协同软件与ERP的关系与集成分析

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    0 引言

    ERP最初由美国Cartner Group公司在20世纪90年代初提出的，它既是一种先进的管理思想和模式，同时又是一套适应于多种企业的管理信息系统。当今的ERP系统反映现代企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。对于相当一部分企业来说，各种ERP软件已经在普遍的使用。但是，部门之间各自为政，企业提高效率并没有如人们所预期那样得到提高。其中一个重要的原因就足信息没有共享，信息流通不畅。这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，例如信息膨胀、信息孤岛等。企业迫切希望能够将这些分散的信息在同一个平台上处理，在部门间共享。

    协同软件正好可以解决以上的这些问题。协同软件是指那些以团队协作为目标的沟通协作软件。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，协同软件概念也赋予了新的含义。可以这样认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。协同软件以人力资源管理模块为中心、通过工作流程来贯通整个系统、其它模块相互协作为整体服务。并且，通过门户的技术，集成信息到个人页面，使得不同角色获得个性化的应用。协同应用提供了一种“整体应用”的方案，它关注的是全面的调控，更有利于对企业的各种资源进行充分整合，让这些被分隔开来的资源重新处于统一管理和调配下，使企业从获得“局部优化”到获得“整体优化”。

    目前，实现多种产品的整合或集成、赋予产品更强的功能是ERP技术发展的一个重要方向。在欧美，ERP的管理范围有继续扩大的趋势，兼容并蓄企业本身的所有经营业务、企业的办公业务、企业之间的协同商务业务等。这样，协同也被融入ERP系统中，将企业管理人员在办公室中完成的全部业务都纳入到其管理范围内，实现对企业的大部分工作及相关内外部环境的全面管理。据悉，这种“ERP+协同”的整合方式引起了包括微软、IBM、SAP等许多国际软件巨头CIO的关注，并积极推进。而且，ERP与协同的集成，将带来1+1>2的理想效果，推动企业信息化，提高企业效率、管理水平和竞争力，最大化地提高企业对市场的快速响应能力，最终以实现供应链管理为目标，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。所以，ERP与协同的关系与集成问题是一个值得我们去研究和探索的课题。

    1 协同软件与ERP的关系

    1．1 协同软件与ERP的区别

    1．1．1 管理的理念和目标不同

    众所周知，ERP的侧重点是计划，对企业资源进行计划与统计、分析，而协同软件所强调的是“辅助多人多组织共同完成一件事务”。因此，从管理理念上来说，ERP是提高企业内部资源的计划和控制能力，协同软件最终给用户带来的是协同管理工作模式和工作方法。更具体地讲．ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程及资源控制与计划，协同软件则着眼于协同工作、公文处理、知识管理、行政办公等。

    更主要的是，它们的目标也不同。可以说，ERP系统更着重于企业的具体业务过程运作，而协同软件更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过程的效率来提岛生产效率、提高资金使用效率、加强对人、财、物的管理，后者则是通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。

    1．1．2 管理的模式和方法不同

    ERP的工作流是固定的、隐性的，协同软件的工作流是柔性的、显性的。ERP是比较强调流程化，在整个ERP运行过程中人要服从于流程，不管是总经理、CEO还是什么人都要根据ERP的规定流程来走，所以它从管理的角度体现的是一种刚性管理模式；而协同软件是从人出发，所以更加强调柔性管理，强调全员工作效率如何发挥，人与人之间如何完成协作，如何加强协同管理的柔性。所以，从这个意义来说，一个刚性管理和一个柔性管理，这也是ERP和协同软件最明显的区别。

    协同软件其中一个重要的特点之一就是强大的工作流定制功能，并且能提供一个较灵活的图形化定制工具。相比之下，ERP系统的工作流更多实现的是业务上的逻辑数据流，它并不着重于行政结构上的审批。

    1．1．3 管理的对象和内容不同

    一个企业里面主要管理3个要素：人、财、物。ERP是从财务软件和物流管理MRP(物料需求计划)发展过来的，ERP管理的核心足所谓的资金流和物流，比如人、财、物咀面，财、物是ERP管理的核心，在ERP管理的人是被物化的人，每个人有成本，如何派工，人力资源够不够，每个核算成本应该如何，所以还是在物和财这个角度来看。协同软件更多的是注重人的管理，它首先关注人，强调以人为中心的管理，通过不同个体“人”即时沟通，实现组织内部及组织之问的协同。可见，ERP侧重财、物，协同软件更加侧重的是人。从这个角度来看可发现ERP和协冈软件有很大的区别。

    而且，与企业级的内部资源计划ERP相比，协同软件更多的足关注事务／业务处理，提炼出有用的管理“信息——知识”。也就是说，如果ERP是企业级的全面管理应用，协同软件就是ERP的最前端，它的作用延伸到了ERP以前力所不能及的范围。除此之外，ERP管理的基础，往往是结构化数据，如基于关系型数据库的数据等，向协同软件除了可以管理结构化数据，还能对文本、网页、影音、图像等非结构化数据做到有效管理。

    1．1．4 系统的设计理念和实现价值不同

    大部分协同软件业务流程相对比较灵活，流程化，而ERP主要业务流程则相对同定、自动化。ERP系统是一个“事务处理”系统，强调准确记录企业中人、财、物各项资源的轨迹，无缝集成企业生产、库存、财务等管理模块。提高企业的“自动化”能力，从而极大地降低人力需求及差错，提高效率。而协同软件实现办公流程的自动化，这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现办公流程的自动化，就叮以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

    1．2 协同软件与ERP的联系

    1．2．1 功能上的交叉

    协同软件和ERP是企业信息化里面、是按两个不同的思路形成的系统。表l对两者的功能做了简单比较。

表1 ERP与协同软件功能比较

    从上表可以发现协同软件中大部分功能类似于ERP系统，实际上，协同软件的功能全部在ERP系统的基础上发展而来。这两者实际使用中，往往会稍有交叉。例如，ERP软件中的财务管理，主要实现的功能是以记账凭证的方式对利润、资产负债等财务数据，进行预算、记录与统计分析，而协同软件中财务管理实现的功能是财务费用的申请、审批、报销等流程，它们在最初思想、应用功能方面有很大的差异，ERP和协同软件可以同时应用，在同一企业内可以各司其职，但它们有趋于融合的趋判。

    1．2．2 信息方面的交融

    完全实施一个协同软件，就是实施ERP系统的功能加上协同软件中的知识管理、流程引擎、项目管理等功能，然后通过信息门户，将内部和外部相对分散的资源组成一个统一的整体，使得用户能通过统一的渠道和个性化的设置来访问所需的信息及进行协同工作。我们从信息元素住应用系统的分布角度来分析两者的信息交触，如表2所示：

表2 信息元素在应用系统中的分布