一种基于WEB方式的远程协作协同管理软件

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一、前言

    随着计算机技术的不断发展，和办公系统在各行各业的普遍推广使用，传统客户，服务器方式的办公系统逐渐暴露出其不可改变的同有缺点，越来越不能适应现代化的管理，因而改变传统客户机／服务器方式的办公系统就迫在眉睫。在这种情况下，采用WEB方式设计办公系统，开发基于Web方式的远程协作办公自动化系统就成为当务之急。

    针对上述这些情况，我们开发了一种基于WEB方式的远程协作办公自动化系统。该系统以Notes／Domino技术为基础，通过WEB技术、JAVA技术、信息安全技术等当前的主流技术，采用了面I句对象的方法，系统配置灵活，使用方便，稳定可靠，实现了对公义审批、收发文、档案、信息发布等管理，并通过Internet实现异地办公、移动短消息、即时通信等。该系统将企业内部与外部信息统一考虑，通过跨平台的信息集成和发布技术，为企业构造了坚固和宽广的信息基石。

二、系统设计

    1、系统目标

    办公自动化系统不仅要适应企业的各类机构调整，促进企业资源的合理配置，优化企业机构运作流程，还应其有可用性、可靠性和易维护性，成为一个真正有效的全面支持企业运作计算机化的系统。通过该系统的推广应用，应达到以下的目标：

    (1)减轻办公人员的劳动强度，提高办公效率，促进工作流程的规范化和制度化；

    (2)协同工作：内置强大的工作流定制工具，帮助企业轻松实现各种审批、签批、文件处理等业务流程；

    (3)通讯机制：建立邮件以及消息系统，实现企业内部员工的电子化交流；

    (4)信息发布：通过电子公告板、通知、论坛、电子刊物、规章制度等系统，实现信息的及时发布；

    (5)业务流程化：坚持业务驱动的原则，根据企业的实际情况，提供先进的、实用的物资管理、合同管理等模块；

    (6)持续的系统扩展与集成：采用跨平台、模块化设计，方便系统的不断升级，另外提供多种接口，方便OA系统与企业的其他系统集成。

    2、系统原则

    综合信息技术的现状和发展趋势，@Office的建设确定了立足于先进成熟的主流技术(JAVA技术、移动技术)和主流产品(Notes／Domino)，在技术开放和高度集成的基础上，进行高层次的应用开发，同时系统的建设做到“统一领导、统一规划、统一建没、统一管理”。并确保系统实用且优化，易使用，易维护，易扩展Ⅱ高度安全可靠的设计原则。

三、系统结构和功能

    1．系统结构

    @Office办公自动化系统的各个应用数据库分为七个部分：公告栏．验证管理．日程安排．电子论坛，收发文，进销存．主页数据库七个应用数据库。

    该系统@Officee由八个子功能组成，分别是：公司主页、电子邮件、个人秘书、电子论坛、收发文、公共信息、进销存、即时通信。图1显示了该@Office系统的功能图。

    2、功能介绍

    (1)公司主页

    提供了一个链接，用于链接到公司的主页上。

    (2)电子邮件

    提供电子邮件箱，用户可以与其他用户进行电子邮件的交换，交换的信息也不仅仅局限于文本字符，还包括图形、图片、动画、声音等多媒体信息，以及各种文件或程序，如Word文档、Excel表格，甚至Java程序等各式各样的信息。

图1 系统功能图

    (3)个人秘书

    个人秘书实现了三种功能：待办事宜，日程安排，修改口令。

    (4)电子论坛

    (5)收发文

    收文：对来文进行及时的登记，呈批，归档，备查处理，规范收文流程，清晰审批过程，按照流程规定的审批要求进行审批。避免重复输入，快捷、灵活的查找文档。

    发文：规范发文流程，撰写发文，归档，呈批，按照发文流程规定的审批方式自动邮递给审批人进行审批工作，灵活的查找功能。

    (6)公共信息

    公共信息包含两个部分：公告管理和公用通讯录。

    (7)进销存

    进销存包括合同管理，进销管理，库存查询，签名管理。

    (8)即时通信

    即时通信包括即时通信和移动通信。

四、系统设计中的关键技术

    本系统以Lotus Notes／Domino群件技术为基础。同时在此基础上加入了即时通信技术，安全机制，信息检索技术，移动技术等技术，下面就这几个技术进行简要的介绍。

