协同管理软件中混合型模板使用实例

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

1、企业审批的需求

    在前两篇文章中，我们分别介绍了OA系统中文档型模板和表单性模板的使用案例，今天我们来看看第三种模板类型——混合型模板。

    我们知道，文档型模板的特点是便于对审批文件的内容进行编辑，表单型模板的特点是便于对审批数据进行统计汇总。这看似已经很完美了，但在实际办公中，企业却经常会要求将这两种类型的模板合二为一，比如下面这个典型的问题：

    “我们有一些审批文件的格式比较特殊，审批单要求是电子表单，正文要求是WORD文档，比如合同审批等，在OA系统中如何实现呢？”

    正是在这种需求下，混合型模板闪亮登场。我们以华天动力OA系统为例，看看混合型模板的具体应用状况。

2、什么是混合型模板

    所谓混合型模板，也就是将文档型模板和表单型模板完全合二为一，同时具备这两种模板的特点。

    具体来说，也就是审批单（也有的单位称之为签批单）采用HTML表单（也就是电子表单）的格式，这样就可以对表单内的数据方便的统计和检索；而审批文件的正文则采用WORD/EXCEL等文档的格式，这样就可以对文件内容方便的编辑，实现痕迹保留等操作。

    显然，这种混合型模板的功能非常强大，使用起来也很灵活，可以满足企业的多样性办公需求，适用于需要同时统计数据和编辑文件的审批事项，典型的应用案例即“合同审批单”。

    合同审批单中的审批单（签批单）是HTML格式的，这样就可以对合同涉及的时间、金额、地区、应收应付、部门等信息进行统计和检索；而合同正文是WORD格式的文件，非常便于审批人对合同条款进行修改。

OA系统中的合同审批单样表

3、应用案例

    金信集团的合同审批模板是采用word文档的格式，这样虽然方便了审批人对合同进行编辑修改，却没法对合同里面的金额、人员、部门、地区等情况进行统计。为此张胜阳每个月都需要财务部来手工查阅合同，统计相关数据，每次统计最少也需要半天时间，如何能够既方便的编辑合同内容，又直接统计出各项数据呢？

    他又找到了公司的大红人姜程，姜程听了张胜阳的描述后说：“这个很简单啊，用OA系统中带签批单的审批就可以了。当初设置合同审批模板的时候，不知道你们有这个需求，不然直接设成带签批单的表单格式，不过，也怪我们实施时需求调研没有做好。”

    张胜阳：“什么是带签批单的审批？”

    姜程：“带签批单的审批就是将电子表单和文档文件两种形式放在一起使用，比如合同审批单，包括签批单和正文文件。签批单就是电子表单，业务员在签批单中录入合同金额、地区、客户名称等，就以直接进行统计汇总。正文文件就是WORD格式文件，业务员粘贴入合同内容，就可以方便的进行编辑修改，一举两得。”

    张胜阳：“原来还有这个好功能呢，那我们马上改成这个吧。”

    姜程：“好，看来我们以后在设置功能的时候还是要调查得更细致一些。”