基于协同管理软件技术文档周转管理功能的实现

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一、引言

    中国燃气涡轮研究院办公自动化系统采用“一院两地”的分布式异地协同办公方式。该系统的成功实施和应用，加强了“一院两地”之间、员工与部门、部门与部门之间的协作与沟通，将散落在个人、部门的信息进行集中管理和有效利用，从而达到提高工作效率、降低劳动强度和办公事务运行成本的目的。

    该系统的成功实施和应用，特别是其核心功能模块公文管理在行政办公业务流程巾，发挥着巨大的作用并埘其他部门的业务需求带来了良好的示范效应。为了满足院内其他部门的业务需求，在本系统中进行了功能模块的扩展应用等工作的尝试。本文就针对技术文件周转管理模块的实现过程进行了描述。

二、系统现状

    目前院内95％以上的员工都使用该系统处理日常事务，日常办公通过该系统基本实现了无纸化、数字化，系统的推广应用促进了科研、生产、管理信息在院内部高效流动，从而提高了院整体的办公效率，增强了院在新形势下的竞争力。

    办公自动化系统的实施应用效果，主要体现在以下几个方面：

    1、利用现代信息技术，通过计算机实现了办公信息电子化，极大地提高了办公效率；

    2、所有公文收发、阅批件等办公信息的报送通过系统实现，不同职能管理人员根据授权通过计算机完成其相应的分工、减轻了劳动强度、提高了管理效率；

    3、节省办公开支。系统的实施实现了院内异地部分之间办公流程的无纸化，取消了许多纸型文件，大量节省了传统办公费用和人工在院区两地内递送的繁重劳动，节省了办公成本；

    4、实现文档一体化。通过文档一体化接口实现了信息一次输录、多次利用，达到了信息共享，提高了信息利用率。

三、技术文档周转管理功能的实现

    1、需求分析

    目前，院内除了行政公文管理在OA系统中进行流转审批外，还有大量的科研项目，其相关的技术文档周转审批还是采取人工方式，即采取打印文档后交各环节进行审批流转，这种运行模式存在流转周期过长、办理效率过低、打印成本过高等缺点，也非常不适应我院目前的“一院两地”布局对科研项目的管理需求。

    为满足这方面的业务需求，急需利用OA系统的技术优势在该系统中开发出技术文档周转管理功能模块，满足用户的业务需求。

    2、模块功能

    技术文档周转管理功能模块应符合院有关技术文档的相关标准要求，实现技术文档的自动流转，以及文档的模板文件签字自动映射等功能，同时，对已完成流程周转的技术文档应能方便地导人到现有的档案管理系统中，方便用户的在线浏览。

    技术文档周转管理模块的工作流程如图1所示。

图1 技术文档周转管理流程图

    流程中各节点的操作权限及相关设置如表1所示。本模块的流转记录审批单如图2所示。

表1 流程中各节点的操作权限及相关设置

图2 技术文档周转管理申请单

    整个模块的各环节审批意见可以通过流程跟踪来查看，如图3所示。

图3 技术文件周转管理流程跟踪图

    3、模块开发

    在本模块的开发实现过程中，利用办公自动化系统的流程设计器和系统开发支持平台IBM Domino Designer来完成相关帧结构集、页面、表单、视图、文件夹、共享代码、共享资源、其他等设计元素的开发和实现。

    在开发过程中，主要核心店是确保表单中各个变量域值与模块文档中的域值变量实现同步刷新和写入，特别是对模块中多个流程节点办理人员信息化的重复刷新功能的实现是保证流程能否正常运行的关键条件。

    为确保归档环节的合理有效实现，满足一院两地档案管理部门对文档归档的具体要求，在本功能模块中，特别设置了相应的群组并进行了人员指定，同时，把该环节人员的权限与档案管理系统的权限进行统一划分。以保证技术文档归档后能确保文档的正常浏览和借阅。

    4、应用效果

    该模块已经和整个办公自动化系统其他的模块集成后正式运行。通过该模块的使用，更加体现事物审批无纸化，动态跟踪和实时监控活动的全过程，并能迅速反馈技术文件周转申请的总体情况，简化办理流程，加快申请流转速度，从根本上提高了相关事宜的办理效率和质量，极大方便了技术文件周转申请用户。

四、结束语

    作为我院信息化建设中首个成功实施的大型业务应用系统，其实施的效果和作用显而易见，本系统的成功实施积极推动了本单位的信息化建设工作，为其他信息化项目的实施积累了丰富的实际工作经验。特别是该项目的实施模式和相关经验会对后续开展的其他信息化项目产生积极重大的影响。

    随着用户对系统认识的不断深入，系统的更新和完善也带来新的课题，继续在部门业务上下功夫，逐渐规范和细化各项业务工作的流程，并将其纳入系统中实现，提高办事效率和规范程度，降低办公成本，这是今后面临更大的挑战。