    1、信息检索技术

    在Lotus Notes中，信息是以文档的形式保存在数据库中的，一个文档相当于关系数据库中的—个记录。在NOTES应用中，对信息的查询就是对文档的查询。在本@Office系统中，对文档的查询主要以下几种方式：全文检索，按关键字查询．多个关键字联合查询。

    全文检索是Lotus Notes提供的基于数据库全文索引的搜索工具，也可以称为模糊检索。它根据给定的检索关键字在整个数据库中搜索，并把搜索结果显示在该视图的顶端。实现全文检索的关键是为该数据库建立全文索引，并定时废弃旧索引，进行新索引。如果没有及时进行索引，检索的结果与数据库中的信息就会有出入。

    2、即时通信技术

    高效、灵活、即时的通信是一个公司取得成功的关键。无论与您一起工作的人是在同一办公室还是分散在世界各地，@Office系统都可以帮助您实现比以往更好的通讯。这就意味着您能在几分钟之内和您的部下召开一次讨论会，而不再需要逐个通知。以Lotus SameTime为平台的@Office即时通信系统为用户提供了一个最完整的实时协作商务解决方案，包括多种强大的功能，如即时通信、白板、发送Web页面、屏幕共享、音频和视频会议等等。

    利用Lotus SameTime灵活强大的工具包，加入JAVA Applet类在该工具包的基础上开发出大量新型的应用，借助Internet介入客户服务并与之建立更加良好的关系。使员工的工作更加高效。JAVA Applet类存放在服务器端，客户端用户下载该数据包并在本地执行，即可实现即时通信了。实现即时通信必须有一定的系统环境：SameTime服务器，支持IBM SameTime应用平台；Domino服务器，支持IBM Lotus应用平台；Web服务器，企业内其他Web应用服务器，可以是IIS等，支持asp、asp.net、jsp和html等；客户端：IE 5.0以上，可以支持html、asp、asp.net、jsp、java applet等各种应用接口。

    3、移动技术

    本系统的移动技术采用Domino EveryPlace SMS Server短消息应用扩展服务器，利用手机和串口线的连接方法来实现。该方案在Domino EveryPlace SMS Server短消息应用扩展服务器的基础上加入具有无线短消息接入的SMM短信猫以及后台Notes移动数据业务系统，为Domino 6用户实现从有线到无线的端到端解决方案。具体的实现要求是：SMM短信猫服务器(SMM配置软件包Desktup，SMM应用软件包Configer)；Domino服务器端(Windows 2000企业版+服务包，Lotus Domino R5或者R6，Domino EveryPlace SMS Server，Notes移动数据业务系统)；Domino客户端(MS Windows 2000，IE 5.x或以上。Lotus Domino Administrator R5或者R6，Lotus Domino Designer)。该方案实现了新到邮件、待办事宜的短信提示。

    4、完善的安全机制

    Lotus Notes／Domino支持信息存储加密、传输加密。信息加密的单位是字段一级；支持数字签名技术；支持X.509许可证验证手段；通过权限控制等手段赋予不同用户在应用系统中的“角色”。此外，Notes／Domino支持NT上的“单次登录”、身份认证、数据加密、数字签名、权限控制等机制。由于本系统是基于Notes／Domino开发的，对于本系统和本系统所管理的所有信息和数据单元，系统都提供了良好的保护，避免了非法的存取和恶意的破坏。除了Notes／Domino本身的安全机制外，系统还提供了数据访问日志。清晰记录各文档的读取、修改情况。