浅析OA向协同化办公的必然转变

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    我们当前正处在一个信息和知识经济高速发展的时代，由于OA自身的局限性，如果没有新的概念引入，0A必将走入瓶颈，甚至销亡。提到办公自动化，很自然的会把它与“档案管理”、“公文流转”等联系在一起，这也是脱胎于政府收发文的0A，给人们留下的根深蒂固的印象。历经二十多年的发展，由于传统OA自身的局限性，企业只能依靠它来进行一些基本的行政事务处理，很难从中获得更多价值，这就是办公自动化系统所处的现实和困境，也是企业用户对传统0A不满意的所在。协同化0A，是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件， OA采用良好的办公手段，使员工做到“高效地做事、把事做好”，达到繁杂工作轻松处理的目的；实现资源整合，降低运营成本，建立节约型企业的目标，协助领导监控管理，促进了企业管理的规范化、信息化、和谐化。

    1 OA的发展历程及特点

    第一代0A起源于政府公文和档案管理的需求，实现企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。以公文处理、档案管理为核心，办公就是办文。形成了OA的基本体系。在C／S架构下，所以无法很好的支持远程和移动办公。第二代0A是从90年代中期开始。随互联网的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，实现了B／S架构，很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。虽然也加入了如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等功能，但本质上依然以公文和档案管理为核心。第三代0A从90年代末开始，随市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起，开始强调跨地域、跨部门之间的协作，也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议等。但它仍然没有完全突破传统0A的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的，更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。

    纵观0A的发展历程，这里办公自动化只是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，传统OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代0A开始加入协作理念，但从根本上，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离。

    2 0A系统的发展现状

    传统的OA产品主要有两类：第一类，沿袭传统0A，简单而低价，开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。价格和开发成本较低，但功能主要以传统的收发文管理，档案管理为主，比较简单且相对独立，信息以孤立和静态的形式存在。这类0A只是办公自动化的初级阶段。第二类，实现了部分的协作，有一定灵活性，是比较先进的OA，它开始纳入一定的协同管理思想，功能上也进行了相当的改进，加强了工作流程的功能，并利用各种协作工具实现人与人、部门与部门之间的协作，OA的架构较灵活，然而各功能仍相对独立，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接。

    面对办公自动化的现状，我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求，从而挖掘OA新的应用价值。传统OA之所以受到用户和厂商双方面的冷落。一方面，传统OA简单的功能在企业的业务流程日益复杂，海量信息呈线性增长的今天，愈发显得力不从心，更多时候，它只是提供一种信息发布、查看和类似BBS的功能，而企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求，于是企业不得不建立各种信息化系统，而这些系统很少能够被协调起来，企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼，传统0A却无法担当“集成”的角色，为企业提供整合这些信息和应用的前台。另一方面，在市场化和全球一体的经济环境下，企业间日益强调协作，跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行，而传统OA落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。

    3 协同化OA产生的必然性

    现实情况中的企业办公的涵义是很广泛的。从人员职能的角度看，企业管理者希望随时了解整个企业的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并决策，他只关注监控和决策；部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展，并做出相应指导，评价其业绩，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，他只关注管理和协调；普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，方便的利用各种管理工具完成自己的工作任务，他只关注高效和协作。从应用范围的角度看，日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理，且每个环节都关联紧密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统0A只是从一个狭义和片面的角度去实现了办公自动化。因此OA应该从更广阔的角度来考虑办公的涵义，并与企业的需求紧密结合。

    企业当前的信息化现状，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互间很少能紧密协调，信息、应用和资源三大孤岛不可避免的存在。企业中存在着沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源间难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务问关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发重要，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。传统OA由于其应用的局限性难以满足企业协同管理的需求。因此协同的理念和应用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。

    因此，我们应该延展和深化OA的应用，并将协同的理念纳入OA中，因此便催生了新一代的办公自动化系统一一协同OA。