好。

    2、对OA办公系统来说，术业有专攻，OA办公系统的核心是工作流，而非人力资源、客户关系、项目管理等功能，这些集成的功能模块往往无法和各种独立的软件相比。所以如果企业对这方面要求较高，通常需要使用独立的管理系统，或者在OA办公系统上进行二次开发。

    可能你会觉得，去掉这些功能，OA好像就没啥了，这里要说明两点：

    1、并不是说让你全部忽略或者去掉这些功能，只是让你重点关注自己需要使用的功能，而不是看谁的功能更多就喜欢谁。如果你确实要用到人力资源管理，那么先确定你的需求重点，是绩效考核，还是考勤管理、档案管理、工资管理，然后看看这个OA办公系统中的人力资源管理是怎么做的，是否满足你的需求重点，如果不满足，是否在简单调整一下后就可以使用。

    2、OA办公系统发展至今，已经具有了浓浓的中国特色，从产品和竞争角度来说，厂家必须开发出这些功能，你可以保留这些功能作为未来之需，这是“适度超前”的原则。但要明白，很多功能模块往往只提供了最基本的管理功能，只是为了满足用户的多样性需求和简单管理需求。如果你的需求比较复杂，大多数时候都要对这些集成的功能模做二次开发，或者使用独立的管理系统。

    马先生说，根据IBM对大量CIO的调查，适用性是管理系统选型的首页原则，这就是说要选择实用的功能，而不是更多的功能。华天动力OA办公系统之所以能够成为实用性OA的典范，被务实的企业所青睐，正是因为华天动力OA办公系统很好的满足了企业三大关键需求：流程管理、自定义开发平台、统计报表。

    马先生说很多人在选型的时候说“那个OA的功能很全，价格也很低，我看不错”，要知道OA办公系统不是装饰品，而是实用品；要看谁做得好，而不是看谁做得多。他曾经见过几个厂商推销自己的系统，集成了OA、ERP、CRM、HR、进销存等等几乎你能够想到的各种应用，当然，没有一个能够做成功的。

    所以，瑞士军刀的功能再多，也是一套小工具而已。要大而全，还是要少而精，一定要想清楚！