企业办公自动化协同管理软件应用分析

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    0 引言

    随着信息化和知识经济时代的到来，中国的企业正面临着前所未有的挑战，知识经济时代的企业不再是单纯的金融资本或物质资源作为企业生存发展的根本，而是以企业运作知识为生存发展的根本。在此之前，公司的办公仍然采用传统的办公模式，各种报告采用逐层提交、逐层审批，在很大程度上制约了办公效率的提高，而且造成了办公资源浪费。为改善这种状况，适应公司的不断发展以及管理水平的不断提高，实施办公自动化(OA)系统已是大势所趋。

    1 实施方案

    如果一个公司统管几个分公司，可以在公司本部通过内部局域网登录OA系统，各生产基地通过Internet登录OA系统，进行文件接收、新闻查看、经营报表发布，实现本部与各生产基地共同使用OA系统，达到协同办公、信息共享的目标。

    (1)软件介绍

    在此使用的OA服务器采用Windows 2003 Server操作系统，办公自动化软件采用金蝶K／3 OA系统。K3／OA以先进的群件系统Lotus Note 1t5为平台，集计算机软件、硬件、网络、通讯、多媒体于一体的基于信息动态交换，协调各部门的活动，以达到单位整体目标的办公自动化应用软件。金蝶K／3OA基于知识管理(KM)理论，完全采用WEB化设计，实现B／S结构；在整体架构上采用了XML数据接口，所有的模块设计采用独立的数据库，保证了模块的结构化。数据库设计支持自动分库，并且设计了函件数据库进行文件的异服务器传递。

    (2)系统网络结构

    系统网络结构如图l所示。

图1 系统网络结构

    (3)服务器设置

    OA服务器双网卡，一个网卡设置成内部地址用于公司内部网络访问；另一个网卡连接到防火墙的DMZ端口，设置此网卡的IP信息，在防火墙中设置外网访问规则，达到被外网访问的目的。

    2 软件主要功能

    (1)登录管理

    每个使用者都有自己的用户帐号和密码，以区分每个用户在系统中的权限和使用功能，通过帐号和密码登录系统确保身份和安全。

    (2)公文收发管理

    公文收发系统是办公自动化系统中重点实现的功能模块。主要是用来实现收发文的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。通过系统菜单“网络办公”中的“收文管理”和“发文管理”可以方便的实现公文的办理和查阅。

    (3)企业工作流

    办公自动化系统运行之后，公司的办公流程全部转移到系统中操作。在“企业工作流”模块中，可以实现工作报告提交审批等各种办公业务流的操作。

    (4)办公事务

    通过办公事务系统可以实现请示汇报和及时发相关信息，提高了各项办公事务的处理效率。

    (5)个人事务

    实现个人邮件收发和修改个人资料，以及实现日程安排和密码修改及出差授权等功能。

    (6)档案管理

    实现文件的登记、检索、打印、统计、归档、注销、借阅登记等操作，还可以上传文件的实体或扫描件，及对案卷进行排序、合并等编辑。该功能主要为系统档案管理员使用，其他工作人员主要使用在线借阅档案功能。

    (7)网上交流

    办公自动化系统集成了“在线交流”和“论坛”功能，可以满足工作人员实时交流和论坛发布帖子的需要，使得办公自动化系统的使用更加灵活和人性化。

    (8)辅助办公

    可以进行车辆管理、办公用品管理，满足办公室对办公资源的合理调配和管理的需要o

    3 实施效果

    (1)提高办公效率

    可以方便快捷地共享信息，合理使用办公资源。改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。从而提高办公质量，改善办公条件，减轻劳动强度，高效地协同工作，实现管理和决策的科学化，防止或减少人为的差错和失误，提高工作效率。

    (2)节约办公经费

    以前一份公文从拟稿到成文，要修改多遍，发文时又要耗费大量的人力物力进行复印和分发，实施办公自动化后，各种文件资料全部电子化，通过电脑管理和存取，实现无纸化办公，减少损失浪费，节约经费支出，减少办公成本。

    (3)工作人员责任心增强

    实施办公自动化系统之后，工作人员在系统中办公的操作都会被系统记录，使得每一步骤的细节都有据可查，出现问题时责任更加明确，提高了工作人员的责任心。

    (4)提高工作人员素质和管理水平

    网络办公是管理方法的升华，是一种改革，要求每个工作人员对自身素质培养要更加重视，进一步学好计算机等知识，以适应时代的要求。同时，规范的操作养成良好的习惯，使公司的管理也更加规范，管理水平逐步提高。

    (5)保密性增强

    原有的纸质办公文件，如果保管不当会造成信息泄露，而应用办公自动化系统之后，由于采用了帐户密码的方式进行了管理，权限分配明确，没有权限的人员看不到保密的文件，也不存在纸质文件流失的可能，大大减少了保密文件信息泄露的几率。

    4 结束语

    OA系统的应用，可以使公司文件、公司新闻、生产经营报表、规章制度等内容都在OA系统中发布，极大提高了办公效率，节省了办公经费。OA系统应用到各生产基地将更加有利于信息交流和共享，有利于提高管理水平，为整个公司的运作搭建一个统一高效的办公信息平台。