做好协同管理软件中的审批权限管理

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为什么要做好审批权限管理

    审批流程是OA系统应用的核心，有的企业每天要在OA系统上流转上百个流程，这些流程涉及几百名审批人员，保证他们审批操作的正确性，对他们的操作权限进行合理的规范，就成为了保证流程顺畅运行的重要工作。

    在对审批人的操作权限进行管理的过程中，企业经常问到的问题是：

• 我能够控制不同审批人的操作权限吗，比如加签、回退、上传附件等权限，以规范流程，并防止审批人误操作吗？
• 我需要对个别人开放打印权限，而对其他人禁止打印以保护文档安全，如何实现？
• 我如何能避免审批人对审批文件进行有意或无意的错误修改？
• 有的流程非常重要，只能由本人审批，而不允许让代理人来审批怎么办？

    这些需求都可以通过华天动力OA系统审批流程中的操作权限来进行管理。

操作权限管理的内容

    操作权限：即节点权限，节点就是每一个审批动作的名称，如校对、会签、分发、审批等。华天动力OA系统的流程管理向来以设计完善而著称，在华天动力OA系统中，每个节点都包含相应的操作权限，如打印、修改、回退、盖章、加签、上传附件、是否允许由委托人审批等，表示审批人在该节点可以进行哪些操作，以便对审批人的操作进行规范。

    当然，管理员可以自行设置每个节点（审批动作）所具有的权限，管理员可以根据流程的要求，或者审批人的级别，设置包含不同权限的节点。

    比如一个“校对”的节点，则审批人在审批时可以修改文件，但不可以退文和打印，也不可以另存到本地。这样就可以保证审批文件的安全性和规范性。

    显然，操作权限管理对审批人的操作进行了细致的管理，是一个非常重要和实用的设置，另外需要注意的是，操作权限管理只是对审批人的操作进行规范管理的一部分，另外还可以通过表单中的权限设置来进行管理，比如管理审批人的读写权限等，相关介绍可以参见《电子表单在协同办公系统中的应用》一文。

操作权限管理的应用案例

    自从使用OA系统以后，集团的流程审批变得规范、便捷、高效，也不用到处追着审批人签字了，这让行政总监李国天很高兴。但他最近也发现，审批过程中仍存在一些不规范的操作，比如审批人随意修改文件等。

    他希望能够对审批人的操作权限进行一些约束，就把姜程叫到自己的办公室。

    姜程说到：“从技术上讲，这个问题很好解决，因为我们使用的华天动力OA系统本来就可以对审批人的操作权限进行管理。在我们的系统中，审批动作和审批权限是分开的，每个审批动作都含有不同的操作权限，如退文、加签、打印、盖章、修改文件等，审批人使用哪个动作，就要遵守相应的操作权限。但具体到使用中，我们应该如何给不同的审批人来分配权限呢？”

    李国天说：“那我们就以技术为支撑来规范管理。这样吧，我们重新设置一下各种审批动作，把审批动作细化，这样操作权限也就可以细化了，比如‘会签’这个动作就可以分为‘审批会签’和‘知会会签’，前者可以修改文件，后者不可以修改文件，这样不同审批人的操作权限就会更细致、更规范了。你看可以么？”

    姜程：“可以，我们先修改审批动作，然后一起梳理各流程，确定每个审批人应具有什么样的操作权限。”

    李国天：“好，今天就开始做。”