基于Java的企业协同办公系统开发

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    1 序论

    1．1 设计思想

    在科学技术不断提高的今天，计算机科学已经同我们的生活工作结合得越来越密切。它的高效便捷使之在人类社会的各个领域都发挥着越来越重要的作用。计算机的应用正逐渐由科学计算、实时控制等专业方面向非数值处理的各个领域中渗透。尤其是以计算机为处理核心，以数据库管理系统为开发环境的管理系统在办公室自动化以及商业信息管理等方面的应用，日益受到人们的关注。

    随着社会信息量的迅速增长，文件管理系统采用的访问方式以及在不同文件之间缺乏相互联系的结构，已不能满足需要，于是数据库管理系统便应运而生。数据库管理系统是用来控制建立数据库中的数据、数据的存取，并维护数据库的数据。数据库管理已成为计算机信息管理的主要方式，用电脑管理数据，可免除人为的疏忽，并且运算速度快，可靠性提高。

    现代化企业中，由于大量信息处理和贸易的全球化，企业信息管理体现出越来越重要的作用。它在企业日常工作的各个方面为企业的创新、发展以及经济效益，做出了显著的贡献。要适应高速发展的经济，企业须加强信息基础设施建设，通过企业基础数据的信息化、企业基本业务流程和事务处理的信息化、企业内部控制及实施控制过程的信息化，促进企业的可持续性发展。

    1．2 企业协同办公系统概述

    企业协同办公本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。即采用Internet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。使用计算机对企业办公信息进行管理具有许多优点，例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高企业办公管理的效率，减少人力浪费，将劳动力从大量单一低效的体力操作解放到脑力劳动中。

    一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。企业协同办公系统是一个企业单位不可缺少的部分，它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。解决企业管理中所遇到的问题：信息沟通困难，信息获取不便，工作效率低下等。把企业运转中所需的信息资源集中在一个平台之上，把不同的部门每个员工的工作都通过软件来完成。

    企业协同办公系统的主要任务是用计算机对各种信息进行日常的管理，如查询、修改、增加、删除以及存储等，迅速准确地完成各种操作，自动生成单据、报表以方便统计分析，并将一系列审核审批流程规范为具体流程，实现快递高效办公。针对系统服务对象的具体要求，设计了本企业协同办公系统。

    2 企业协同办公系统需求分析和设计

    2．1 组织结构

    所谓组织结构是关于组织在运行中涉及的目标、任务、权力、操作以及相互关系的系统。企业组织结构是指企业全体员工为实现企业目标而进行的分工协作，在职务范围、责任、权力方面所形成的结构体系。该结构体系包括职能结构、层次结构、部门结构和职权结构。企业组织结构一般可分为纵向组织结构和横向组织结构两种。传统的组织结构(Organization Structure)的定义，强调了组织的三个要素：

    第一，组织结构决定了组织中的正式报告关系，包括职权层级的数目和主管人员的管理幅度；第二，组织结构确定了将个体组成部门、部门再组合成整个组织的方式；第三，组织结构包含了确保跨部门沟通、协作与力量整合的制度设计；上述三要素涉及组织的纵、横两个方向，具体地说，前两个要素规定了组织的结构框架，也即纵向层级，第三个要素则是关于组织成员之间的相互作用关系。

    2．2 业务流程分析

    企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，能塑造一个好的流程，就可以将领导和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。好流程有三个特点：快捷、规范、低成本。它将各管理要素有效整合，具有自动调节和约束作用，大大提高了企业整体工作效率，从而迅速提高执行力。它是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。

    中建国际的业务流程按照部门分为四部分：办公管理、行政管理、人力管理、财务管理。其中每一部分又根据业务需要进行了细分，为每项业务流程都量身定做一个单独的模块。这种按实际业务内容分类的形式使员工更方便高效进行日常工作，也具有较强逻辑性，符合公司整体形象。

    确定了组织结构和业务流程分类之后，就要根据每个部门特定的需求分门别类地完成每一个模块。做到保证新模块符合原来业务需求的基础上最大可能地提供更加快捷高效的操作，以节省员工精力，提高办公效率。