利众集团OA办公系统和HR系统的整合应用

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    一、企业现状与需求

    上海利众集团创建于2003年3月，位于松江进出口加工区，是一家集大型餐饮、便利店连锁、保洁服务社连锁、团膳配送、食堂托管、生鲜冷链食品加工、配送与销售为一体的大型外商独资企业。

    利众集团旗下目前拥有上海利众快餐供应有限公司、上海快可利百货有限公司、上海悦心楼餐饮有限公司、苏州利得餐饮管理有限公司、常熟勤丰餐饮管理有限公司、上海利达保洁服务社。拥有各类专业人才及员工1000余人。

    2010年上半年，利众集团决定采购一套新的OA办公系统，用以替换原来已经严重不适用的老系统。除了一些基本的需求外，他们考察的重点就是工作流功能，要求必须能够实现以下应用：

    1、 图形化的流程和表单设计界面，要非常灵活、完善、易用，能够动态适应集团组织结构和人员变动的需要；

    2、 能够对审批数据实现方便的统计汇总，生成统计报表；

    3、 具有开放的接口工具，能够和HR系统进行充分整合，实现数据的交换和共享，这一条是项目的重中之重。

    二、实施效果

    1、工作流统一化

    经过一番详细的比对和试用，他们选择了华天动力OA办公系统，并很快就实施上线。

    现在，他们已经该OA办公系统上建立了包含总经办、财务部、品管部、人力资源部、采购部、营销部、总务部、便利店等八大类的50多项审批流程。集团所有审批事务均实现了网上操作，平均每天有70余项审批在网上进行，而平均审批时间则由原来的3—7天缩短到1—3天，极大的提升了整个集团的协同办公效率。

    由于所有的申请单全部使用电子表单的形式，这样利用系统内的自定义报表工具，利众集团可以直接统计审批数据，生成各种统计报表。

图一：审批流程监控界面（部分）

    2、数据整合

    在OA办公系统和HR系统的数据整合上，利众集团也取得了良好的效果。事实上，OA办公系统中的所有审批单都和HR系统实现了数据关联。

    因为为了维护方便，利众集团没有在OA办公系统中新建一套人员结构，而是共用HR系统中的部门和人员信息。这就意味着，在OA办公系统中打开一个审批单，里面的部门、人员等信息直接调用自HR系统。

    如下面的“员工请假申请单”，“申请人信息”和“详细信息”中的工号、姓名、部门、职务等信息都是从HR系统中自动调用过来的。更重要的是，表单的已请事假、已请病假、已请年假等数据也都直接取自HR系统，记录了该员工自入职以来的请假天数，让申请人和审批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。

图二：员工请假申请单界面