企业协同办公平台建设研究

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    1 办公自动化发展历程

    企业信息化的目标是在先进的管理理念指导下，应用先进的计算机网络技术去整合企业资源，为企业的战略层、战术层、运作层提供准确、及时、完整、有效的信息，以便对需求做出迅速的反应。

    协同办公是企业信息化建设中重要的应用之一。在企业办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，协同办公平台便是运用先进的IT技术，通过计算机和网络实现企业内部快速、高效、灵活办公处理的信息系统。

    办公自动化（OA）的发展历程，伴随着企业信息化发展的浪潮起伏，其过程主要分为以下三个阶段：

    第一阶段：文档型OA。初步的办公自动化从单机版的办公应用软件开始，例如MS OFFICE、金山OFFICE等软件。该阶段OA主要关注个体的工作行为，提供文档电子化等服务。

    第二阶段：流程型OA。流程型OA是目前办公自动化的主流应用，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

    第三阶段：知识型OA。随着OA系统应用的逐步深入，系统中积累了大量信息，这些信息对全体员工来说是重要的知识。如何节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作效率、沉淀团队知识、提高团队的应变速度，并最终最大化提升团队及个体的产能，全面提升企业的管理，这样的新需求，使OA发展派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合企业内的信息和资源发展出来的OA系统，即为“知识型OA”。将知识管理的思想融入日常的办公协同平台软件中去，同时整合以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如即时通信软件；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候OA系统已经不单单是员工日常协同办公的平台，更是一个企业进行知识管理的基本平台；传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用。这个阶段的OA系统已经是：

    （1）协同工作平台。通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

    （2）知识管理平台。实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作绩效。

    （3）项目协作平台。通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出及时响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排更便捷，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

    （4）企业通信平台。建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

    （5）信息发布平台。为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

    （6）行政办公平台。实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

    （7）信息集成平台。现代企业中已存在的项目管理系统、erp系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、账户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

    2 协同办公平台总体架构设计

    2.1 平台功能概述

    协同办公平台应采用统一的技术架构和标准化的基础组件，为企业提供通用的沟通协作能力、企业内容管理能力和业务分析能力，从而有效帮助企业降低协同办公平台建设、管理和维护的复杂度，并辅助实现知识积累。该办公平台的实现内容应包括：

    （1）提供标准的企业统一通信和协作平台，从而快速构建各种以协作为目的的企业内部网站，如部门网站、个人网站、文档和会议协作区等，并提供包括语音、邮件、即时通信、短信等在内的统一通信平台。

    （2）提供标准的企业内容管理平台，实现统一的文档控制和信息共享平台，有效实现企业文档的生命周期管理，保证文档和信息安全。

    （3）提供标准的商业智能分析平台，帮助企业迅速构建统一的业务报表，决策分析系统，加强信息的时效性，提升企业的业务洞察力。

    （4）结合工作流引擎产品和表单编辑器，在办公平台中实现企业内各种基于电子表单的流程应用。

    2.2 总体架构和主要功能模块设计

    协同办公平台应包含五个层次功能，来满足企业高层、普通用户、业务管理人员和系统管理人员的日常操作需求。其功能架构图如下：

    2.2.1 基础架构层

    基础架构层提供基础的Web服务、数据库服务以及统一目录服务，本文以微软标准架构为例。

    （1）Web服务：采用 Microsoft Internet Information Server。

    （2）Database服务：采用Microsoft SQL Server服务器。

    （3）认证服务：提供多种安全认证方式，包括加密认证、证书认证等。

    （4）目录服务：使用Active Directory（活动目录）存储企业的组织机构和人员信息，方便的查询和检索以及实现统一认证。

    2.2.2 基础服务层

    基础服务层提供标准的基础应用服务。

    （1）工作流：为上层应用提供工作流引擎服务，可以将文档库、电子表单等绑定到不同的工作流，快速实现各种基于文档或电子表单的业务流程。

    （2）搜索：提供索引建立和更新，实现全文检索和属性检索，并实现搜索任务调度的功能，提高搜索的准确性和效率。